Wie das IT- und das Vertriebsteam von Selux ihre Kräfte bündelten, um den Vertriebserfolg mit Hilfe von SuperOffice CRM zu steigern
Diese Geschichte zeigt, wie die Selux GmbH SuperOffice CRM einsetzt, um:
1. Vertriebsprozesse zu verbessern, um als ein Vertriebsteam zu arbeiten - mit einem einzigen Tool und einer einzigen Ansicht
2. Datengestützte Einblicke in die Vertriebsleistung und Prognosen mit Dashboards zu erhalten
3. Interne Arbeitsabläufe und die Kommunikation zu verbessern
4. Die Benutzerakzeptanz von SuperOffice in einer wachsenden und sich weiterentwickelnden Organisation zu erhöhen
5. Bestehende Tools in ein Tool zu integrieren - mit einem zentralen CRM für die Verwaltung von Kundenbeziehungen, Projekten, Vertrieb und Kundenservice
Mit wem wir gesprochen haben: Holger Doege, Leiter IT und Informationsmanagement bei der Selux GmbH
ÜBER DIE SELUX GmbH
Im Berlin der Nachkriegszeit gründete Hermann Bansbach die heutige Selux GmbH unter dem Motto „Semper lux - immer Licht“. Geboren in einer kriegszerstörten Stadt, die mit einem Mangel an Elektrizität zu kämpfen hatte, entstand Selux aus dieser herausfordernden Situation.
Größe des Unternehmens:
- Über 400 Mitarbeiter weltweit
- Engagiertes Team von über 70 Vertriebsmitarbeitern und Support-Profis
- Niederlassungen in Westeuropa, Nordamerika und weltweit
- Führender Anbieter von nachhaltigen Beleuchtungslösungen
- Spezialisiert auf die Lieferung verschiedenster Beleuchtungsprodukte und -projekte auf der ganzen Welt
- The East Bund, Shanghai, China
- Galeries Lafayette, Annecy, France
- Battersea Power Station, London, UK
- Lobo Rainforest Albuquerque, New Mexico USA
Vor der Zusammenarbeit mit SuperOffice befand sich das Vertriebsteam von Selux in einem Netz von manuellen Tabellenkalkulationen zur Verwaltung von Kundendaten. Dies verlangsamte die Arbeit des Vertriebsteams, das sich mit mühsamer manueller Arbeit befassen musste, die ihre wertvolle Vertriebszeit in Anspruch nahm. Da viele Projekt- und Kundendaten in Tabellenkalkulationen festgehalten wurden, war es für das Vertriebsteam schwierig, relevante Informationen abteilungsübergreifend zu nutzen.
Was Selux zu bewältigen hatte:
- Manuelle Verkaufsprozesse: Die Abhängigkeit von manuellen Eingaben in Excel-Tabellen führte zu Verzögerungen im Vertrieb
- Schwierigkeiten bei der gemeinsamen Nutzung von Daten: Das Wachstum in verschiedenen Regionen erschwerte die gemeinsame Nutzung von Daten
- Marketing-Bemühungen: Nur ein einziges Mailing an alle Arten von Zielgruppen ohne jegliche Segmentierung
- Zurückhaltung des Vertriebs: Es war nicht einfach, alle Mitarbeiter, insbesondere den Vertrieb, für die Einführung eines CRM zu begeistern.
Und darüber hinaus: Den Vertrieb davon zu überzeugen, von Papier auf Digitale Medien umzusteigen? Keine einfache Aufgabe - die Vertriebsmitarbeiter hatten das Gefühl, dass die Umstellung auf die Digitalisierung ihnen die Zeit zum Verkaufen raubte. Für das Verkaufsteam war dies die oberste Priorität und die Umstellung ihrer Routinen auf neue Prozesse daher keine willkommene Idee.
Selux war auf der Suche nach:
- Weniger Komplexität in ihren Abläufen
- Einem Ort, an dem alle Daten gespeichert und zentral abgerufen werden können
- Einem gezielteren Ansatz für Vertrieb und Marketing
Nach jahrelanger erfolgreicher Implementierung und Nutzung der Module Vertrieb und Service ist Selux vor kurzem mit der Nutzung des Marketing-Moduls gestartet.
Vor der Einführung des Marketing-Moduls konnte Selux nur die Reaktionen auf Einladungen zu Veranstaltungen oder Downloads verfolgen. Jetzt kann das Unternehmen die Performance von E-Mail Kampagnen detaillierter tracken und erhält Einblicke in das, was bei der Zielgruppe ankommt, über einfache einmalige Antworten hinaus.
„Was uns an SuperOffice am meisten gefällt, ist seine Benutzerfreundlichkeit. Diese macht es einfach zu handhaben und unseren Anwendern leicht zu erklären."
