Die Flüchtlingsströme des vergangenen Sommers stellten die öffentliche Verwaltung vor Herausforderungen bisher unbekannten Ausmaßes. Die notwendigsten Dinge mussten oft kurzerhand von den unterschiedlichen Akteuren, die meist keine besonderen Qualifikationen für die öffentliche Beschaffung aufzuweisen hatten, organisiert werden. Dies veranlasste die TEK Service AG, einen lieferantenunabhängigen Anbieter einer webbasierenden Einkaufslösung für öffentliche Verwaltungseinrichtungen, im September 2015 dazu, spezifische Bedarfe für Flüchtlingsunterkünfte zu entwickeln und zu katalogisieren. Bereits Anfang November konnten in Zusammenarbeit mit einigen Kunden des Dienstleisters erste Kernsortimente zur Verfügung gestellt werden. Die kommunale Einkaufsgemeinschaft für Nordrhein-Westfalen, KoPart eG, die bereits seit Ende 2014 den elektronischen Katalogeinkauf von TEK zur Beschaffung von C-Artikeln nutzt, hat diese Sortimente aufgegriffen, im Kreise seiner Mitglieder abgestimmt, ausgeschrieben und seit Frühjahr 2016 freigeschaltet. Den Kommunen verhilft die schnelle Anpassung des Angebots der Einkaufsgemeinschaft zu mehr Struktur und einer verbesserten Effizienz im Umgang mit der Unterbringung und Versorgung der Flüchtlinge.
„Zu Beginn fehlte es an allem: angefangen beim Mobiliar ‒ wie Betten, Tische, Stühle und Schränke ‒ über einen Bodenschutz, um diese beispielsweise in Turnhallen aufstellen zu können ohne den Boden zu beschädigen, bis hin zu Hausrat – einschließlich Geschirr Besteck, Töpfen, Handtüchern, Bettwäsche, Sanitäts- und Hygieneprodukten sowie Weißer Ware“, erläutert die Vorsitzende des Aufsichtsrats der TEK, Monika Schmidt, die Ausgangssituation in vielen Kommunen. Da sich die Verfahrensabläufe und Prozesse innerhalb der TEK durch einen hohen Grad an Digitalisierung und Standardisierung auszeichnen, gelang die Entwicklung der ersten elektronischen Kataloge für Flüchtlingsbedarf innerhalb von nur zwei Monaten. Seither wachsen sie im operativen Tagesgeschäft mit jeder weiteren Artikelanfrage.
Beschaffung im politisch-medialen Spannungsfeld
Die zu entwickelnden Sortimente wiesen dabei eine Reihe funktionaler, aber auch qualitativer Besonderheiten auf beziehungsweise wichen zum Teil komplett von den üblichen Artikeln ab, die sonst für die öffentliche Verwaltung beschafft wurden. So kannte TEK sich zwar mit Büromöbeln aus, nicht jedoch mit Feld- oder Metallstockbetten, die für die Unterkünfte benötigt wurden. Andere Artikel waren hingegen bekannt, mussten jedoch in Sets zusammengefasst und verpackungstechnisch als solche vom Lieferanten abgegeben werden, wie zum Beispiel Hygieneartikel oder Babywindeln.
Eine nicht zu vernachlässigende Rolle spielte auch das politisch und medial aufgeladene Spannungsfeld, in dem die Beschaffung für Flüchtlinge erfolgt, erläutert André Siedenberg, der Projektverantwortliche bei KoPart, der interkommunalen Einkaufsgenossenschaft des Städte- und Gemeindebundes NRW: „Die Waren müssen innerhalb kürzester Zeit zu beschaffen sein, eine menschenwürdige Ausstattung darstellen, gleichzeitig langlebig und günstig sein, das heißt nicht über den sonstigen Standards für Bedürftige, etwa für Obdachlose, liegen, da sonst Akzeptanzprobleme drohen.“ Neben diesen Aspekten waren natürlich die üblichen vergaberechtlichen Bestimmungen sowie zahlreiche produktspezifische Vorgaben, wie beispielsweise Siegel und Zertifikate für Möbel, einzuhalten. All diese Anforderungen werden über die Online-Bestellplattform von TEK bereits bei der Ausschreibung durch KoPart abgewickelt.
Die Einkaufsgemeinschaft für NRW bündelt dafür die Bedarfe der beteiligten Mitglieder, um günstige Konditionen aushandeln zu können, und führt elektronisch die periodische Ausschreibung und Vergabe durch. Dabei können auch Präferenzen in Hinblick auf regionale oder lokale Anbieter berücksichtigt werden. So ist KoPart in der Lage, Verwaltungen bezirks- oder kreisweise zu gruppieren und mit einem regionalen Lieferanten mit spezifischem Sortiment zu verknüpfen. „Die geschlossenen Rahmenverträge werden je nach Bedarf über die webbasierte Lösung von TEK Service bereitgestellt und direkt vom autorisierten Besteller einer Verwaltung abgerufen“, so Schmidt. Bestehende Beschaffungs- beziehungsweise Genehmigungsstrukturen können dabei weitestgehend in das System integriert werden. Artikelanfragen und Reklamationen werden individuell entgegengenommen und bearbeitet. Zahlreiche Zusatzfunktionen und Steuerungsmöglichkeiten sowie ein aussagekräftiges Berichtswesen geben darüber hinaus die Möglichkeit, verwaltungsinterne Prozesse und Abläufe zu optimieren.
