Die Digitalisierung und die Künstliche Intelligenz bieten mittelständischen Unternehmen immer mehr Möglichkeiten, Prozesse und Abläufe zu automatisieren. Die Automatisierung ist ein zentrales Element, um Unternehmen effizient und somit zukunftsfähig zu organisieren.
Durch Automatisierung werden Aufgaben von den Mitarbeitenden auf Maschinen oder Systeme übertragen. Diese führen zur Erreichung der Aufgabenziele automatisiert Prozesse aus, ohne dass Mitarbeitende eingreifen müssen.
Die Vorteile der Automatisierung liegen auf der Hand: Deutliche Effizienzgewinne, weitgehende Fehlerfreiheit, die Einhaltung der regulatorischen Compliance sowie die Skalierungsmöglichkeiten sind adäquate Antworten auf den stetig steigenden Wettbewerbsdruck und auf den Fachkräftemangel. Die Umsetzung von Automatisierungsschritten in mittelständischen Unternehmen erfolgt in der Administration, in der Fertigung und Produktion sowie in der Logistik, da sich hier vielfältige Möglichkeiten bieten, die gewünschten Zielsetzungen zu erreichen.
Herausforderungen bei der Automatisierung
Die Erreichung der potenziellen Resultate bringt einige Herausforderungen in der Umsetzung mit sich. Die optimale Automatisierung von Prozessen macht die Berücksichtigung aller relevanten Bearbeitungsschritte und somit den Einbezug der enthaltenen Komplexität erforderlich. Deshalb ist ein aktives Management der Geschäftsprozesse mit der Automatisierung dieser Prozesse verbunden, um sie klug zu gestalten. Die Spannbreite kann groß sein. Es wird Prozesse geben, die ohne Änderung automatisiert werden können, während andere Prozesse erstmals entwickelt und wieder andere Prozesse einem Re-Design unterzogen werden müssen.
In den Prozessen werden zwei Kernelemente verankert. Das erste Kernelement enthält das Wissen des Unternehmens und seiner Mitarbeitenden, wie die einzelnen Arbeitsschritte ausgeführt werden müssen. Das zweite Kernelement ergänzt das Wissen über die Ausführung um die regulatorischen Anforderungen sowie um die Bestimmung der Compliance im Unternehmen. In der Kombination sind die Prozessbeschreibung und die Automatisierungsdokumentation zentraler Bestandteil des Wissensmanagements des Unternehmens. Automatisierungs- und Digitalisierungsschritte werden idealerweise mit dem Wissensmanagement eines Unternehmens verzahnt.
Der Unternehmensbereich sowie Art und Umfang der Automatisierung bestimmen auch die Methoden, Maschinen und Systeme. In bestimmten Unternehmensbereichen kann eine Software-Anwendung für einen automatisierten Prozess sorgen, während in der Produktion umfangreiche Automatisierungstechnik mit Hard- und Software, aber auch Maschinen zum Einsatz kommt. Ähnliches gilt für die Logistik.
Um einzelne Automatisierungsschritte oder Automatisierungsprojekte zum Erfolg zu bringen, benötigt es eine klare Zieldefinition, die in eine Projektkalkulation übergeleitet wird. Die Kosten der Entwicklung und der Implementierung einzelner Projektschritte sind höchst unterschiedlich. Am Ende sollten die Maßnahmen einen positiven wirtschaftlichen Effekt für das Unternehmen bringen, dessen Bewertung individuell erfolgen sollte.
Beispiele für Automatisierung in mittelständischen Unternehmen
Die Automatisierung zur Durchführung von Prozessen hat eine breites Einsatzgebiet:
In unserer Beratungspraxis haben sich die folgenden Punkte bei der Umsetzung von Automatisierungsschritten und Automatisierungsprojekten bewährt:
Durch Automatisierung werden Aufgaben von den Mitarbeitenden auf Maschinen oder Systeme übertragen. Diese führen zur Erreichung der Aufgabenziele automatisiert Prozesse aus, ohne dass Mitarbeitende eingreifen müssen.
Die Vorteile der Automatisierung liegen auf der Hand: Deutliche Effizienzgewinne, weitgehende Fehlerfreiheit, die Einhaltung der regulatorischen Compliance sowie die Skalierungsmöglichkeiten sind adäquate Antworten auf den stetig steigenden Wettbewerbsdruck und auf den Fachkräftemangel. Die Umsetzung von Automatisierungsschritten in mittelständischen Unternehmen erfolgt in der Administration, in der Fertigung und Produktion sowie in der Logistik, da sich hier vielfältige Möglichkeiten bieten, die gewünschten Zielsetzungen zu erreichen.