DIE EINFÜHRUNG
Bei der Implementierung von SuperOffice ging es nicht nur um die Einführung eines neuen Tools, sondern auch um einen Kulturwandel innerhalb des Unternehmens. Holger Doege und das IT-Team erkannten, dass die Benutzerakzeptanz entscheidend für den Erfolg war. Daher konzentrierten sie sich auf Schulungen und Support, um sicherzustellen, dass jeder den Wert und die Vorteile der richtigen Verwendung von SuperOffice verstand.
Ihr Ziel? Dem Vertrieb und den Anwendern das Leben leichter zu machen und gleichzeitig wertvolle Dateneinblicke zu erhalten. Es ging um Einfachheit - die Arbeit sollte reibungsloser werden, ohne dass komplizierte Arbeitsabläufe hinzugefügt werden. Holger Doege erinnert sich an die Anfänge: „Unser Ansatz war einfach. Wir haben die Vertriebsmitarbeiter angeleitet, ihre Aufgaben zu vereinfachen, was zunächst ihnen selbst zugute kam und uns wiederum wertvolle Daten lieferte.“
„Von den Vertriebsmitarbeitern zu verlangen, dass sie 50 individuelle Felder ausfüllen, ist nicht realistisch. Wir haben erkannt, wie wichtig es ist, ihre täglichen Aufgaben zu vereinfachen, damit sie davon profitieren und wir gleichzeitig nützliche Daten für die Berichterstattung erhalten. Anfangs drängten wir auf komplexe Felder und Automatisierung, aber wir haben gelernt, dass ein solcher Ansatz den Nutzen einschränkt. Es ist besser, einfach anzufangen und schrittweise zu erweitern.“
Erstes Onboarding und Schulung
Unter der Leitung von Holger Doege hielt die IT-Abteilung wöchentliche Schulungen ab, die kurz und konzentriert waren (jeweils nur 15 Minuten!), um sicherzustellen, dass die Benutzer die CRM-Daten mit guter Datenhygiene und -qualität erfassen. Die Schulungen ermöglichten es der IT-Abteilung auch, die Datengenauigkeit regelmäßig mit dem Vertriebsteam zu überprüfen.
Anpassung von SuperOffice an die unterschiedlichen Arbeitsweisen
In Selux passten die Teams ihre Arbeitsweise in SuperOffice CRM an die Arbeitsweisen der einzelnen Regionen an und arbeiteten mit den wichtigsten Anwendern aus jeder Region zusammen, um spezifische SuperOffice-Prozesse vor Ort zu erstellen.
Die Zustimmung der Vertriebsverantwortlichen war ebenfalls entscheidend für die Entscheidung, wie das CRM eingerichtet werden sollte. Die Diskussionen zwischen der IT-Abteilung und dem Vertrieb trugen dazu bei, dass die Bedenken des Vertriebs bei der CRM-Einführung wirklich berücksichtigt wurden.
„Die Unterstützung der Benutzer ist wichtig, aber der Rückhalt des Vertriebsverantwortlichen ist entscheidend. Sie sind mit dem Verkauf beschäftigt, nicht nur mit dem Ausfüllen von Feldern; jede Aktion in SuperOffice wird als Grundvoraussetzung für ein Projekt angesehen. Wenn es sich nicht um wesentliche Informationen handelt, werden sie zu einem optionalen Feld [in SuperOffice]. Das System sollte keine Last sein; es geht darum, die Vertriebsmitarbeiter mit relevanten Informationen über die Kunden zu versorgen. Deshalb ist die Eingabe von Daten in SuperOffice so wichtig.“
GESTALTUNG DER CRM-REISE
Vor etwa drei Jahren erkannte Selux, das SuperOffice CRM bereits seit 20 Jahren nutzte, dass es an der Zeit war, die Nutzung von SuperOffice CRM aufzufrischen. Man wollte SuperOffice CRM besser an die sich entwickelnden Arbeitsweisen und die sich verändernden Organisationsstrukturen der Standorte anpassen. Holger Doege, der damals gerade die Leitung der SuperOffice CRM-Strategie von Selux übernommen hatte, sah das Potenzial für Selux, seine Vertriebs- und Marketingprozesse mit Hilfe der CRM-Daten in SuperOffice erneut zu optimieren.
Das Unternehmen hatte das CRM-System bereits seit geraumer Zeit im Einsatz, aber die Datenqualität und die Benutzerakzeptanz im Unternehmen hinkten hinterher und bedurften dringend einer Auffrischung. Ohne ausreichend saubere Daten im System wären die dem Vertrieb zur Verfügung gestellten Einblicke nicht genau oder wertvoll genug gewesen, um die datengesteuerte Vertriebsstrategie zu unterstützen.
