Durchweg positiv bewerteten die Teilnehmer das tecRacer-Symposium "Business Portale 2008", das am 25. April 2008 im Hotel Le Meridien in Stuttgart stattgefunden hat. Das hochkarätig besetzte Symposium lieferte den rund 30 Führungskräften aus der Industrie wichtige Anregungen für die Prozessbeschleunigung. Zentrales Thema war die bessere Verteilung von Informationen in internationalen Unternehmen auf Basis des tecRacer - Business Portal Servers. Der Business Portal Server von tecRacer ist eine Anwendung, die Informationsprozesse transparent abbildet und automatisiert. Kunden wie HBPO, Faurecia, Robert Bosch, Getrag Ford und Aesculap setzen das Framework des Business Portal Servers zur optimierten Abbildung ihrer Geschäftsprozesse sowohl intern als auch extern - mit Lieferanten - ein. Die tecRacer-Kunden, die aus verschiedenen Branchen stammen, referierten über ihre Erfahrungen mit dem tecRacer-Portal und über den Nutzen in ihren Funktionsbereichen. Darüber hinaus präsentierten sie, welche Schnittstellen geschaffen werden müssen, um die Informations- und Kommunikationsprozesse in sämtlichen Unternehmensbereichen zu steigern und miteinander zu verzahnen.
Themen des Symposiums waren:
- Daten das Sprechen lehren am Beispiel Controlling- zahlenWerk
- The Management of Engineering Change (ECM) - präsentiert von der Faurecia Autositze GmbH
- Controlling von globalen Entwicklungsprojekten - präsentiert von der HBPO GmbH
- Erfolgsfaktoren Webbasierter Projekte - Abenda
- Optimiertes Intranet-Portal in einem multinationalen Unternehmen am Beispiel der Getrag Ford Transmissions GmbH
- Flexible Online-Applikationen - präsentiert von der Aesculap AG & Co. KG
- Optimierte Einkaufsprozesse bei der HBPO GmbH
RECHENKOMBINAT
artin Schweikert, Geschäftsführer bei der RechenKombinat GmbH, präsentierte die Business Intelligence-Lösung "zahlenWERK" und den Nutzen für Controlling und Projektmanagment. "zahlenWERK" ist ein dynamisches Analysewerkzeug, mit dem Unternehmensdaten schnell und komfortabel ausgewertet werden können. Die Anwendung agiert dabei extrem schnell, insbesondere mit großen Datenmengen und sprengt deshalb die Grenzen der herkömmlichen Instrumente zur Datenanalyse. Sämtliche Daten aus allen Unternehmensbereichen lassen sich über den dynamischen Datenwürfel mit frei definierbaren Filtern detailliert betrachten. ZahlenWERK verbindet das klassische Controlling mit Datamining und dynamischer Analyse. Die Daten werden so aufbereitet, dass sie strukturiert vorliegen und in einer Datensicht oder als Diagramm abgebildet werden können. Zusätzlich können Datenmengen als Excel-Datei ausgegeben werden. Ein Vorteil für tecRacer-Anwender: Der zahlenWERK -Server bietet eine standardisierte Schnittstelle zum tecRacer -Business Portal Server, um Daten aus Modulen wie zum Beispiel "Time Tracking Tool" und "Monthly Report" zu übernehmen und als Datenwürfel für die Analysen bereit zu stellen. Daten aus anderen Systemen (CRM-, ERP-, DWH-Systeme) können ebenfalls übernommen und in die Datenbasis integriert werden. Die Anwendung ist einfach zu bedienen. "Jeder berechtigte Mitarbeiter kann mit ZahlenWerk bestimmte Daten, Transaktionen, Projektzahlen u.a. analysieren, Rückschlüsse ziehen und aktiv am Ent-scheidungsprozess mitwirken", so Schweikert.
FAURECIA
Karl Suhle, Applications & Projekt Manager bei der Faurecia Autositze GmbH, referierte über eine Projektmanagement-Lösung für das Änderungsmanagement bei Faurecia. "Änderungsmanagement zeichnet sich bei zunehmend komplexeren Produkten in der Automobilindustrie als Schlüsselfaktor aus, um den Anforderungen verkürzter Entwicklungszeiten gerecht zu werden", erläutert Herr Suhle. Hintergrund ist, dass bei der Herstellung von Produkten für die Automobilindustrie bestimmte Anforderungsspezifikationen, die in einem Lastenheft dokumentiert sind, erfüllt sein müssen. Abweichungen vom ursprünglichen Lastenheft, die der Kunde wünscht, müssen als Hypothese erfasst, bewertet und abschließend verhandelt werden, bevor sie in den Projektablauf integriert werden. Weiterhin wird geprüft und dokumentiert, ob gleichzeitig die Kosten- und Terminziele erreicht werden können. Für diesen Prozess ist ein Engineering Change Management (ECM) notwendig, das sich in die bestehenden Systeme integrieren lässt. Faurecia entschied sich, eine eigene Lösung zu entwickeln, die mit den vorhandenen Systemen kompatibel ist und sich unproblematisch integrieren lässt. Weitere Anforderungen an das System sind: eine zentrale Online-Datenbank, die ein Bearbeitungsvolumen von mehreren hundert ECR's (Engineering Change Requests) jährlich verarbeiten kann und auf die Projektteams standortübergreifend zugreifen können, Mehrsprachigkeit, niedrige Entwicklungskosten, keine zusätzlichen Installationskosten, geringer Schulungsaufwand und keine Lizenzgebühren. Faurecia wählte die webbasierte Projektmanagement-Lösung von tecRacer, die in das bestehende Projekt-Management-Portal Helios integriert wurde. tecRacer stellt für Helios das Open Issue Management, standardisierte Arbeitspakete (PMS), ein webbasiertes Monitoring und ein Dokumentenmanagement zur Verfügung. Das ECM wurde in das Open Issue Management (List of Open Points-Tool) integriert. Dieses LOP-Tool dient dazu, eine Liste offener Fragestellungen (Punkte) zu verwalten. Die Änderungen werden in dem ECM-Tool vergleichbar strukturiert gelistet, die Bewertungen in einer spezifischen Maske abgelegt und statistisch erfasst. "Hervorzuheben ist die komfortable Anwendung der ECM-Lösung. Der Trainingsaufwand ist gering und liegt unter zehn Minuten", betont Herr Suhle.
