Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und die Automatisierung von Prozessen sind in deutschen Unternehmen und in deren Personalabteilungen auf dem Vormarsch. Aktuell nutzen erst wenige Unternehmen KI im HR-Bereich, doch viele haben den Einsatz KI-basierter Instrumente geplant. Zur Nutzung von KI in HR-Abteilungen führte das Leibniz-Institut für Wirtschaftsforschung ifo im dritten Quartal 2023 eine Randstad-ifo- Personalleiterbefragung durch. Zwar zeigte das Ergebnis, dass zu diesem Zeitpunkt lediglich 5% der befragten Unternehmen KI im HR-Bereich nutzen, doch bei einem Viertel der Unternehmen ist der Einsatz geplant. KI-basierte Chatbots zählen hier zu den aufstrebenden Technologien. Als intelligente virtuelle Assistenten können diese textbasierten Dialogsysteme die Personalabteilungen erheblich entlasten, da sie zeitintensive Aufgaben der Personalarbeit, wie beispielsweise die Analyse und Auswahl eingehender Bewerbungen übernehmen. Chatbots werden in die jeweilige Plattform – wie etwa Microsoft Teams oder das Intranet – platziert. Sie sind in der Lage, Content zu generieren und zu kuratieren. In dieser Funktion können Chatbots standardisierte Kommunikationsprozesse des Unternehmens wie beispielsweise den schriftlichen Austausch mit Bewerbern übernehmen.
Chatbots in der Personalbeschaffung
So unterstützt beispielsweise ein Recruiting-Chatbot die Personalabteilung, indem er über offene Stellen informiert und Bewerber vorbewertet. KI-basierte Chatbots können Gespräche mit Bewerbern führen und nutzen maschinelles Lernen, um aus der Kommunikation mit den Nutzern die Antworten kontinuierlich weiterzuentwickeln. So ist ein Dialog möglich und der Chatbot kann den Bewerbungsprozess unterstützen. Bei sehr individuellen Fragen oder spezifischen Themen, kann der Chatbot an einen entsprechenden HR-Experten verweisen. Sprachbasierte Bots sind darüber hinaus in der Lage, automatisch die Sprache zu erkennen und in der entsprechenden Sprache zu kommunizieren.
Doch Chatbots führen nicht nur die Gespräche in den unterschiedlichen Sprachen; sie planen auch Vorstellungsgespräche, verfassen Stellenanzeigen oder geben Feedbacks – um ein paar Beispiele zu nennen. Sie übernehmen damit wichtige HR-Prozesse und entlasten HR-Mitarbeitende spürbar von administrativen Tätigkeiten und Routineaufgaben. Potenzielle Kandidaten erhalten Antworten in Echtzeit und schnelle Rückmeldungen, was das Bewerbererlebnis positiv beeinflusst und das Image des Unternehmens als attraktiven Arbeitgeber stärkt. Sind neue Mitarbeitende im Unternehmen, beantwortet ein Onboarding-Chatbot die Fragen.
Als intelligente Softwarelösungen sind Chatbots in der Lage, die Absicht des Nutzers zu erkennen und Fragen umgehend zu beantworten. Sie stehen den Nutzern 24/7 und in vielen verschiedenen Sprachen zur Verfügung. Ob Bewerbungs-, Self-Service- oder FAQ-Chatbot: Für spezifische Anwendungen und unterschiedliche Einsatzbereiche gibt es ganz verschiedene Chatbots. Sie beantworten zuverlässig alle Fragen und helfen durch den niederschwelligen 24/7-Zugang zu allen relevanten Informationen im Ökosystems des Unternehmens, Compliance-Richtlinien einzuhalten.
Auch bei individuellen Lern- und Karrierepfaden der Mitarbeitenden übernehmen sie zunehmend wichtige Aufgaben und stellen sicher, dass Mitarbeitende nur noch gezielt das lernen, was für ihre Stelle relevant ist. Entwicklungspfade lassen sich dank Chatbots transparenter gestalten und stärker individualisieren.
Mögliche Einsatzfelder von Chatbots im HR-Bereich:
Sind HR-Chatbots im eigenen Unternehmen sinnvoll?
Lohnt sich ein Chatbot für die eigene Personalabteilung? