Als international agierende Anbieter von Systemlösungen für Haushaltsküchen, Gemeinschaftsverpflegung und medizinische Funktionsbereiche entstehen Berge an Dokumenten bei den Unternehmen Blanco GmbH + Co KG und Blanco CS GmbH + Co KG: In der Finanzbuchhaltung gehen jährlich etwa 70.000 Rechnungen ein, im Vertrieb sind es durchschnittlich 250.000 Belege von Kunden. Um die eingehenden Dokumente automatisiert in SAP zu erfassen und damit die Mitarbeiter zu entlasten, entschied sich Blanco für Lösungen von Tangro. Tangro ist ein Anbieter von SAP-Add-ons für den automatisierten Dokumenteneingang via Papier, E-Mail oder EDI (Electronic Data Interchange). In der Finanzbuchhaltung kommt Tangro IM (Invoice Management) für die Rechnungsbearbeitung zum Einsatz, der Vertrieb verarbeitet eingehende Aufträge mit Tangro OM (Order Management). Damit lassen sich Kosten- und Zeiteinsparungen auf mehreren Ebenen realisieren: So war der Aufwand für die Einführung der beiden SAP-Add-ons wesentlich geringer als für vergleichbare Projekte im SAP-Umfeld. Dank transparenter und automatisierter Abläufe lassen sich auch die unternehmensinternen Prozesse des Dokumenteneingangs straffen und effizienter gestalten – mit geringerem Personaleinsatz. Da die Daten nun qualitativ besser und die Informationen zentral abrufbar sind, hat sich die Nachbearbeitungsquote deutlich reduziert.
Blanco: Weltweit erfolgreich mit System
Die beiden Unternehmen aus dem baden-württembergischen Oberderdingen fokussieren sich einerseits auf die Küchentechnik und andererseits auf Catering Systeme, Medical Care Systeme und Industrial Components – mit einem weltweiten Vertriebsnetz in rund 100 Staaten, mehreren Produktionsstandorten in Deutschland, Kanada und Tschechien sowie Tochtergesellschaften in zahlreichen Ländern. Derzeit vertreiben die Unternehmen ihre Produkte schwerpunktmäßig in Europa, Nordamerika, dem Nahen Osten und Asien. Wegen der internationalen Ausrichtung war eines der Entscheidungskriterien für die Lösungen von Tangro, dass sie mehrere Sprachen und länderspezifische Regeln unterstützen.
Ausgangssituation: unzufriedenstellende Erkennungsquote von 15%
Bevor Blanco Tangro OM für den automatisierten Auftragseingang einsetzte, konnte nur ein geringer Teil der Belege automatisiert in SAP verarbeitet werden. Das vorherige System erkannte gerade einmal 15 % der eingehenden Belege. Der große Rest musste weiterhin manuell erfasst werden. Auch in der Finanzbuchhaltung prägten zeitraubende und nichtwertschöpfende Tätigkeiten den Alltag. Hier erfolgte vor dem Einsatz von Tangro IM die Rechnungsbearbeitung noch komplett von Hand. So mussten die Mitarbeiter alle eingehenden Rechnungen manuell in SAP erfassen. Freigabe- und Genehmigungsworkflows erfolgten ebenfalls manuell, was zu hohem internen und externen Kommunikationsaufwand führte. Die Vorgänge waren intransparent und Informationen nicht sofort abrufbar.
Bearbeitungszeit für eingehende Rechnungen halbiert
„Mit den Lösungen von Tangro haben wir unsere Dokumentenerfassung für Finanzbuchhaltung und Vertrieb erfolgreich optimiert und die gesteckten Ziele noch übertroffen. So konnten wir die Bearbeitungszeit eingehender Rechnungen mit Tangro IM halbieren. Mit Tangro OM zur Auftragseingangsbearbeitung werden alle Belege im SAP-System eingelesen. Das verschafft den Mitarbeitern deutlich mehr Zeit für die aktive Arbeit am Kunden“, erklärt Werner Gassner, stellvertretender Leiter der Blanco IT-Services. „Tangro-Lösungen haben unschlagbar kurze Projektlaufzeiten. Der erfolgreiche Rollout von Tangro OM für den Vertrieb in USA und Kanada dauerte gerade einmal 14 Tage.“
„Auch international agierende Unternehmen wie Blanco profitieren von unseren Lösungen, da sie mehrere Sprachen sowie länderspezifische Regeln unterstützen, eingehende Dokumente per Post, Fax und EDI berücksichtigen sowie für andere Dokumenttypen skalierbar sind“, erläutert Lars Krüger, Sales Director der Tangro Software Components GmbH. „SAP-Add-ons von Tangro sind Out-of-the-Box-Lösungen mit integrierten Standardprozessen. Dadurch können wir unsere Projekte in vier bis sechs Wochen realisieren.“
Mitarbeiterfreundlich: alles beim Alten im SAP-System
Tangro-Lösungen bieten SAP-Anwendern ihre gewohnte Umgebung, denn die Add-ons steuern den kompletten Vorgang direkt im SAP-System: angefangen beim automatisierten Einlesen der Daten in SAP bis zum revisionssicheren Archivierungsprozess. Dadurch entfällt der zeitintensive Im- und Export von Stamm- und Bewegungsdaten. In der zentralen Benutzeroberfläche (SAPGUI) verrichten die Anwender alle Prozesse wie OCR-Nachbearbeitung, Rechnungs-/Auftragsprüfung sowie das Buchen von FI-Beleg oder Auftrag. Freigabe- und Genehmigungsworkflows auf Basis des SAP Business Workflows in der Verarbeitung von Eingangsrechnungen runden den Prozess ab. Dadurch können die Mitarbeiter auf ihr oft über Jahre aufgebautes SAP-Know-how aufsetzen. Aufwändige Trainings und lange Einarbeitungszeiten entfallen.