HBPO
Noemi Busskamp, verantwortlich für das weltweite Programm Controlling bei der HBPO GmbH, referierte über das Controlling von globalen Entwicklungsprojekten im Business Portal. Eine Anforderung an das Controlling ist, dass Informationen über den Entwicklungsstand von Pro-dukten und Projekten sowie den dazugehörigen Kosten an den verschiedenen Entwicklungs-standorten der HBPO GmbH gebündelt und der Zugriff darauf weltweit erfolgen kann. Als Lösung wählte HBPO eine webbasierte Zeiterfassung (Time Tracking Tool) von tecRacer, über die Stunden verursachungsgerecht und flexibel erfasst und ausgewertet werden können. Mit dem Time Tracking Tool werden Entwicklungszeiten detailliert erfasst, so dass Projekt- bzw. Programm- Kosten analysiert und bewertet werden können. Ziel ist es, Kenntnis über die Kosten für jede Produktentwicklungsstufe, jedes Projekt und jede Kostenstelle zu erhalten. Die Auswertung kann flexibel nach unterschiedlichen Aspekten, z.B. nach Standort, Kostenstelle oder Mitarbeiter erfolgen. "Der Projektleiter möchte heute die vollständige Kontrolle über das Projekt und die Kosten haben und täglich erfahren, welche Mitarbeiter an bestimmten Projekten arbeiten und in welchem Entwicklungsstadium sich das Projekt gerade befindet", erläutert die Managerin. Vor der Einführung des Time Tracking Tools entwickelte das Unternehmen zunächst einen Anforderungskatalog, den das Tool erfüllen sollte. Zu den wich-tigen Modulen des Zeiterfassungs-Tools gehören die Datensicherheit, die Möglichkeit des dezentralen Zugriffs sowie die Zuordnung der Daten auf unterschiedliche Ordnungskriterien wie Kostenstellen, Projekt, Werk und Produkt. Bislang arbeitete HBPO mit einem Zeiter-fassungs- Tool auf Basis von Microsoft Access. Allerdings gab es Probleme bei der Integration in die vorhandene SAP-Datenlandschaft, zudem gab es keine zufriedenstellende Zugangsbeschränkung. Das Time Tracking Tool von tecRacer ist heute ein wichtiger Bestandteil der Business Portal- Lösung bei der HBPO GmbH. Primäre Funktion des Time Tracking Tools ist die Erfassung und Abbildung der Programm- Kosten von allen Projekten der HBPO GmbH. Das Aufdecken von Personalressourcen mit dem Bezug zu den Kostenstellen ist auf einem Blick möglich. Ein weiterer Vorteil ist die Datensicherheit: Der Nutzer sieht nur die Daten, die für ihn relevant sind. "Damit erfolgt kein unberechtigter Zugriff, aber auch keine Informationsflut", so Busskamp. Die Projektleiter können von jedem Standort aus ohne zusätzliche Software auf das Tool online zugreifen. Durch die Verbindung mit anderen Tools wie der Einkaufsdatenbank werden die Daten mehrfach genutzt, so dass eine optimale Verwertung der Daten gegeben ist. Das Time Tracking Tool wird von unterschiedlichen Anwendern (Controlling, Pro-jektleiter, Abteilungsleiter und Projektmitarbeiter) genutzt, die unterschiedliche Anforderungen an das System haben. Der Trainingsaufwand ist niedrig, weil die Funktionsweisen sämtlicher Applikationen im tecRacer-Business Portal webbasiert, standardisiert und übersichtlich sind. "Die Prozesse werden effizienter und v.a transparenter, die Kommunikation intern funktioniert seitdem ebenfalls besser, weil alle Anwender auf derselben Datenbasis arbeiten", resümiert Busskamp.