Herausforderungen bei der Automatisierung
Die Erreichung der potenziellen Resultate bringt einige Herausforderungen in der Umsetzung mit sich. Die optimale Automatisierung von Prozessen macht die Berücksichtigung aller relevanten Bearbeitungsschritte und somit den Einbezug der enthaltenen Komplexität erforderlich. Deshalb ist ein aktives Management der Geschäftsprozesse mit der Automatisierung dieser Prozesse verbunden, um sie klug zu gestalten. Die Spannbreite kann groß sein. Es wird Prozesse geben, die ohne Änderung automatisiert werden können, während andere Prozesse erstmals entwickelt und wieder andere Prozesse einem Re-Design unterzogen werden müssen.
In den Prozessen werden zwei Kernelemente verankert. Das erste Kernelement enthält das Wissen des Unternehmens und seiner Mitarbeitenden, wie die einzelnen Arbeitsschritte ausgeführt werden müssen. Das zweite Kernelement ergänzt das Wissen über die Ausführung um die regulatorischen Anforderungen sowie um die Bestimmung der Compliance im Unternehmen. In der Kombination sind die Prozessbeschreibung und die Automatisierungsdokumentation zentraler Bestandteil des Wissensmanagements des Unternehmens. Automatisierungs- und Digitalisierungsschritte werden idealerweise mit dem Wissensmanagement eines Unternehmens verzahnt.
Der Unternehmensbereich sowie Art und Umfang der Automatisierung bestimmen auch die Methoden, Maschinen und Systeme. In bestimmten Unternehmensbereichen kann eine Software-Anwendung für einen automatisierten Prozess sorgen, während in der Produktion umfangreiche Automatisierungstechnik mit Hard- und Software, aber auch Maschinen zum Einsatz kommt. Ähnliches gilt für die Logistik.
Um einzelne Automatisierungsschritte oder Automatisierungsprojekte zum Erfolg zu bringen, benötigt es eine klare Zieldefinition, die in eine Projektkalkulation übergeleitet wird. Die Kosten der Entwicklung und der Implementierung einzelner Projektschritte sind höchst unterschiedlich. Am Ende sollten die Maßnahmen einen positiven wirtschaftlichen Effekt für das Unternehmen bringen, dessen Bewertung individuell erfolgen sollte.
Beispiele für Automatisierung in mittelständischen Unternehmen
Die Automatisierung zur Durchführung von Prozessen hat eine breites Einsatzgebiet:
- Logistik: Hier stehen Sortieren, Verteilen und Kommissionieren im Zentrum der Überlegungen. Durch automatisierte Transport- und Lagersysteme können Warenannahme, Lagerung und Lieferung effizient gestaltet werden.
- Rechnungswesen: Die automatisierte Belegerkennung durch OCR führt zu einer automatisierten Belegverarbeitung inklusive der Zuordnung zu Geschäftsvorfällen aus Vorsystemen, z.B. einem ERP-System.
- Administration: Ein Dokumentenmanagementsystem digitalisiert Dokumente des Unternehmens für die nachfolgende Bearbeitung, Prüfung und Freigabe durch ein Workflowmanagement. Ausgehende Dokumente werden in einem Vorsystem – z.B. einem ERP-System – erstellt und dann automatisiert an den Empfänger versandt und im Dokumentenmanagementsystem archiviert.
In unserer Beratungspraxis haben sich die folgenden Punkte bei der Umsetzung von Automatisierungsschritten und Automatisierungsprojekten bewährt:
- Die Beantwortung der Frage, wo es im Unternehmen manuelle Arbeitsleistungen gibt und wie häufig diese auftreten, bildet eine gute Grundlage zur Beurteilung, welche Schritte automatisiert werden sollten. Sich häufig wiederholende Arbeitsschritte, sind zumeist wirkungsvoll zu automatisieren.
- Eine Übersicht über die IT-Systeme ist hilfreich. Hier interessieren die Informationen, die in den einzelnen Systemen vorhanden sind und ggf. in den Folgesystemen benötigt werden. Werden diese bereits digital und automatisiert zur Verfügung gestellt oder sind hier manuelle Eingriffe erforderlich? Die Datenverfügbarkeit ist Grundlage der Automatisierung.
- Die Entwicklung von klaren Zielbildern ist die Grundlage für die erfolgreiche Automatisierung. Das Zielbild enthält nicht nur die Zielsetzung der Automatisierungsmaßnahme, sondern es zeigt auch die relevanten Faktoren und die Umgebung auf, in die eine Automatisierung eingebettet werden soll. Zudem identifizieren sie auch alle relevanten Stakeholder, die in diesen Veränderungsschritt der Automatisierung eingebunden werden sollen.
- Klarheit in den Prozessen und Abläufen ist der Schlüsselfaktor schlechthin. Kann ein bestehender Prozess automatisiert werden oder ist dieser zu überarbeiten? Nur klare Abläufe bewirken, dass das Wissen der Mitarbeitenden in den Prozess integriert und Regelkonformität gewährleistet werden kann.
- Ein aktives Projektmanagement mit definierten Ressourcen sichert die erfolgreiche Implementierung von Automatisierungsmaßnahmen.