Bedarfsgerechte Kataloge erlauben systematisches Agieren
Für die Zuständigen bei der Kommune ist der Vorgang denkbar einfach, zumal die Bedienung sehr intuitiv ist: Wie bei anderen Bestellplattformen auch, legt der Benutzer die gewünschten Artikel in einen digitalen Warenkorb. Der Auftrag wird an den jeweiligen Lieferanten weitergeleitet, der die Bestellung vollständig automatisiert verarbeitet und schließlich die Waren versendet. Dadurch dass die Kataloge bereits rechtssicher und bedarfsgerecht zusammengestellt sind, gewinnen die Mitarbeiter der Kommunen Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben zurück und die Kommunen werden finanziell und personell entlastet.
Darüber hinaus lässt sich durch die Digitalisierung nachvollziehen, wer wann was geordert hat. Somit können Kommunen systematisch agieren statt nur adhoc zu reagieren. „Gerade, wenn die Besteller keine ausgebildeten Einkäufer sind, sondern Bürokräfte oder Hausmeister, die mit dem Einholen mehrerer Angebote und der korrekten Abgabe von Verpflichtungserklärungen überfordert wären, sind die Vorteile offensichtlich. Auch die Tatsache, dass ständig neue rechtliche Anforderungen an die Ausschreibungen hinzukommen, spricht für eine digitalisierte Beschaffung“, ist Siedenberg überzeugt.
Mehr Informationen unter www.tek-service.de und www.kopart.de
Die interkommunale Einkaufsgenossenschaft des Städte- und Gemeindebundes NRW KoPart eG wurde 2012 in Düsseldorf gegründet. „KoPart“ steht für „Kommunal & Partnerschaftlich“ und beschreibt die Grundintention der Genossenschaft, die sich der Förderung der wirtschaftlichen Interessen ihrer Mitglieder durch Verbesserung der kommunalen Bedarfsdeckung verschrieben hat. Dies geschieht insbesondere durch Sammelausschreibungen zur Beschaffung von Massengütern zu günstigeren Preisen, aber auch durch die Beschaffung von Einzelgütern oder Dienstleistungen durch Individualausschreibungen. Zu den Dienstleistungen gehören weiterhin die Online-Bestellung für den Direktkauf von Kleinmengen im Bereich Büroartikel, Kindertagesstättenbedarf, Stadtmöbel etc. sowie Bestellungen über ein elektronisches Katalogsystem. Der Genossenschaft beitreten können Kommunen und kommunale Unternehmen, insbesondere die Mitglieder des Städte- und Gemeindebundes NRW und deren Einrichtungen.
„Zu Beginn fehlte es an allem: angefangen beim Mobiliar ‒ wie Betten, Tische, Stühle und Schränke ‒ über einen Bodenschutz, um diese beispielsweise in Turnhallen aufstellen zu können ohne den Boden zu beschädigen, bis hin zu Hausrat – einschließlich Geschirr Besteck, Töpfen, Handtüchern, Bettwäsche, Sanitäts- und Hygieneprodukten sowie Weißer Ware“, erläutert die Vorsitzende des Aufsichtsrats der TEK, Monika Schmidt, die Ausgangssituation in vielen Kommunen. Da sich die Verfahrensabläufe und Prozesse innerhalb der TEK durch einen hohen Grad an Digitalisierung und Standardisierung auszeichnen, gelang die Entwicklung der ersten elektronischen Kataloge für Flüchtlingsbedarf innerhalb von nur zwei Monaten. Seither wachsen sie im operativen Tagesgeschäft mit jeder weiteren Artikelanfrage.
Beschaffung im politisch-medialen Spannungsfeld
Die zu entwickelnden Sortimente wiesen dabei eine Reihe funktionaler, aber auch qualitativer Besonderheiten auf beziehungsweise wichen zum Teil komplett von den üblichen Artikeln ab, die sonst für die öffentliche Verwaltung beschafft wurden. So kannte TEK sich zwar mit Büromöbeln aus, nicht jedoch mit Feld- oder Metallstockbetten, die für die Unterkünfte benötigt wurden. Andere Artikel waren hingegen bekannt, mussten jedoch in Sets zusammengefasst und verpackungstechnisch als solche vom Lieferanten abgegeben werden, wie zum Beispiel Hygieneartikel oder Babywindeln.
