Papier und Stift haben im geschäftlichen Umfeld noch immer ihre Berechtigung - vor allem dann, wenn der Schreibende einem Kunden, Geschäftspartner oder Patienten gegenüber sitzt und ein Laptop die Konversation stören würde. Der Nachteil: Das Geschriebene muss anschließend unter erheblichem Zeitverlust abgetippt werden, um bequem weiterverarbeitet und anschließend archiviert werden zu können. Dieses Manko haben die Unternehmen bend-IT und Tec Media Services jetzt aus der Welt geschafft. Sie bieten eine Kombination aus digitalem Stift und Online-Archivlösung an, die besonders Unternehmen mit Außendienstmitarbeitern viel Zeit sparen kann.
Die gemeinsame Lösung der beiden Bremer Firmen beinhaltet den "digipen", der handschriftliche Notizen sofort in digitaler Form aufnimmt und automatisch in das System TMS Archiv ablegt. Handschriftlich verfasste Notizen oder Texte werden via Bluetooth und dann via Mobilfunk an das IT-System des Nutzers übertragen - egal, wie groß die Entfernung ist. Dort werden die Zeichen automatisch analysiert und mit einem umfassenden Wörterbuch abgeglichen. "Das können auch Spezialwörterbücher für bestimmte Branchen sein", erläutert bend-IT-Geschäftsführer Volker Schilling.
Anschließend stellt das System die Informationen zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung - sowohl als änderbaren Text als auch in Form eines Bildes, das exakt aussieht wie das Originaldokument. Letzteres ermöglicht die Prüfung der automatisch erkannten Daten und die Archivierung des Schriftstücks, ohne dass eine Papier-Kopie erforderlich ist.
"Durch die direkte Verknüpfung mit dem digitalen Archiv können Dokumente nach der Bearbeitung nicht nur per Knopfdruck an nachgelagerte Abteilungen wie Versand und Buchhaltung übergeben, sondern auch dauerhaft rechtssicher gespeichert werden", erklärt Jürgen Schröder, Geschäftsführer von Tec Media Services. Dies spare den Platz von Aktenschränken, sichere die Unterlagen vor Verlust durch Feuer oder Wasserschäden, und es ermögliche ein schnelles Auffinden älterer Dokumente durch die Suche nach Schlagworten.
Im praktischen Einsatz hat das System sich bereits bewährt. "Unsere Erfahrungen sind sehr positiv", berichtet Udo König, Vertriebsleiter der heko-services GmbH in Münster. Das Unternehmen, das Dokumentenmanagementsysteme und weitere Software vertreibt, setzt die kombinierte Lösung aus digipen und TMS Archiv als Anwender seit Mai 2011 ein. Bis jetzt hätten Außendienstmitarbeiter die tagsüber gesammelten Aufträge und sonstigen Wünsche abends an die Zentrale gefaxt, wo sie am nächsten Tag eingetippt und bearbeitet worden seien. Durch die neue technische Lösung geschehe dies automatisch - und sofort. Die Daten müssten nur noch überprüft werden.
"Die Bearbeitungszeit ist jetzt mindestens 50 Prozent kürzer", erklärt König. Alleine dadurch würden sich die Kosten für das System bei heko-serv ices innerhalb von einem bis zwei Monaten amortisieren. "Der eigentliche Vorteil ist aber, dass ich wesentlich schneller reagieren kann", erläutert er. "Ich bitte den Innendienst, ein Angebot fertig zu machen, und bekomme es noch am gleichen Tag."
Wenn ein Interessent Informationen anfordert, können diese laut König schon per E-Mail bei ihm eintreffen, noch bevor der Vertriebsmitarbeiter den Raum verlassen hat. Auch bei Messen erhöhe Schnelligkeit die Erfolgsaussichten: Während manche Unternehmen die dort angeforderten Informationen erst nach mehreren Wochen schicken, könne mit digipen und TMS Archiv sofort eine Standardnachricht versandt werden. Ausführlichere Informationen und Angebote folgten kurze Zeit später, weil die Bearbeitung wesentlich schneller abgewickelt werden könne. "Der Service wird deutlich verbessert", betont Udo König. "Das ist der entscheidende Vorteil."
