2011 hat sich Landeshauptstadt Erfurt zunächst aus rein wirtschaftlichen Gründen für den elektronischen Einkauf entschieden. Bis zu diesem Zeitpunkt wurden die Bedarfe von ca. 3.300 Mitarbeitern, aus 6 Dezernaten, 63 Schulen und 4 Eigenbetrieben, überwiegend dezentral, papiergestützt beschafft. Das war unwirtschaftlich, intransparent und kaum zu steuern. Man erhoffte sich durch die Digitalisierung des Einkaufes mehr Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten, um den Einkauf für die Zukunft noch wirtschaftlicher und vergabekonform ausrichten zu können.
Tatsächlich wurden alle Hoffnungen erfüllt. Innerhalb eines Jahres ergaben sich bereits kleine Bündelungseffekte. Auf Grundlage belastbarer Leistungsverzeichnisse, basierend auf Daten des e-Einkaufes, konnten neu ausgeschriebene Rahmenverträge mit einem Volumen von ca. € 70 Tsd per Vergabe am Markt vereinbart werden. Seither werden regelmäßige für alle anstehenden Ausschreibungen bzw. Vergaben die elektronischen Daten aus dem Einkaufssystem für die Vorbereitung und Durchführung der Vergaben für gleichartigen Bedarf generiert. Preisvorteile, oder Preisstabilität für die einzelnen Sortimente sind die Tagesordnung für alle Nutzer des elektronischen Kataloges. Heute, 10 Jahre später, nutzen 200 Besteller aller Organisationseinheiten, nachgeordneten Einrichtungen (z.B. Kitas, Jugend- und Seniorenclubs u.a.) sowie die Eigenbetriebe der Landeshauptstadt Erfurt das-Einkaufsportal des Dienstleisters TEK-SERVICE AG aus Lörrach.
17 Kataloge, sowie mehrere Tausend Artikel aus OCI Schnittstelle bilden eine vielfältige Auswahl. Der jährliche Umsatz beträgt derzeit € 700.000 - Tendenz steigend. Derzeit sind 1.800 Artikel nach Umweltschutzkriterien gekennzeichnet sind damit leicht für Besteller erkennbar und bevorzugt einzukaufen.
Rückblickend erinnert sich Projektleiterin Denise Böttcher: „Die Akzeptanz zur Notwendigkeit des elektronischen Einkaufs war damals die größte Hürde. Es gab viele Bedenken in der Verwaltung bis in die Reihen des Stadtrats.“ Auch in Sachen Nachhaltigkeit galt es dicke Bretter zu bohren: „Umweltschutz, ja schon. Aber das ist teuer! Wer soll das denn bezahlen? Regionalität? Wir kaufen wo ?s billig ist“ Und das, obwohl in der Agenda 21 der Landeshauptstadt Erfurt bereits 1992 fest geschrieben wurde, heute so zu leben, dass auch Kinder und Enkel eine Chance haben, ihre Zukunft in einer l(i)ebenswerten Welt zu gestalten. 2014 erfolgte für Erfurt die Titelverleihung Fair Trade Town. „ Wir fühlten und fühlen uns diesem Anspruch stets verpflichtet“, stellt Denise Böttcher fest.
Dementsprechend sind heute örtliche Einzelhändler (Buchhändler), sowie Handwerksbetriebe (Bäckereien) in die Einkaufsstrategie integriert. Nachfolgendes Beispiel zeigt, wie durch die Digitalisierung des Einkaufes Nachhaltigkeit und Regionalität möglich wird: So verpflichtete das Erfurter Einkaufsteam örtliche Bäcker zu handwerklich gefertigten Backwaren, aus Getreide von regionalen Bauern und nahe gelegener Mühle. Industrieteiglinge sind ausdrücklich nicht zulässig. Bäckereikataloge wurden in das Erfurter Einkaufsportal übernommen. Unter dem Motto „Gesundes Brot für unsere Erfurter Kinder“ rufen heute Besteller aus Kindergärten, Kindertagesstätten und Schul-Internat hierüber 2-mal pro Woche ihre Bestellungen bei zugeordneten, örtlichen Bäckern ab. Ebenso wird Literatur über spezielle Schnittstellen beim örtlichen Buchhandel bestellt. „Spätestens nach Corona wird klar, dass es nicht nur um Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit im Einkauf geht. Vielmehr gilt es jetzt, den örtlichen Han del digital im Einkauf zu erreichen.
