In nur drei Wochen hat die Pyxis Consulting Group GmbH aus Mainaschaff die Outputmanagement-Lösung Create!form bei Parker Hannifin in Kaarst eingeführt und produktiv geschaltet. Die Einführung in Kaarst erfolgte im Zuge der weltweiten Implementierung von Create!form beim internationalen Hersteller von Hydraulikprodukten. An diesem Standort wurden neben Create!form für das kostengünstige Erstellen elektronischer Formulare auch die Module Create!stream und Create!archive implementiert. Ersparnisse lassen sich insbesondere durch das Ausdrucken der standardisierten Formulare auf Blanko-Papier erzielen. So muss beispielsweise bei Anpassungen des Layouts der Dokumente kein neues Geschäftspapier produziert werden. Mit Create!form erstellen die Anwender heute zehn verschiedene Geschäftsdokumente wie Auftragsbestätigungen, Angebote oder Rechnungen. Die Daten fügt die Outputmanagement-Lösung aus dem ERP-System in die maßgeschneiderten Formulare ein. Create!stream verteilt die fertigen Dokumente an etwa 45 Drucker oder an den E-Mail-Server. Create!archive speichert die fertig gestalteten Dokumente als PDF und indiziert diese automatisch. So können Anwender bei Bedarf schnell die abgelegten Dateien finden und diese erneut drucken oder versenden. Weitere Einsparungspotentiale ergeben sich somit aus den kurzen Reaktionszeiten auf Anfragen von Lieferanten oder Kunden nach bereits gedruckten und versendeten Unterlagen. "Gegenüber unserer abgelösten Altsoftware wurde vor allem der Kundenservice beträchtlich verbessert, da alle Informationen, die das Drucken betreffen durch den Zugriff auf das Archiv, wesentlich schneller geliefert werden können“, sagt Theo Esser, IT-Manager der Parker Hydraulic Controls Division.
Die benötigten Daten zum Layouten der Formulare mit Create!form werden vom zentralen ERP-System PeopleSoft World in Hemel Hempstead (GB) auf einen PC im Netzwerk in Kaarst übergeben. Etwaige Änderungen reichen vom Einfügen des Firmenlogos oder unterschiedlichsten Barcode-Typen bis zum vollständigen Neudesign der Formulare. Einen besonderen Nutzen hat der Anwender durch das mehrfache Verwenden einzelner Designbausteine in unterschiedlichen Dokumenten. Denn bei notwendigen Modifikationen eines der Elemente, werden automatisch alle Formulare geändert, die diesen Baustein enthalten. Darüber hinaus können die Mitarbeiter auch Varianten für Sprachsteuerung sowie länderspezifische und lokale Erfordernisse berücksichtigen.
Das Modul Create!stream leitet den Druckjob nach vordefinierten Kriterien an Drucker, Archiv und E-Mail-Server zum Versand weiter. Dadurch minimieren sich die Verteilzeiten und auch das Drucken wird effizienter. Die erstellten Create!form-Formulare, das Verbinden der Druckströme und die Scripts für die Verteilung werden nach Test und Freigabe auf einem lokalen Windows-2000-Printserver installiert.
Create!archive wurde in einem zweiten Schritt implementiert. Um die Konfiguration des Benutzerzugriffes auf das Formular-Archiv zu vereinfachen, realisierte Pyxis dies auf dem bereits im Unternehmen installierten System Lotus Notes. So konnten die Zugriffsrechte und Einstellungen für die Suchfunktionen in Create!archive einfach übernommen werden. Das beim Speichern automatisch erstellte PDF enthält exakt die gleichen Bausteine des elektronischen Dokumentes - beispielsweise Logos oder Barcodes. Somit erhalten die Anwender eine genaue Kopie Ihrer Dokumente, perfekt indiziert und jederzeit erneut aufrufbar.