ABENDA
Karsten Richter, Inhaber der Abenda GbR, berichtete über die Erfolgsfaktoren webbasierter Projekte. Die Entwicklung und Umsetzung von webbasierten Projekten wie die Erstellung von Websites, Extranet- und Intranet-Anwendungen ist nicht nur eine technische Herausforderung. Ein weiterer Erfolgsfaktor von webbasierten Anwendungen ist die Akzeptanz unter den Nut-zern. Die "Usability" von Anwendungen gewinnt vor allem in stark wachsenden Systemumgebungen an Stellenwert, um den Trainingsaufwand zu reduzieren und die effiziente Nutzbarkeit im Tagesgeschäft sicherzustellen. "Die Anforderungen sollten detailliert ermittelt und als Projekt formuliert werden", so Richter. Weiterhin empfiehlt er, einen Pro-jektverantwortlichen zu benennen, der die Inhalte auf Relevanz für den Nutzer prüft, strukturiert und webgerecht aufbereitet. Der Erfolg ist sofort messbar: Der Arbeitsaufwand und der Trainingsaufwand pro Mitarbeiter werden deutlich reduziert, die Akzeptanz unter den Mitarbeitern deutlich gesteigert. Den Unternehmen, die nicht über die notwendigen Ressourcen für ein professionelles Webmanagement verfügen, empfiehlt Richter in einer schlanken Projektstrukturspezialisierte Dienstleister einzubinden, die diese Aufgaben übernehmen und die Projekte kontinuierlich begleiten.
GETRAG FORD
Rainer Seip, IT Liaison Manager, bei der GETRAG FORD Transmissions GmbH, präsentierte den Aufbau des Intranet-Portals bei GETRAG FORD Transmissions. Hintergrund: Die GETRAG FORD Transmissions, die aus einem Joint Venture zwischen Ford und Getrag entstanden ist, ist eine der vier Töchtergesellschaften der Getrag Corporate Group. Die Standorte der GETRAG FORD Transmissions sind auf 7 Standorte in Europa verteilt. In jedem Standort und in verschiedenen Abteilungen gab es eigene Intranet-Lösungen mit unterschiedlichen Layouts (Design und funktional), inkonsistente Navigationsstrukturen, keine Suchfunktion, kein Änderungsmanagement. Es war technisches Wissen notwendig, um Inhalte zu erstellen und zu pflegen, vertrauliche Informationen waren zudem oft nur unzureichend vor unautorisierten Zugriffen geschützt. GETRAG FORD Transmissions formulierte einen Anforderungskatalog für eine neues Intranet: dezentraler Zugriff, komfortable Publizierungsfunktion, klare Navigationsstruktur, Mehrsprachigkeit, Dokumentenverwaltung, Suchfunktion, Umfragetools, Personalisierungsfunktion, Skalierbarkeit, Erweiterbarkeit, Schutz von vertraulichen Informationen. Das Unternehmen entwickelte daraufhin ein Konzept für den Aufbau des neuen Intranet-Portals (my GFT) auf Basis der Anwendersoftware iRacer (heute tecRacer). Heute präsentiert sich das Intranet-Portal als konsistente, standardisierte und integrierte Navigationsstruktur mit "globalen" Menüpunkten und einer standardisierten Menüstruktur unter den verschiedenen Funktionsbereichen. Großen Wert legt das Unternehmen auf eine einfache Anwendung. "Auch Mitarbeiter aus nicht-technischen Bereichen müssen in der Lage sein, Inhalte schnell und sicher zu publizieren", sagt Seip. Weitere Werkzeuge sind die Dokumentenverwaltung, eine Standardsuchmaschine sowie eine Expertensuchfunktion, Personalisierung, eine Abofunktion aus dem Frontend, optionale Funktionen wie "Shortcuts" auf der Startseite, Umfragetools, Zugangskontrolle über die iRacer-Rechteverwaltung. "Mit dem iRacer- Rechtesystem können Zugriffe im Backend entsprechend gesteuert werden", sagt Seip. Spezialanwendungen sind der Firmenkalender, die Formularverwaltung und -suche, die Publizierung von normativen Dokumenten, die Bildergalerie für offiziell freigegebene Bilder von Standorten, Produkten und Personen, Kontakteverwaltung, Buchungsfunktion für Ressourcen, zum Beispiel Fahrzeuge für Testfahrten, Plätze in Skip-Level-Meetings mit der Geschäftsleitung, Umfragewerkzeuge. Weitere Applikationen und Verbesserungen sind geplant. Im Mai 2008 folgen das "Upgrade auf tecRacer 4" und ein Relaunch der Seite mit Einführung einer Tab-Strukur, dynamischen Menüs und einer verbesserten Barrierefreiheit durch wählbare Fontgrößen.
