Administration ist ein Teil der Aufgaben

„Unsere Personalabteilung widmet sich hauptsächlich administrativen Aufgaben. Ihre Dienstleistung unterstützt meine persönliche Entwicklung wenig.“ Das ist vereinfacht gesagt die Einschätzung der meisten Mitarbeiter zum Leistungsspektrum von Personalabteilungen. Dabei haben sich die Aufgaben von HR durch die gestiegenen Anforderungen der Arbeitnehmer an einen modernen Arbeitgeber in den vergangenen Jahren enorm erweitert. Personaler leisten Hervorragendes, gerade in der Förderung und Bindung von Fachkräften – doch wie ist Wahrnehmung innerhalb des Unternehmens? Die weiteren Aufgaben und Verdienste bleiben den Mitarbeitern leider zu oft verborgen. Die vielfältigen Angebote und Dienstleistungen sind nicht allen bekannt. Was sind mögliche Gründe? Wie können Personaler aktiv einen Know-how-Austausch mit den Mitarbeitern gestalten? 

ALS VERWALTER ANERKANNT

Die Mehrheit der Arbeitnehmer bescheinigt ihrer Personalabteilung hohe administrative Kompetenz. Dabei wird die Entgeltabrechnung als Hauptaufgabe angesehen. Man ist mit der Leistung zufrieden, wenn Gehälter, Arbeitszeiten und Reisekosten korrekt abgerechnet und ausbezahlt werden. Personalabteilungen, die dies sicherstellen, werden als sachkundig und vertrauenswürdig anerkannt. Gleichzeitig wird diese Leistung als eine Selbstverständlichkeit erachtet. Die Komplexität der Aufgabe ist oftmals nicht bekannt und das hierfür benötigte große Fachwissen trägt nicht automatisch zu einer Wertschätzung der Personalarbeit bei. Wertschöpfende Komponenten liegen im Verborgenen – dabei handelt es sich um wichtige Details, die jeden Arbeitsplatz im Unternehmen betreffen. Beispielhaft seien Begleitung der Mitarbeiter am ersten Arbeitstag genannt, Einrichtung des Arbeitsplatzes und Einbindung in die Teamstruktur des Unternehmens, Information und Nutzung flexibler Arbeitszeiten, Beratung zu verschiedenen Komponenten der betrieblichen Altersvorsorge.

ALS ANSPRECHPARTNER GESCHÄTZT

Die Personalarbeit wird noch besser beurteilt, wenn die Beschäftigten ihren Ansprechpartner in der Abteilung persönlich kennen. 64 Prozent der Mitarbeiter sind dann mit der Betreuung durch den Personaler sehr zufrieden und schätzen auch die Leistung der gesamten HR-Abteilung wesentlich besser ein. Durch den direkten Kontakt fühlen sich die Beschäftigten sozial unterstützt und als Person wahrgenommen. Je größer das Unternehmen ist, um so mehr müssen Personaler aktiv persönliche Kontakte in der Belegschaft aufbauen und den Mitarbeitern signalisieren, dass sie sich jederzeit mit Fragen und Anliegen an sie wenden können. Gefördert wird dieses durch eine gute Erreichbarkeit der HR-Mitarbeiter, offene Türen in der Abteilung und einen unkomplizierten Umgang miteinander. 

ANGEBOT WENIG BEKANNT

Zwei Drittel der Mitarbeiter geben an, nicht das gesamte Leistungsprogramm der Personalabteilung zu kennen. Strategische Personalaufgaben ordnen sie deshalb oft den Vorgesetzten zu. Dass die Personalabteilung durch effiziente Prozesse, attraktive Weiterbildungsangebote und eine begleitende Beratung der Führungskräfte die Voraussetzungen dafür schafft, rückt nur wenig ins Bewusstsein. Dies geht von der passenden Stellenbesetzung und Einarbeitung neuer Kollegen, über die Motivation und Förderung der Mitarbeiter bis zu einer leistungsgerechten Vergütung. Personaler punkten, wenn sie ihre Leistungen für alle erlebbar machen und ihr Angebot klar kommunizieren. Dabei helfen regelmäßige Meldungen über neue Angebote und Erfolge bestehender Maßnahmen. Auch der offene Austausch in Teamrunden mit Mitarbeitern und Führungskräften oder eine aktive Nachfrage, um Feedback zu Personaldienstleistungen zu erfahren, sind sehr empfehlenswert. 

ERWARTUNGEN STEIGEN

Arbeitnehmer wünschen sich ein mitarbeiterorientiertes Unternehmen, das sie fördert und ihr Streben nach Selbstverwirklichung unterstützt. Die Erwartungen sind dabei besonders hoch und steigen mit dem Eintritt junger Generationen ins Berufsleben weiter an. In diesen Bereichen liegt großes Gestaltungspotential für gegenwärtige und zukünftige Aufgaben: Denn Personalthemen betreffen neben dem beruflichen Bereich oft auch das Privatleben. Deutlich wird dies bei Fragen zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf, zur Förderung älterer Arbeitnehmer und zum Erhalt der Gesundheit. Personalabteilungen, die sich hier als Berater positionieren und flexible Lösungen anbieten, werden als besonders innovativ und modern eingeschätzt. Beschäftigte, die auf eine unterstützende und gestaltende Personalarbeit zählen können, sind engagierter und bauen Vertrauen zu ihrer Personalabteilung und damit zum gesamten Unternehmen auf.

Die vielfältigen Leistungen von Personalabteilungen sind der Mehrheit der Mitarbeiter nicht in vollem Umfang bekannt oder werden nicht mit dem HR-Bereich in Verbindung gebracht. Hier ist mehr Transparenz und Information gefragt! Personaler müssen ihr Angebot aktiver kommunizieren und als Vermittler zwischen Führung und Belegschaft noch stärker hervortreten. Das verbessert indirekt nicht nur das Image der Personalarbeit, sondern bewirkt direkt, dass Mitarbeiter sich im Unternehmen gut aufgehoben fühlen, Talente gefördert werden können und die Bindung an das Unternehmen aufgebaut wird = eine gute Basis für die Motivation eines jeden Einzelnen. Die Personalabteilung trägt damit maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei und gewinnt bei der Schaffung einer attraktiven Arbeitgebermarke noch mehr Bedeutung.

_{Quelle: Haufe-Studie „HR-Image 2013. Die Personalabteilung Fremd- und Eigenbild?“}