Einer der wichtigsten Momente bei der Implementierung war, als ein neuer Vertriebsleiter an Bord kam, der eine neue Sichtweise darauf einbrachte, wie das Team CRM-Daten nutzen konnte, um besser qualifizierte Entscheidungen zu treffen. Dieser Wechsel trug wirklich dazu bei, die Bemühungen um die Bereinigung der Daten zu verstärken und alle Mitarbeiter dazu zu bringen, sich mehr mit SuperOffice zu beschäftigen.
DIE ERGEBNISSE
Die Einführung von SuperOffice bei der Selux GmbH brachte tiefgreifende Veränderungen für das Vertriebsteam und das gesamte Unternehmen mit sich. Die Verlagerung des Schwerpunkts auf SuperOffice CRM auf die wichtigen täglichen Datenanforderungen verbesserte die Datenqualität erheblich und lieferte genauere Erkenntnisse zur Unterstützung der Vertriebsstrategie und -leistung.
Durch die Implementierung von SuperOffice CRM war Selux in der Lage:
- Vertriebsprozesse zu verbessern, um als ein Vertriebsteam zu arbeiten - mit einem einzigen Tool und einer einzigen Ansicht
- Datengestützte Einblicke in die Vertriebsleistung und Prognosen mit Dashboards zu erhalten
- Interne Arbeitsabläufe und Kommunikation zu verbessern
- Die Benutzerakzeptanz in einer wachsenden und sich weiterentwickelnden Organisation zu erhöhen
- Bestehende Tools mit einem zentralen CRM für die Verwaltung von Kundenbeziehungen, Projekten, Vertrieb und Kundenservice zu integrieren.
Die Vertriebsteams müssen sich nicht mehr ausschließlich auf Excel verlassen, um Verkaufsdaten zu erhalten - sie erhalten jetzt präzisere Prognosen mit Daten, die in SuperOffice eingegeben, gehostet und gemeldet werden. Dies verbesserte die Datenqualität und -hygiene von Selux, so dass die Prognosen transparent und sowohl für die Vertriebsleiter als auch für die Außendienstmitarbeiter besser umsetzbar sind.
„Drei Monate, nachdem alle Mitarbeiter der europäischen Gruppe mit [SuperOffice] gearbeitet hatten, konnten wir aufhören, mit Excel-Tabellen für Prognosen herumzuhantieren.“
Das gesamte kaufmännische Team ist in einem Prozess und einer Ansicht vereint
Für Holger Doege ist das größte Plus, das SuperOffice Marketing jetzt zusätzlich zu SuperOffice CRM bietet, die echte Integration, die es dem Vertriebsteam bringt. Die Vision von Selux ist es, das Marketing zu einem entscheidenden Teil der Pipeline-Erstellung zu machen und dabei nicht nur mit dem Vertrieb zusammenzuarbeiten, sondern eine enge Partnerschaft mit ihm einzugehen.
„In Wahrheit sind Marketing und Vertrieb in SuperOffice ein Prozess und nicht zwei, und so sehe ich auch das Marketing. Wir müssen das also noch ein bisschen weiter ausbauen... Marketing nicht als etwas, das nur die Marketingabteilung macht, sondern als integraler Bestandteil der Lead-Generierung, der Schaffung von Verkaufschancen und so weiter.“
Mit SuperOffice CRM können beide Teile des kaufmännischen Teams auf dieselben zuverlässigen Daten zugreifen und mit ihnen arbeiten. Im Gegenzug arbeiten das Marketing- und das Vertriebsteam an der gleichen Strategie, die auf besser fundierten Entscheidungen beruht. Und das Beste daran? Beide Teams können effektiver arbeiten, indem sie sich auf ein einziges Tool verlassen und ihre Arbeitsprozesse von unnötigen Komplikationen befreien.
Auf unsere Frage hin sagte Holger Doege, dass er sich die Zukunft so vorstellt, dass Marketing, Ticketing, Projektmanagement und Business Intelligence als eine Einheit arbeiten und den Vertriebsteams wichtige Einblicke in die Daten über die gesamte Customer Journey geben.
Ein benutzerfreundlicher Leitfaden
Was früher eher als „Top-Down“-Verkaufsverfahren wahrgenommen wurde, hat sich mit der Einführung von SuperOffice in einen benutzerfreundlicheren Leitfaden verwandelt, der die täglichen Aufgaben der Vertriebsmitarbeiter verbessert und die Einarbeitung neuer Vertriebsmitarbeiter beschleunigt.
Heute ist SuperOffice nicht mehr nur ein Werkzeug, sondern ein entscheidender Faktor, der den internen Wissensaustausch und die Kommunikation bei Selux verbessert und so eine reibungslosere und effizientere Arbeitsweise für das Vertriebsteam und darüber hinaus ermöglicht.
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