AESCULAP
Timo Barthelmes, Senior Projekt-Manager eMedien bei der Aesculap AG, referierte über flexible Online-Applikationen in einem multinationalen Unternehmen. Aesculap ist ein Sparte von B. Braun - ein Anbieter von Produkten und Dienstleistungen im Gesundheitsmarkt. Aesculap konzentriert sich auf die Herstellung von Produkten und Dienstleistungen für alle chirurgischen und interventionellen Kernprozesse. Seit 1995 bietet die Aesculap Akademie ein qualitätsgeprüftes Seminarangebot für Mediziner und Fachpersonal in Klinik und Praxis sowie Krankenhausmanagement an. 2007 nahmen rund 31.000 Personen an rund 900 Veranstaltungen teil und mehr als 20.000 Personen nutzten das Online-Schulungsangebot der Aesculap Akademie. Die ersten eMedien-Projekte startete Aesculap mit der Aesculap Website bereits 1996. Seitdem werden die elektronischen Prozesse im Unternehmen laufend optimiert. Neben einem Aesculap Extranet auf Basis von TecRacer hat Aesculap weitere Projekte und Online-Applikationen zu einem umfassenden Framework vorangetrieben. Wichtige Weichenstellungen für das Unternehmen waren das zentrales Websiteframework für die Aesculap Akademie Websites mit den Basisfunktionen Content/Veranstaltungen unter iRacer 3, einer Training Center eLearning Plattform sowie einer webbasierte Studienverwaltung als dynamische Framework zur Erstellung und Einbindung von Klinischen Online Studien. Im 1. Q 2008 wurden in einem weiteren Meilenstein die Migration aller iRacer 3.x/4.0 Applikationen der Sparte Aesculap auf tecRacer 4.1.5 und die Reduktion von vier Servern auf zwei Server im Loadbalancer Clusterbetrieb vollzogen. Die den gestiegenen Anforderungen nicht mehr gewachsene Cold Fusion Technologie wurde durch die neue und leistungsfähige Java-Plattform Framework des tecRacers Enterprise Portal Frameworks abgelöst. Das Aesculap Extranet ermöglicht der Sparte Aesculap zentral Daten vorzuhalten und über eine durch SSL Verschlüsselung gesicherte Kommunikation in der Medien-, Bild-, Event- und Wettbewerberdatenbank, individuellen Projekträumen und einem Aufbereitung/Gebrauchsanweisungen Modul für Mitarbeitern, Partnern, Lieferanten und Kunden bereitzustellen. Die Nutzer können sich hierbei im Self-Service - Verfahren selbst registrieren und verwalten, was den Verwaltungsaufwand bei derzeit knapp 14.000 registrierten Usern stark reduziert. Ein ausgeklügeltes Rechtekonzept ermöglicht einen userspezifisch personalisierten Zugang zu den Informationen. Über das "Aesculap Akademie Website Framework" organisiert und publiziert die Aesculap Akademie ihr medizinisch und wissenschaftliches Veranstaltungsprogramm. Ebenfalls integriert ist eine Online Videothek, die das wissenschaftliche und zertifizierte Filmarchiv der Mediathek der Deutschen Gesellschaft für Chirurgie zur Verfügung stellt. Auf der "Training Center eLearning Plattform" durchlaufen neue Mitarbeiter im Vertrieb & Marketing im Rahmen ihrer Einarbeitung Online - Lerneinheiten und Tests, für bestehende Mitarbeiter steht das Training Center als Nachschlagewerk und als Selbstlerneinheit zur Verfügung. Im Bereich Clinical Science hat Aesculap eine Klinische Studien Datenbank zur Verwaltung von Online Studien entwickelt, in der Klinische Studien dynamisch erstellt und in Zusammenarbeit mit Ärzten und Kliniken erfasst und ausgewertet werden können.
HBPO
Dirk Schade, Manager Purchasing & Procurement bei der HBPO GmbH, referierte über die Vorteile des "Intelligenten Kaufteile-Managements" im technisch-wirtschaftsorientierten Einkauf. HBPO stellt 2,6 Millionen Frondend-Module für die Automobil-industrie her. Das Besondere: Das Unternehmen kauft alle Teile für die Herstellung der Frondends zu. HBPO ließ ein Kaufteile-Managment in das tecRacer-Business Portals integrieren. Sämtliche Informationen über alle Kaufteile, die in den Frontend- Modulen bei HBPO Verwendung finden, werden strukturiert und übersichtlich abgebildet und dem Einkaufsnetzwerk von HBPO zur Verfügung gestellt. Der RFQ Workflow von HBPO wird von der Zusammenstellung der An-frageunterlagen bis zur Auswahl eines Lieferanten abgebildet. Die Lieferanten sind über das Webportal von HBPO in den RFQ Workflow integriert. Die Lieferanten geben ihr Angebot in die Maske ein und schicken es ab. Der Einkäufer erhält sofort die Benachrichtigung über den Ein-gang des Angebots. Entscheidend dabei ist, dass die Lieferanten die Datenbank mit Informationen füttern. HBPO stellt sicher, dass zu jeder technischen Revision eines Kaufteiles die entsprechenden Angebote der Lieferanten vorliegen. tecRacer bietet HBPO darüber hinaus die Möglichkeit, die Informationen über die verwendeten Kaufteile aus den JIT Werken von HBPO zu konsolidieren, welche mit SAP Automotive arbeiten. Eine Besonderheit ist die dreidimensionale Suchmaske. Durch diese Visualisierung wird sichergestellt, dass unabhängig der OEM bzw. HBPO- typischen Bezeichnung eines Kaufteiles sowie unabhängig von der jeweiligen Sprache des Benutzers, die passenden Informationen selektiert werden. Weiteres Ziel der HBPO GmbH ist der "Roll out" für HBPO NA und HBPO ASIA. Das Unternehmen möchte sämtliche Informationen über die Kaufteile bündeln. "Alle HBPO-Mitarbeiter sollen auf einer Datenbasis zugreifen können", resümiert Schade.
