Die handgeschriebene elektronische Signatur ist in Situationen physischer Anwesenheit der Vertragspartner die einfachste und beliebteste Methode, sich papierlos, komfortabel und schnell vertraglich zu einigen. Dies kann bei einer Wartung oder Beratung im Außendienst, in der Bankfiliale, Agentur, Werkstatt, dem Reisebüro oder bei der Abholung von Waren sein.
Neben der Anwenderfreundlichkeit spielt auch die Sicherheit der eingesetzten Hard- und Software zur Erfassung und Verarbeitung elektronischer Signaturen eine große Rolle. Folgende Anforderungen sind zu beachten:
1. Die erfassten Unterschriften müssen im Bedarfsfall dem Unterzeichner über ein Schriftgutachten beweisrechtlich zugeordnet werden können.
2. Die verschlüsselte Übertragung und die sichere, untrennbare Verknüpfung der Unterschrift (Identifikationsmerkmal) mit dem Dokument sowie der damit verbundene Integritätsschutz gegen nachträgliche Veränderungen müssen gegeben sein. Sie erkennen eine sichere Umgebung oftmals an:
Neben der Anwenderfreundlichkeit spielt auch die Sicherheit der eingesetzten Hard- und Software zur Erfassung und Verarbeitung elektronischer Signaturen eine große Rolle. Folgende Anforderungen sind zu beachten:
1. Die erfassten Unterschriften müssen im Bedarfsfall dem Unterzeichner über ein Schriftgutachten beweisrechtlich zugeordnet werden können.
- Bestens geeignet sind selbstverständlich zu diesem Zweck entwickelte Unterschriftenpads (auch Signaturpads / Penpads genannt).
- Tablets & Notebooks / Laptops mit einem aktiven Stift bieten oft auch eine hohe Erfassungsqualität. Der aktive (elektromagnetische) Stift bietet dabei sowohl die komfortable Bedienung ohne Störung durch die Auflage des Handballens, sowie die entsprechend hohe Qualität der erfassten Signaturen (hohe Abtastrate für Geschwindigkeit und Erfassung des Druckverlauf über den aktiven Stift).
2. Die verschlüsselte Übertragung und die sichere, untrennbare Verknüpfung der Unterschrift (Identifikationsmerkmal) mit dem Dokument sowie der damit verbundene Integritätsschutz gegen nachträgliche Veränderungen müssen gegeben sein. Sie erkennen eine sichere Umgebung oftmals an:
- Die Verwendung einer Anwendung / App eines bekannten und etablierten Anbieters für e-Signaturen oder ein durch Ihr Unternehmen zur Verfügung gestelltes sicheres / geprüftes System zum Unterschreiben.
- Die signierten Dokumente können mittels Adobe Reader auf nachträgliche Veränderungen überprüft / validiert werden (die Anzeige eines Ausrufezeichens ist hierbei nicht kritisch, sondern der Normalfall. Allerdings sollten Sie diesen Satz in den Unterschriftseigenschaften finden „Das Dokument wurde nach Anbringen der Zertifizierung nicht verändert oder beschädigt“).
- Der Selbstschutz (im rechtlichen Sinne) des Betreibers muss gewährleistet sein. Dies bedeutet, der Betreiber darf selbst keine Möglichkeit haben, die biometrischen Daten der Unterschrift zu entschlüsseln oder aus der unterschriebenen PDF-Datei so heraus zu lösen, dass er diese zum Signieren eines anderen Dokumentes verwenden kann. Andernfalls könnte er, auf Grund der bei ihm liegenden Beweislast (analog zu Papier Dokumenten), nicht beweisen, dass der Unterzeichner tatsächlich dieses Dokument signieren wollte.
- Das Unterschreiben von revisionssicheren PDF-Dokumenten wie PDF/A muss sichergestellt sein, um zu gewährleisten, dass das elektronische Dokument auch in vielen Jahren noch geöffnet und gelesen werden kann.