Eine nicht zu vernachlässigende Rolle spielte auch das politisch und medial aufgeladene Spannungsfeld, in dem die Beschaffung für Flüchtlinge erfolgt, erläutert André Siedenberg, der Projektverantwortliche bei KoPart, der interkommunalen Einkaufsgenossenschaft des Städte- und Gemeindebundes NRW: „Die Waren müssen innerhalb kürzester Zeit zu beschaffen sein, eine menschenwürdige Ausstattung darstellen, gleichzeitig langlebig und günstig sein, das heißt nicht über den sonstigen Standards für Bedürftige, etwa für Obdachlose, liegen, da sonst Akzeptanzprobleme drohen.“ Neben diesen Aspekten waren natürlich die üblichen vergaberechtlichen Bestimmungen sowie zahlreiche produktspezifische Vorgaben, wie beispielsweise Siegel und Zertifikate für Möbel, einzuhalten. All diese Anforderungen werden über die Online-Bestellplattform von TEK bereits bei der Ausschreibung durch KoPart abgewickelt.
Die Einkaufsgemeinschaft für NRW bündelt dafür die Bedarfe der beteiligten Mitglieder, um günstige Konditionen aushandeln zu können, und führt elektronisch die periodische Ausschreibung und Vergabe durch. Dabei können auch Präferenzen in Hinblick auf regionale oder lokale Anbieter berücksichtigt werden. So ist KoPart in der Lage, Verwaltungen bezirks- oder kreisweise zu gruppieren und mit einem regionalen Lieferanten mit spezifischem Sortiment zu verknüpfen. „Die geschlossenen Rahmenverträge werden je nach Bedarf über die webbasierte Lösung von TEK Service bereitgestellt und direkt vom autorisierten Besteller einer Verwaltung abgerufen“, so Schmidt. Bestehende Beschaffungs- beziehungsweise Genehmigungsstrukturen können dabei weitestgehend in das System integriert werden. Artikelanfragen und Reklamationen werden individuell entgegengenommen und bearbeitet. Zahlreiche Zusatzfunktionen und Steuerungsmöglichkeiten sowie ein aussagekräftiges Berichtswesen geben darüber hinaus die Möglichkeit, verwaltungsinterne Prozesse und Abläufe zu optimieren.
Bedarfsgerechte Kataloge erlauben systematisches Agieren
Für die Zuständigen bei der Kommune ist der Vorgang denkbar einfach, zumal die Bedienung sehr intuitiv ist: Wie bei anderen Bestellplattformen auch, legt der Benutzer die gewünschten Artikel in einen digitalen Warenkorb. Der Auftrag wird an den jeweiligen Lieferanten weitergeleitet, der die Bestellung vollständig automatisiert verarbeitet und schließlich die Waren versendet. Dadurch dass die Kataloge bereits rechtssicher und bedarfsgerecht zusammengestellt sind, gewinnen die Mitarbeiter der Kommunen Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben zurück und die Kommunen werden finanziell und personell entlastet.
Darüber hinaus lässt sich durch die Digitalisierung nachvollziehen, wer wann was geordert hat. Somit können Kommunen systematisch agieren statt nur adhoc zu reagieren. „Gerade, wenn die Besteller keine ausgebildeten Einkäufer sind, sondern Bürokräfte oder Hausmeister, die mit dem Einholen mehrerer Angebote und der korrekten Abgabe von Verpflichtungserklärungen überfordert wären, sind die Vorteile offensichtlich. Auch die Tatsache, dass ständig neue rechtliche Anforderungen an die Ausschreibungen hinzukommen, spricht für eine digitalisierte Beschaffung“, ist Siedenberg überzeugt.
Mehr Informationen unter www.tek-service.de und www.kopart.de
Die interkommunale Einkaufsgenossenschaft des Städte- und Gemeindebundes NRW KoPart eG wurde 2012 in Düsseldorf gegründet. „KoPart“ steht für „Kommunal & Partnerschaftlich“ und beschreibt die Grundintention der Genossenschaft, die sich der Förderung der wirtschaftlichen Interessen ihrer Mitglieder durch Verbesserung der kommunalen Bedarfsdeckung verschrieben hat. Dies geschieht insbesondere durch Sammelausschreibungen zur Beschaffung von Massengütern zu günstigeren Preisen, aber auch durch die Beschaffung von Einzelgütern oder Dienstleistungen durch Individualausschreibungen. Zu den Dienstleistungen gehören weiterhin die Online-Bestellung für den Direktkauf von Kleinmengen im Bereich Büroartikel, Kindertagesstättenbedarf, Stadtmöbel etc. sowie Bestellungen über ein elektronisches Katalogsystem. Der Genossenschaft beitreten können Kommunen und kommunale Unternehmen, insbesondere die Mitglieder des Städte- und Gemeindebundes NRW und deren Einrichtungen.