„Nur indem wir vor 10 Jahren die Weichen in Richtung Digitalisierung des Einkaufes gestellt haben, wurden wir in unserem Handeln effizienter, erzielten höhere Wirtschaftlichkeit und schafften die Grundlage für mehr Nachhaltigkeit und Regionalität im Einkauf der Landeshauptstadt Erfurt. Darüber hinaus gelang es uns, den e-Einkauf mit der e-Vergabe zu verknüpfen. Weitere Potentiale liegen in der digitalisierten elektronischen Abrechnung." resümiert Denise Böttcher abschließend.
Tatsächlich wurden alle Hoffnungen erfüllt. Innerhalb eines Jahres ergaben sich bereits kleine Bündelungseffekte. Auf Grundlage belastbarer Leistungsverzeichnisse, basierend auf Daten des e-Einkaufes, konnten neu ausgeschriebene Rahmenverträge mit einem Volumen von ca. € 70 Tsd per Vergabe am Markt vereinbart werden. Seither werden regelmäßige für alle anstehenden Ausschreibungen bzw. Vergaben die elektronischen Daten aus dem Einkaufssystem für die Vorbereitung und Durchführung der Vergaben für gleichartigen Bedarf generiert. Preisvorteile, oder Preisstabilität für die einzelnen Sortimente sind die Tagesordnung für alle Nutzer des elektronischen Kataloges. Heute, 10 Jahre später, nutzen 200 Besteller aller Organisationseinheiten, nachgeordneten Einrichtungen (z.B. Kitas, Jugend- und Seniorenclubs u.a.) sowie die Eigenbetriebe der Landeshauptstadt Erfurt das-Einkaufsportal des Dienstleisters TEK-SERVICE AG aus Lörrach.
17 Kataloge, sowie mehrere Tausend Artikel aus OCI Schnittstelle bilden eine vielfältige Auswahl. Der jährliche Umsatz beträgt derzeit € 700.000 - Tendenz steigend. Derzeit sind 1.800 Artikel nach Umweltschutzkriterien gekennzeichnet sind damit leicht für Besteller erkennbar und bevorzugt einzukaufen.
Rückblickend erinnert sich Projektleiterin Denise Böttcher: „Die Akzeptanz zur Notwendigkeit des elektronischen Einkaufs war damals die größte Hürde. Es gab viele Bedenken in der Verwaltung bis in die Reihen des Stadtrats.“ Auch in Sachen Nachhaltigkeit galt es dicke Bretter zu bohren: „Umweltschutz, ja schon. Aber das ist teuer! Wer soll das denn bezahlen? Regionalität? Wir kaufen wo ?s billig ist“ Und das, obwohl in der Agenda 21 der Landeshauptstadt Erfurt bereits 1992 fest geschrieben wurde, heute so zu leben, dass auch Kinder und Enkel eine Chance haben, ihre Zukunft in einer l(i)ebenswerten Welt zu gestalten. 2014 erfolgte für Erfurt die Titelverleihung Fair Trade Town. „ Wir fühlten und fühlen uns diesem Anspruch stets verpflichtet“, stellt Denise Böttcher fest.
Dementsprechend sind heute örtliche Einzelhändler (Buchhändler), sowie Handwerksbetriebe (Bäckereien) in die Einkaufsstrategie integriert. Nachfolgendes Beispiel zeigt, wie durch die Digitalisierung des Einkaufes Nachhaltigkeit und Regionalität möglich wird: So verpflichtete das Erfurter Einkaufsteam örtliche Bäcker zu handwerklich gefertigten Backwaren, aus Getreide von regionalen Bauern und nahe gelegener Mühle. Industrieteiglinge sind ausdrücklich nicht zulässig. Bäckereikataloge wurden in das Erfurter Einkaufsportal übernommen. Unter dem Motto „Gesundes Brot für unsere Erfurter Kinder“ rufen heute Besteller aus Kindergärten, Kindertagesstätten und Schul-Internat hierüber 2-mal pro Woche ihre Bestellungen bei zugeordneten, örtlichen Bäckern ab. Ebenso wird Literatur über spezielle Schnittstellen beim örtlichen Buchhandel bestellt. „Spätestens nach Corona wird klar, dass es nicht nur um Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit im Einkauf geht. Vielmehr gilt es jetzt, den örtlichen Han del digital im Einkauf zu erreichen.
„Nur indem wir vor 10 Jahren die Weichen in Richtung Digitalisierung des Einkaufes gestellt haben, wurden wir in unserem Handeln effizienter, erzielten höhere Wirtschaftlichkeit und schafften die Grundlage für mehr Nachhaltigkeit und Regionalität im Einkauf der Landeshauptstadt Erfurt. Darüber hinaus gelang es uns, den e-Einkauf mit der e-Vergabe zu verknüpfen. Weitere Potentiale liegen in der digitalisierten elektronischen Abrechnung." resümiert Denise Böttcher abschließend.