„Die einfache Handhabung des Designtools ohne jegliche Programmierung und die präzise vordefinierten Statements für die Verteilung sowie die einfache Einrichtung des Archivs ermöglichten die schnelle und reibungslose Einführung von Create!form“, bemerkt Frank Bohle, zuständiger Projektmanager bei Parker Hannifin in Kaarst.
Über Parker Hannifin:
Mit einem Jahresumsatz von über 7 Milliarden Dollar ist Parker Hannifin der weltweit führende Hersteller von Elementen für die Antriebs- und Steuerungstechnik. Parker Hannifin bietet vielfältige Präzisionslösungen für Industrie-, Automobil- und Luftfahrtunternehmen. Das Unternehmen beschäftigt weltweit mehr als 48.000 Mitarbeiter in 46 Ländern. Am Standort Kaarst und in den angeschlossenen Niederlassungen Oberndorf und Chemnitz arbeiten über 600 Mitarbeiter im Bereich Hydraulik und Antriebstechnik.
Die benötigten Daten zum Layouten der Formulare mit Create!form werden vom zentralen ERP-System PeopleSoft World in Hemel Hempstead (GB) auf einen PC im Netzwerk in Kaarst übergeben. Etwaige Änderungen reichen vom Einfügen des Firmenlogos oder unterschiedlichsten Barcode-Typen bis zum vollständigen Neudesign der Formulare. Einen besonderen Nutzen hat der Anwender durch das mehrfache Verwenden einzelner Designbausteine in unterschiedlichen Dokumenten. Denn bei notwendigen Modifikationen eines der Elemente, werden automatisch alle Formulare geändert, die diesen Baustein enthalten. Darüber hinaus können die Mitarbeiter auch Varianten für Sprachsteuerung sowie länderspezifische und lokale Erfordernisse berücksichtigen.
Das Modul Create!stream leitet den Druckjob nach vordefinierten Kriterien an Drucker, Archiv und E-Mail-Server zum Versand weiter. Dadurch minimieren sich die Verteilzeiten und auch das Drucken wird effizienter. Die erstellten Create!form-Formulare, das Verbinden der Druckströme und die Scripts für die Verteilung werden nach Test und Freigabe auf einem lokalen Windows-2000-Printserver installiert.
Create!archive wurde in einem zweiten Schritt implementiert. Um die Konfiguration des Benutzerzugriffes auf das Formular-Archiv zu vereinfachen, realisierte Pyxis dies auf dem bereits im Unternehmen installierten System Lotus Notes. So konnten die Zugriffsrechte und Einstellungen für die Suchfunktionen in Create!archive einfach übernommen werden. Das beim Speichern automatisch erstellte PDF enthält exakt die gleichen Bausteine des elektronischen Dokumentes - beispielsweise Logos oder Barcodes. Somit erhalten die Anwender eine genaue Kopie Ihrer Dokumente, perfekt indiziert und jederzeit erneut aufrufbar.
„Die einfache Handhabung des Designtools ohne jegliche Programmierung und die präzise vordefinierten Statements für die Verteilung sowie die einfache Einrichtung des Archivs ermöglichten die schnelle und reibungslose Einführung von Create!form“, bemerkt Frank Bohle, zuständiger Projektmanager bei Parker Hannifin in Kaarst.
Über Parker Hannifin:
Mit einem Jahresumsatz von über 7 Milliarden Dollar ist Parker Hannifin der weltweit führende Hersteller von Elementen für die Antriebs- und Steuerungstechnik. Parker Hannifin bietet vielfältige Präzisionslösungen für Industrie-, Automobil- und Luftfahrtunternehmen. Das Unternehmen beschäftigt weltweit mehr als 48.000 Mitarbeiter in 46 Ländern. Am Standort Kaarst und in den angeschlossenen Niederlassungen Oberndorf und Chemnitz arbeiten über 600 Mitarbeiter im Bereich Hydraulik und Antriebstechnik.