Sie konnten nicht beim Anwendertag dabei sein, haben aber Interesse an den Themen und Vorträgen dieser Veranstaltung? Dann steht Ihnen Torsten Höpfner, Geschäftsführer der tecRacer GmbH & Co. KG, für ein unverbindliches Hintergrundgespräch zur Verfügung.
Themen des Symposiums waren:
- Daten das Sprechen lehren am Beispiel Controlling- zahlenWerk
- The Management of Engineering Change (ECM) - präsentiert von der Faurecia Autositze GmbH
- Controlling von globalen Entwicklungsprojekten - präsentiert von der HBPO GmbH
- Erfolgsfaktoren Webbasierter Projekte - Abenda
- Optimiertes Intranet-Portal in einem multinationalen Unternehmen am Beispiel der Getrag Ford Transmissions GmbH
- Flexible Online-Applikationen - präsentiert von der Aesculap AG & Co. KG
- Optimierte Einkaufsprozesse bei der HBPO GmbH
RECHENKOMBINAT
artin Schweikert, Geschäftsführer bei der RechenKombinat GmbH, präsentierte die Business Intelligence-Lösung "zahlenWERK" und den Nutzen für Controlling und Projektmanagment. "zahlenWERK" ist ein dynamisches Analysewerkzeug, mit dem Unternehmensdaten schnell und komfortabel ausgewertet werden können. Die Anwendung agiert dabei extrem schnell, insbesondere mit großen Datenmengen und sprengt deshalb die Grenzen der herkömmlichen Instrumente zur Datenanalyse. Sämtliche Daten aus allen Unternehmensbereichen lassen sich über den dynamischen Datenwürfel mit frei definierbaren Filtern detailliert betrachten. ZahlenWERK verbindet das klassische Controlling mit Datamining und dynamischer Analyse. Die Daten werden so aufbereitet, dass sie strukturiert vorliegen und in einer Datensicht oder als Diagramm abgebildet werden können. Zusätzlich können Datenmengen als Excel-Datei ausgegeben werden. Ein Vorteil für tecRacer-Anwender: Der zahlenWERK -Server bietet eine standardisierte Schnittstelle zum tecRacer -Business Portal Server, um Daten aus Modulen wie zum Beispiel "Time Tracking Tool" und "Monthly Report" zu übernehmen und als Datenwürfel für die Analysen bereit zu stellen. Daten aus anderen Systemen (CRM-, ERP-, DWH-Systeme) können ebenfalls übernommen und in die Datenbasis integriert werden. Die Anwendung ist einfach zu bedienen. "Jeder berechtigte Mitarbeiter kann mit ZahlenWerk bestimmte Daten, Transaktionen, Projektzahlen u.a. analysieren, Rückschlüsse ziehen und aktiv am Ent-scheidungsprozess mitwirken", so Schweikert.
FAURECIA
Karl Suhle, Applications & Projekt Manager bei der Faurecia Autositze GmbH, referierte über eine Projektmanagement-Lösung für das Änderungsmanagement bei Faurecia. "Änderungsmanagement zeichnet sich bei zunehmend komplexeren Produkten in der Automobilindustrie als Schlüsselfaktor aus, um den Anforderungen verkürzter Entwicklungszeiten gerecht zu werden", erläutert Herr Suhle. Hintergrund ist, dass bei der Herstellung von Produkten für die Automobilindustrie bestimmte Anforderungsspezifikationen, die in einem Lastenheft dokumentiert sind, erfüllt sein müssen. Abweichungen vom ursprünglichen Lastenheft, die der Kunde wünscht, müssen als Hypothese erfasst, bewertet und abschließend verhandelt werden, bevor sie in den Projektablauf integriert werden. Weiterhin wird geprüft und dokumentiert, ob gleichzeitig die Kosten- und Terminziele erreicht werden können. Für diesen Prozess ist ein Engineering Change Management (ECM) notwendig, das sich in die bestehenden Systeme integrieren lässt. Faurecia entschied sich, eine eigene Lösung zu entwickeln, die mit den vorhandenen Systemen kompatibel ist und sich unproblematisch integrieren lässt. Weitere Anforderungen an das System sind: eine zentrale Online-Datenbank, die ein Bearbeitungsvolumen von mehreren hundert ECR's (Engineering Change Requests) jährlich verarbeiten kann und auf die Projektteams standortübergreifend zugreifen können, Mehrsprachigkeit, niedrige Entwicklungskosten, keine zusätzlichen Installationskosten, geringer Schulungsaufwand und keine Lizenzgebühren. Faurecia wählte die webbasierte Projektmanagement-Lösung von tecRacer, die in das bestehende Projekt-Management-Portal Helios integriert wurde. tecRacer stellt für Helios das Open Issue Management, standardisierte Arbeitspakete (PMS), ein webbasiertes Monitoring und ein Dokumentenmanagement zur Verfügung. Das ECM wurde in das Open Issue Management (List of Open Points-Tool) integriert. Dieses LOP-Tool dient dazu, eine Liste offener Fragestellungen (Punkte) zu verwalten. Die Änderungen werden in dem ECM-Tool vergleichbar strukturiert gelistet, die Bewertungen in einer spezifischen Maske abgelegt und statistisch erfasst. "Hervorzuheben ist die komfortable Anwendung der ECM-Lösung. Der Trainingsaufwand ist gering und liegt unter zehn Minuten", betont Herr Suhle.