Blanco: Weltweit erfolgreich mit System
Die beiden Unternehmen aus dem baden-württembergischen Oberderdingen fokussieren sich einerseits auf die Küchentechnik und andererseits auf Catering Systeme, Medical Care Systeme und Industrial Components – mit einem weltweiten Vertriebsnetz in rund 100 Staaten, mehreren Produktionsstandorten in Deutschland, Kanada und Tschechien sowie Tochtergesellschaften in zahlreichen Ländern. Derzeit vertreiben die Unternehmen ihre Produkte schwerpunktmäßig in Europa, Nordamerika, dem Nahen Osten und Asien. Wegen der internationalen Ausrichtung war eines der Entscheidungskriterien für die Lösungen von Tangro, dass sie mehrere Sprachen und länderspezifische Regeln unterstützen.
Ausgangssituation: unzufriedenstellende Erkennungsquote von 15%
Bevor Blanco Tangro OM für den automatisierten Auftragseingang einsetzte, konnte nur ein geringer Teil der Belege automatisiert in SAP verarbeitet werden. Das vorherige System erkannte gerade einmal 15 % der eingehenden Belege. Der große Rest musste weiterhin manuell erfasst werden. Auch in der Finanzbuchhaltung prägten zeitraubende und nichtwertschöpfende Tätigkeiten den Alltag. Hier erfolgte vor dem Einsatz von Tangro IM die Rechnungsbearbeitung noch komplett von Hand. So mussten die Mitarbeiter alle eingehenden Rechnungen manuell in SAP erfassen. Freigabe- und Genehmigungsworkflows erfolgten ebenfalls manuell, was zu hohem internen und externen Kommunikationsaufwand führte. Die Vorgänge waren intransparent und Informationen nicht sofort abrufbar.
Bearbeitungszeit für eingehende Rechnungen halbiert
„Mit den Lösungen von Tangro haben wir unsere Dokumentenerfassung für Finanzbuchhaltung und Vertrieb erfolgreich optimiert und die gesteckten Ziele noch übertroffen. So konnten wir die Bearbeitungszeit eingehender Rechnungen mit Tangro IM halbieren. Mit Tangro OM zur Auftragseingangsbearbeitung werden alle Belege im SAP-System eingelesen. Das verschafft den Mitarbeitern deutlich mehr Zeit für die aktive Arbeit am Kunden“, erklärt Werner Gassner, stellvertretender Leiter der Blanco IT-Services. „Tangro-Lösungen haben unschlagbar kurze Projektlaufzeiten. Der erfolgreiche Rollout von Tangro OM für den Vertrieb in USA und Kanada dauerte gerade einmal 14 Tage.“
„Auch international agierende Unternehmen wie Blanco profitieren von unseren Lösungen, da sie mehrere Sprachen sowie länderspezifische Regeln unterstützen, eingehende Dokumente per Post, Fax und EDI berücksichtigen sowie für andere Dokumenttypen skalierbar sind“, erläutert Lars Krüger, Sales Director der Tangro Software Components GmbH. „SAP-Add-ons von Tangro sind Out-of-the-Box-Lösungen mit integrierten Standardprozessen. Dadurch können wir unsere Projekte in vier bis sechs Wochen realisieren.“
Mitarbeiterfreundlich: alles beim Alten im SAP-System
Tangro-Lösungen bieten SAP-Anwendern ihre gewohnte Umgebung, denn die Add-ons steuern den kompletten Vorgang direkt im SAP-System: angefangen beim automatisierten Einlesen der Daten in SAP bis zum revisionssicheren Archivierungsprozess. Dadurch entfällt der zeitintensive Im- und Export von Stamm- und Bewegungsdaten. In der zentralen Benutzeroberfläche (SAPGUI) verrichten die Anwender alle Prozesse wie OCR-Nachbearbeitung, Rechnungs-/Auftragsprüfung sowie das Buchen von FI-Beleg oder Auftrag. Freigabe- und Genehmigungsworkflows auf Basis des SAP Business Workflows in der Verarbeitung von Eingangsrechnungen runden den Prozess ab. Dadurch können die Mitarbeiter auf ihr oft über Jahre aufgebautes SAP-Know-how aufsetzen. Aufwändige Trainings und lange Einarbeitungszeiten entfallen.
