Seit mehr als 10 Jahren verfügt Stadt Schweinfurt über Praxiserfahrung in Sachen e-Einkauf. Rückblickend kann sich heute niemand mehr vorstellen, wie aufwändig sich die Beschaffung für einfache Bereiche wie Bürobedarf, Tinte/Toner oder Papier gestaltete. Geschuldet „analoger“ Verfahrensabläufe mit höherem Personaleinsatz und nicht bedarfsgerechter Lagerhaltung mangels Intransparenz war der Beschaffungsprozess oft teurer als die Ware selbst. An Synergien durch den gemeinsamen, koordinierten Einkauf von Stadtverwaltung und einer Tochtergesellschaft, war nicht zu denken. Transparenz und Steuerungspotentiale waren nicht gegeben.
Umso überraschender zeigten sich bereits wenige Monate nach dem Start im Oktober 2010 positive Effekte. Die Digitalisierung des Einkaufes führte zu Transparenz. Auf Grund von Berichten und belastbaren, elektronischen Leistungsverzeichnissen wurden Ausschreibungen periodisch möglich. Strategische Ziele, wie den gemeinsamen Einkauf von Stadtverwaltung und einer Tochtergesellschaft konnten realisiert werden. Im Ergebnis führte der „Schweinfurter Weg“ zu Preisvorteilen. Der Aufwand im operativen Tagesgeschäft nimmt für den Einkauf seither nur wenige Minuten täglich in Anspruch.
Bis heute greifen über 60 autorisierte Besteller auf das Kaufhaus der Stadt Schweinfurt zu und bestellen aus ausgeschriebenen Rahmenverträgen. Alle für die Besteller erforderlichen Tools, wie Reklamation, Artikelanfrage, oder e-Abrechnung stehen zur Verfügung. Das eröffnet Möglichkeiten, weitere Sortimente zu entwickeln, oder vor- und nachgelagerte Themen des e-Einkaufes, wie zum Beispiel elektronische Abrechnungsverfahren im X-, oder ZUGFeRD-Format zu erschließen.
Darüber hinaus fühlt sich Stadt Schweinfurt dem Aspekt der Nachhaltigkeit verpflichtet. Seit 2013 ist man stolz darauf, „Fair Trade Town“ zu sein. Hierzu passen auch die positiven Effekte des e-Einkaufes. Schritt für Schritt möchte man für die nahe Zukunft den Anteil nachhaltiger Artikel am Gesamtsortiment ausbauen.
In der letzten Ausschreibung über Büroartikel war eine Quote von mindestens 30 % vom Gesamtumsatz an umweltfreundlichen Artikeln gefordert. Das Angebot des beauftragten Unternehmens liegt sogar bei 35 %.
Es sollen weitere Sortimente hinzukommen. Möglichkeiten könnten sich bei der Integration weiterer Sortimente im Bereich der C-Artikel, beispielsweise Werkstattartikel oder Arbeitsschutzkleidung ergeben.
Weiteres Potential eröffnet sich aus Sicht der Stadt Schweinfurt auch aus einer kommunalen Einkaufsgemeinschaft. Erfolgreiche und bewährte Lösungen gibt es seit Jahren. Im Kundenkreis des Einkaufsdienstleisters der Stadt Schweinfurt (TEK-SERVICE AG) finden sich Ansprechpartner für einen kommunalen Erfahrungsaustausch. Jetzt bereits ist erkennbar, dass sich alle Lösungen durch hohe Übertragbarkeit auszeichnen.
Mit den langjährigen eigenen Erfahrungen der Stadt Schweinfurt und einem Jahresumsatz von ca. € 140 Tsd. ist aus strategischer Sicht sicher noch eine Menge Luft nach oben. Man darf also auf die weitere Entwicklung gespannt sein.
Umso überraschender zeigten sich bereits wenige Monate nach dem Start im Oktober 2010 positive Effekte. Die Digitalisierung des Einkaufes führte zu Transparenz. Auf Grund von Berichten und belastbaren, elektronischen Leistungsverzeichnissen wurden Ausschreibungen periodisch möglich. Strategische Ziele, wie den gemeinsamen Einkauf von Stadtverwaltung und einer Tochtergesellschaft konnten realisiert werden. Im Ergebnis führte der „Schweinfurter Weg“ zu Preisvorteilen. Der Aufwand im operativen Tagesgeschäft nimmt für den Einkauf seither nur wenige Minuten täglich in Anspruch.
Bis heute greifen über 60 autorisierte Besteller auf das Kaufhaus der Stadt Schweinfurt zu und bestellen aus ausgeschriebenen Rahmenverträgen. Alle für die Besteller erforderlichen Tools, wie Reklamation, Artikelanfrage, oder e-Abrechnung stehen zur Verfügung. Das eröffnet Möglichkeiten, weitere Sortimente zu entwickeln, oder vor- und nachgelagerte Themen des e-Einkaufes, wie zum Beispiel elektronische Abrechnungsverfahren im X-, oder ZUGFeRD-Format zu erschließen.
Darüber hinaus fühlt sich Stadt Schweinfurt dem Aspekt der Nachhaltigkeit verpflichtet. Seit 2013 ist man stolz darauf, „Fair Trade Town“ zu sein. Hierzu passen auch die positiven Effekte des e-Einkaufes. Schritt für Schritt möchte man für die nahe Zukunft den Anteil nachhaltiger Artikel am Gesamtsortiment ausbauen.
In der letzten Ausschreibung über Büroartikel war eine Quote von mindestens 30 % vom Gesamtumsatz an umweltfreundlichen Artikeln gefordert. Das Angebot des beauftragten Unternehmens liegt sogar bei 35 %.
Es sollen weitere Sortimente hinzukommen. Möglichkeiten könnten sich bei der Integration weiterer Sortimente im Bereich der C-Artikel, beispielsweise Werkstattartikel oder Arbeitsschutzkleidung ergeben.
Weiteres Potential eröffnet sich aus Sicht der Stadt Schweinfurt auch aus einer kommunalen Einkaufsgemeinschaft. Erfolgreiche und bewährte Lösungen gibt es seit Jahren. Im Kundenkreis des Einkaufsdienstleisters der Stadt Schweinfurt (TEK-SERVICE AG) finden sich Ansprechpartner für einen kommunalen Erfahrungsaustausch. Jetzt bereits ist erkennbar, dass sich alle Lösungen durch hohe Übertragbarkeit auszeichnen.
Mit den langjährigen eigenen Erfahrungen der Stadt Schweinfurt und einem Jahresumsatz von ca. € 140 Tsd. ist aus strategischer Sicht sicher noch eine Menge Luft nach oben. Man darf also auf die weitere Entwicklung gespannt sein.