HBPO
Noemi Busskamp, verantwortlich für das weltweite Programm Controlling bei der HBPO GmbH, referierte über das Controlling von globalen Entwicklungsprojekten im Business Portal. Eine Anforderung an das Controlling ist, dass Informationen über den Entwicklungsstand von Pro-dukten und Projekten sowie den dazugehörigen Kosten an den verschiedenen Entwicklungs-standorten der HBPO GmbH gebündelt und der Zugriff darauf weltweit erfolgen kann. Als Lösung wählte HBPO eine webbasierte Zeiterfassung (Time Tracking Tool) von tecRacer, über die Stunden verursachungsgerecht und flexibel erfasst und ausgewertet werden können. Mit dem Time Tracking Tool werden Entwicklungszeiten detailliert erfasst, so dass Projekt- bzw. Programm- Kosten analysiert und bewertet werden können. Ziel ist es, Kenntnis über die Kosten für jede Produktentwicklungsstufe, jedes Projekt und jede Kostenstelle zu erhalten. Die Auswertung kann flexibel nach unterschiedlichen Aspekten, z.B. nach Standort, Kostenstelle oder Mitarbeiter erfolgen. "Der Projektleiter möchte heute die vollständige Kontrolle über das Projekt und die Kosten haben und täglich erfahren, welche Mitarbeiter an bestimmten Projekten arbeiten und in welchem Entwicklungsstadium sich das Projekt gerade befindet", erläutert die Managerin. Vor der Einführung des Time Tracking Tools entwickelte das Unternehmen zunächst einen Anforderungskatalog, den das Tool erfüllen sollte. Zu den wich-tigen Modulen des Zeiterfassungs-Tools gehören die Datensicherheit, die Möglichkeit des dezentralen Zugriffs sowie die Zuordnung der Daten auf unterschiedliche Ordnungskriterien wie Kostenstellen, Projekt, Werk und Produkt. Bislang arbeitete HBPO mit einem Zeiter-fassungs- Tool auf Basis von Microsoft Access. Allerdings gab es Probleme bei der Integration in die vorhandene SAP-Datenlandschaft, zudem gab es keine zufriedenstellende Zugangsbeschränkung. Das Time Tracking Tool von tecRacer ist heute ein wichtiger Bestandteil der Business Portal- Lösung bei der HBPO GmbH. Primäre Funktion des Time Tracking Tools ist die Erfassung und Abbildung der Programm- Kosten von allen Projekten der HBPO GmbH. Das Aufdecken von Personalressourcen mit dem Bezug zu den Kostenstellen ist auf einem Blick möglich. Ein weiterer Vorteil ist die Datensicherheit: Der Nutzer sieht nur die Daten, die für ihn relevant sind. "Damit erfolgt kein unberechtigter Zugriff, aber auch keine Informationsflut", so Busskamp. Die Projektleiter können von jedem Standort aus ohne zusätzliche Software auf das Tool online zugreifen. Durch die Verbindung mit anderen Tools wie der Einkaufsdatenbank werden die Daten mehrfach genutzt, so dass eine optimale Verwertung der Daten gegeben ist. Das Time Tracking Tool wird von unterschiedlichen Anwendern (Controlling, Pro-jektleiter, Abteilungsleiter und Projektmitarbeiter) genutzt, die unterschiedliche Anforderungen an das System haben. Der Trainingsaufwand ist niedrig, weil die Funktionsweisen sämtlicher Applikationen im tecRacer-Business Portal webbasiert, standardisiert und übersichtlich sind. "Die Prozesse werden effizienter und v.a transparenter, die Kommunikation intern funktioniert seitdem ebenfalls besser, weil alle Anwender auf derselben Datenbasis arbeiten", resümiert Busskamp.
ABENDA
Karsten Richter, Inhaber der Abenda GbR, berichtete über die Erfolgsfaktoren webbasierter Projekte. Die Entwicklung und Umsetzung von webbasierten Projekten wie die Erstellung von Websites, Extranet- und Intranet-Anwendungen ist nicht nur eine technische Herausforderung. Ein weiterer Erfolgsfaktor von webbasierten Anwendungen ist die Akzeptanz unter den Nut-zern. Die "Usability" von Anwendungen gewinnt vor allem in stark wachsenden Systemumgebungen an Stellenwert, um den Trainingsaufwand zu reduzieren und die effiziente Nutzbarkeit im Tagesgeschäft sicherzustellen. "Die Anforderungen sollten detailliert ermittelt und als Projekt formuliert werden", so Richter. Weiterhin empfiehlt er, einen Pro-jektverantwortlichen zu benennen, der die Inhalte auf Relevanz für den Nutzer prüft, strukturiert und webgerecht aufbereitet. Der Erfolg ist sofort messbar: Der Arbeitsaufwand und der Trainingsaufwand pro Mitarbeiter werden deutlich reduziert, die Akzeptanz unter den Mitarbeitern deutlich gesteigert. Den Unternehmen, die nicht über die notwendigen Ressourcen für ein professionelles Webmanagement verfügen, empfiehlt Richter in einer schlanken Projektstrukturspezialisierte Dienstleister einzubinden, die diese Aufgaben übernehmen und die Projekte kontinuierlich begleiten.
