Eine homogene und auf das Unternehmen abgestimmte IT-Landschaft: ERP-Systeme im Mittelstand

Planen, steuern, überwachen – ERP-Systeme werden im Zuge der Digitalisierung in mittelständischen Unternehmen immer wichtiger. ERP-Lösungen sind das Herzstück der digitalen Transformation im Unternehmen und wirken sich auf alle Geschäftsprozesse aus. Gleichzeitig stellen ERP-Transformationsprojekte Unternehmen vor zahlreiche Herausforderungen.

ERP – was heißt das überhaupt? Hinter dem Akronym steckt „Enterprise Resource Planning“, was mit „betriebliche Ressourcenplanung“ übersetzt werden kann. ERP steht für eine Software, die in Unternehmen eingesetzt wird, um alle relevanten Geschäftsprozesse im Unternehmen von A bis Z zu digitalisieren und damit die die Vielzahl der geschäftlichen Transaktionen zu verwalten und zu steuern. Sei es in der Logistik, im Vertrieb oder im Einkauf. Hier ist die richtige Vorauswahl, der professionelle System-Check und die korrekte Konfiguration entscheidend für den Erfolg und die Rentabilität der ERP-Systeme.

ERP ist nicht gleich ERP

Was sie können, was sie kosten: Bei den ERP-Systemen gibt es große Unterschiede. ERP-Systeme bestehen aus verschiedenen Modulen, die, wenn sie korrekt konfiguriert werden, auf alle wichtigen unternehmens- und branchenspezifischen Anforderungen zugeschnitten sind. Wie bei allen Tools gilt hier: Der Markt ist groß und die richtige Wahl ist von zentraler Bedeutung. Denn, was bringt das ERP-System, wenn im Unternehmen beispielsweise nur 20 Prozent davon genutzt werden? Das System soll das ganze Spektrum abdecken, was das Unternehmen braucht, aber auch nicht „mächtiger“ sein, als notwendig, um unnötige hohe Kosten zu vermeiden. Zudem sollte das gewählte Paket auch vollumfänglich genutzt werden und sich nahtlos in die internen Prozesse und Strukturen einfügen. Darum analysiert THE MAK`ED TEAM zum Auftakt beim ERP-System-Check gründlich die Ausgangssituation und die Rahmenbedingungen. Um eine ganzheitliche Infrastruktur und eine homogene IT-Landschaft herzustellen, in der das ERP-System mit allen Nebensystemen reibungslos und effizient funktioniert, ist es wichtig, den Überblick zwischen den Systemen und Prozessen zu verschärfen. Welches System interagiert mit welchem Prozess? Wie kann das System am besten in welchen Prozess eingebracht werden? Welches System ist notwendig? Welches System ist ausreichend? Oder wie kriegt das Unternehmen die Systeme in den Einkauf?

Hier ist eine genaue Definition und ein gründliches Vorgehen das A und O, um den Anforderungskatalog maßgeschneidert und branchenspezifisch umzusetzen.

Einmal implementiert, bringen ERP-Systeme Unternehmen viele Vorteile:

• Prozessoptimierung: Ein ERP-System führt zu einer Prozessoptimierung. Verschiedene Funktionen werden integriert, viele Arbeitsabläufe werden automatisiert und dadurch effizienter. Das steigert die Produktivität und reduziert gleichzeitig Fehler.
• Ressourcenmanagement: Mit dem Einsatz eines ERP-Systems bekommt der Unternehmer größtmögliche Transparenz in den relevanten Geschäftsprozessen und Transaktionen - das erleichtert die Kontrolle und Steuerung. Die Ressourcen des Unternehmens wie Lagerbestände oder Mitarbeiter sind immer aktuell sichtbar, was die Verwaltung und Planung erheblich verbessert und erleichtert. Die Personaleinsatzplanung lässt sich optimieren, die Materialwirtschaft effizienter gestalten. Das spart am Ende spürbar Kosten und hilft, Engpässe frühzeitig zu sehen und gezielt gegenzusteuern.
• Transparenz: Ein ERP-System liefert Entscheidungsträgern im Unternehmen Echtzeitendaten aus allen Abteilungen. Diese Transparenz verschafft einen aktuellen und umfassenden Überblick und erleichtert es, die Geschäftsprozesse fokussiert zu planen, zu steuern und zu überwachen.
• Kundenzufriedenheit: Mit einem ERP-System lassen sich Aufträge effizienter abwickeln. Supply-Chain-Management, Kundenservice und Liefertermintreue werden verbessert. Lieferzeiten werden verkürzt und die Kunden schneller und besser bedient. Das steigert die Kundenzufriedenheit und intensiviert die Kundenbindung.
• Compliance: Durch die verbesserte Kontrollmöglichkeiten, eine aktive Einbindung in das IKS (Internes Kontrollsystem als Teil des Risikomanagements) und die umfassende Transparenz auf Basis von ERP-Systemen, wird im Unternehmen die Compliance insgesamt verbessert und Risiken werden minimiert.
• Skalierbarkeit: Unternehmen verändern sich, wachsen oder expandieren. ERP-Systeme sind skalierbar und können flexibel an diese Veränderungen angepasst werden. So können sie die neuen Anforderungen erfüllen und Unternehmen bei ihrem Wachstum unterstützen.

Im Umgang mit ERP-Systemen gibt es zahlreiche Herausforderungen. Sie reichen von der Integration des ERP-Systems in die bestehenden Prozesse über die Gesamtbetriebskosten bis hin zur Datenkonvertierung und -migration. Lange Implementierungsphasen können das Unternehmen viel Zeit und Geld kosten und sich auch negativ auf die Unternehmensentwicklung auswirken. Der Erfolg eines ERP-Transformationsprojekts steht und fällt mit der richtigen Auswahl und einer effizienten Umsetzung. Denn ERP-Systeme sind ohne Frage leistungsstark – immer dann, wenn sie richtig gewählt, konfiguriert und implementiert werden und den Anforderungskatalog des Unternehmens vollumfänglich erfüllen. Nicht nur heute, auch noch morgen.