Die Bedienung des digitalen Stifts sei dabei so einfach, dass auch technikfeindliche Mitarbeiter keine Schulung benötigen. Sie können weiter schreiben wie bisher - der digipen erledigt fast alles andere von selbst.
Die Lösung digipen complete ist im IT Business Shop der Telekom Deutschland gelistet und kann dort jetzt auch mit TMS Archiv als optionaler Komponente erworben werden.
Weitere Informationen: www.tec-media-services.de
Die gemeinsame Lösung der beiden Bremer Firmen beinhaltet den "digipen", der handschriftliche Notizen sofort in digitaler Form aufnimmt und automatisch in das System TMS Archiv ablegt. Handschriftlich verfasste Notizen oder Texte werden via Bluetooth und dann via Mobilfunk an das IT-System des Nutzers übertragen - egal, wie groß die Entfernung ist. Dort werden die Zeichen automatisch analysiert und mit einem umfassenden Wörterbuch abgeglichen. "Das können auch Spezialwörterbücher für bestimmte Branchen sein", erläutert bend-IT-Geschäftsführer Volker Schilling.
Anschließend stellt das System die Informationen zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung - sowohl als änderbaren Text als auch in Form eines Bildes, das exakt aussieht wie das Originaldokument. Letzteres ermöglicht die Prüfung der automatisch erkannten Daten und die Archivierung des Schriftstücks, ohne dass eine Papier-Kopie erforderlich ist.
"Durch die direkte Verknüpfung mit dem digitalen Archiv können Dokumente nach der Bearbeitung nicht nur per Knopfdruck an nachgelagerte Abteilungen wie Versand und Buchhaltung übergeben, sondern auch dauerhaft rechtssicher gespeichert werden", erklärt Jürgen Schröder, Geschäftsführer von Tec Media Services. Dies spare den Platz von Aktenschränken, sichere die Unterlagen vor Verlust durch Feuer oder Wasserschäden, und es ermögliche ein schnelles Auffinden älterer Dokumente durch die Suche nach Schlagworten.
Im praktischen Einsatz hat das System sich bereits bewährt. "Unsere Erfahrungen sind sehr positiv", berichtet Udo König, Vertriebsleiter der heko-services GmbH in Münster. Das Unternehmen, das Dokumentenmanagementsysteme und weitere Software vertreibt, setzt die kombinierte Lösung aus digipen und TMS Archiv als Anwender seit Mai 2011 ein. Bis jetzt hätten Außendienstmitarbeiter die tagsüber gesammelten Aufträge und sonstigen Wünsche abends an die Zentrale gefaxt, wo sie am nächsten Tag eingetippt und bearbeitet worden seien. Durch die neue technische Lösung geschehe dies automatisch - und sofort. Die Daten müssten nur noch überprüft werden.
"Die Bearbeitungszeit ist jetzt mindestens 50 Prozent kürzer", erklärt König. Alleine dadurch würden sich die Kosten für das System bei heko-serv ices innerhalb von einem bis zwei Monaten amortisieren. "Der eigentliche Vorteil ist aber, dass ich wesentlich schneller reagieren kann", erläutert er. "Ich bitte den Innendienst, ein Angebot fertig zu machen, und bekomme es noch am gleichen Tag."
Wenn ein Interessent Informationen anfordert, können diese laut König schon per E-Mail bei ihm eintreffen, noch bevor der Vertriebsmitarbeiter den Raum verlassen hat. Auch bei Messen erhöhe Schnelligkeit die Erfolgsaussichten: Während manche Unternehmen die dort angeforderten Informationen erst nach mehreren Wochen schicken, könne mit digipen und TMS Archiv sofort eine Standardnachricht versandt werden. Ausführlichere Informationen und Angebote folgten kurze Zeit später, weil die Bearbeitung wesentlich schneller abgewickelt werden könne. "Der Service wird deutlich verbessert", betont Udo König. "Das ist der entscheidende Vorteil."
Die Bedienung des digitalen Stifts sei dabei so einfach, dass auch technikfeindliche Mitarbeiter keine Schulung benötigen. Sie können weiter schreiben wie bisher - der digipen erledigt fast alles andere von selbst.
Die Lösung digipen complete ist im IT Business Shop der Telekom Deutschland gelistet und kann dort jetzt auch mit TMS Archiv als optionaler Komponente erworben werden.
Weitere Informationen: www.tec-media-services.de