GETRAG FORD
Rainer Seip, IT Liaison Manager, bei der GETRAG FORD Transmissions GmbH, präsentierte den Aufbau des Intranet-Portals bei GETRAG FORD Transmissions. Hintergrund: Die GETRAG FORD Transmissions, die aus einem Joint Venture zwischen Ford und Getrag entstanden ist, ist eine der vier Töchtergesellschaften der Getrag Corporate Group. Die Standorte der GETRAG FORD Transmissions sind auf 7 Standorte in Europa verteilt. In jedem Standort und in verschiedenen Abteilungen gab es eigene Intranet-Lösungen mit unterschiedlichen Layouts (Design und funktional), inkonsistente Navigationsstrukturen, keine Suchfunktion, kein Änderungsmanagement. Es war technisches Wissen notwendig, um Inhalte zu erstellen und zu pflegen, vertrauliche Informationen waren zudem oft nur unzureichend vor unautorisierten Zugriffen geschützt. GETRAG FORD Transmissions formulierte einen Anforderungskatalog für eine neues Intranet: dezentraler Zugriff, komfortable Publizierungsfunktion, klare Navigationsstruktur, Mehrsprachigkeit, Dokumentenverwaltung, Suchfunktion, Umfragetools, Personalisierungsfunktion, Skalierbarkeit, Erweiterbarkeit, Schutz von vertraulichen Informationen. Das Unternehmen entwickelte daraufhin ein Konzept für den Aufbau des neuen Intranet-Portals (my GFT) auf Basis der Anwendersoftware iRacer (heute tecRacer). Heute präsentiert sich das Intranet-Portal als konsistente, standardisierte und integrierte Navigationsstruktur mit "globalen" Menüpunkten und einer standardisierten Menüstruktur unter den verschiedenen Funktionsbereichen. Großen Wert legt das Unternehmen auf eine einfache Anwendung. "Auch Mitarbeiter aus nicht-technischen Bereichen müssen in der Lage sein, Inhalte schnell und sicher zu publizieren", sagt Seip. Weitere Werkzeuge sind die Dokumentenverwaltung, eine Standardsuchmaschine sowie eine Expertensuchfunktion, Personalisierung, eine Abofunktion aus dem Frontend, optionale Funktionen wie "Shortcuts" auf der Startseite, Umfragetools, Zugangskontrolle über die iRacer-Rechteverwaltung. "Mit dem iRacer- Rechtesystem können Zugriffe im Backend entsprechend gesteuert werden", sagt Seip. Spezialanwendungen sind der Firmenkalender, die Formularverwaltung und -suche, die Publizierung von normativen Dokumenten, die Bildergalerie für offiziell freigegebene Bilder von Standorten, Produkten und Personen, Kontakteverwaltung, Buchungsfunktion für Ressourcen, zum Beispiel Fahrzeuge für Testfahrten, Plätze in Skip-Level-Meetings mit der Geschäftsleitung, Umfragewerkzeuge. Weitere Applikationen und Verbesserungen sind geplant. Im Mai 2008 folgen das "Upgrade auf tecRacer 4" und ein Relaunch der Seite mit Einführung einer Tab-Strukur, dynamischen Menüs und einer verbesserten Barrierefreiheit durch wählbare Fontgrößen.
AESCULAP
Timo Barthelmes, Senior Projekt-Manager eMedien bei der Aesculap AG, referierte über flexible Online-Applikationen in einem multinationalen Unternehmen. Aesculap ist ein Sparte von B. Braun - ein Anbieter von Produkten und Dienstleistungen im Gesundheitsmarkt. Aesculap konzentriert sich auf die Herstellung von Produkten und Dienstleistungen für alle chirurgischen und interventionellen Kernprozesse. Seit 1995 bietet die Aesculap Akademie ein qualitätsgeprüftes Seminarangebot für Mediziner und Fachpersonal in Klinik und Praxis sowie Krankenhausmanagement an. 2007 nahmen rund 31.000 Personen an rund 900 Veranstaltungen teil und mehr als 20.000 Personen nutzten das Online-Schulungsangebot der Aesculap Akademie. Die ersten eMedien-Projekte startete Aesculap mit der Aesculap Website bereits 1996. Seitdem werden die elektronischen Prozesse im Unternehmen laufend optimiert. Neben einem Aesculap Extranet auf Basis von TecRacer hat Aesculap weitere Projekte und Online-Applikationen zu einem umfassenden Framework vorangetrieben. Wichtige Weichenstellungen für das Unternehmen waren das zentrales Websiteframework für die Aesculap Akademie Websites mit den Basisfunktionen Content/Veranstaltungen unter iRacer 3, einer Training Center eLearning Plattform sowie einer webbasierte Studienverwaltung als dynamische Framework zur Erstellung und Einbindung von Klinischen Online Studien. Im 1. Q 2008 wurden in einem weiteren Meilenstein die Migration aller iRacer 3.x/4.0 Applikationen der Sparte Aesculap auf tecRacer 4.1.5 und die Reduktion von vier Servern auf zwei Server im Loadbalancer Clusterbetrieb vollzogen. Die den gestiegenen Anforderungen nicht mehr gewachsene Cold Fusion Technologie wurde durch die neue und leistungsfähige Java-Plattform Framework des tecRacers Enterprise Portal Frameworks abgelöst. Das Aesculap Extranet ermöglicht der Sparte Aesculap zentral Daten vorzuhalten und über eine durch SSL Verschlüsselung gesicherte Kommunikation in der Medien-, Bild-, Event- und Wettbewerberdatenbank, individuellen Projekträumen und einem Aufbereitung/Gebrauchsanweisungen Modul für Mitarbeitern, Partnern, Lieferanten und Kunden bereitzustellen. Die Nutzer können sich hierbei im Self-Service - Verfahren selbst registrieren und verwalten, was den Verwaltungsaufwand bei derzeit knapp 14.000 registrierten Usern stark reduziert. Ein ausgeklügeltes Rechtekonzept ermöglicht einen userspezifisch personalisierten Zugang zu den Informationen. Über das "Aesculap Akademie Website Framework" organisiert und publiziert die Aesculap Akademie ihr medizinisch und wissenschaftliches Veranstaltungsprogramm. Ebenfalls integriert ist eine Online Videothek, die das wissenschaftliche und zertifizierte Filmarchiv der Mediathek der Deutschen Gesellschaft für Chirurgie zur Verfügung stellt. Auf der "Training Center eLearning Plattform" durchlaufen neue Mitarbeiter im Vertrieb & Marketing im Rahmen ihrer Einarbeitung Online - Lerneinheiten und Tests, für bestehende Mitarbeiter steht das Training Center als Nachschlagewerk und als Selbstlerneinheit zur Verfügung. Im Bereich Clinical Science hat Aesculap eine Klinische Studien Datenbank zur Verwaltung von Online Studien entwickelt, in der Klinische Studien dynamisch erstellt und in Zusammenarbeit mit Ärzten und Kliniken erfasst und ausgewertet werden können.
HBPO
Dirk Schade, Manager Purchasing & Procurement bei der HBPO GmbH, referierte über die Vorteile des "Intelligenten Kaufteile-Managements" im technisch-wirtschaftsorientierten Einkauf. HBPO stellt 2,6 Millionen Frondend-Module für die Automobil-industrie her. Das Besondere: Das Unternehmen kauft alle Teile für die Herstellung der Frondends zu. HBPO ließ ein Kaufteile-Managment in das tecRacer-Business Portals integrieren. Sämtliche Informationen über alle Kaufteile, die in den Frontend- Modulen bei HBPO Verwendung finden, werden strukturiert und übersichtlich abgebildet und dem Einkaufsnetzwerk von HBPO zur Verfügung gestellt. Der RFQ Workflow von HBPO wird von der Zusammenstellung der An-frageunterlagen bis zur Auswahl eines Lieferanten abgebildet. Die Lieferanten sind über das Webportal von HBPO in den RFQ Workflow integriert. Die Lieferanten geben ihr Angebot in die Maske ein und schicken es ab. Der Einkäufer erhält sofort die Benachrichtigung über den Ein-gang des Angebots. Entscheidend dabei ist, dass die Lieferanten die Datenbank mit Informationen füttern. HBPO stellt sicher, dass zu jeder technischen Revision eines Kaufteiles die entsprechenden Angebote der Lieferanten vorliegen. tecRacer bietet HBPO darüber hinaus die Möglichkeit, die Informationen über die verwendeten Kaufteile aus den JIT Werken von HBPO zu konsolidieren, welche mit SAP Automotive arbeiten. Eine Besonderheit ist die dreidimensionale Suchmaske. Durch diese Visualisierung wird sichergestellt, dass unabhängig der OEM bzw. HBPO- typischen Bezeichnung eines Kaufteiles sowie unabhängig von der jeweiligen Sprache des Benutzers, die passenden Informationen selektiert werden. Weiteres Ziel der HBPO GmbH ist der "Roll out" für HBPO NA und HBPO ASIA. Das Unternehmen möchte sämtliche Informationen über die Kaufteile bündeln. "Alle HBPO-Mitarbeiter sollen auf einer Datenbasis zugreifen können", resümiert Schade.
Sie konnten nicht beim Anwendertag dabei sein, haben aber Interesse an den Themen und Vorträgen dieser Veranstaltung? Dann steht Ihnen Torsten Höpfner, Geschäftsführer der tecRacer GmbH & Co. KG, für ein unverbindliches Hintergrundgespräch zur Verfügung.
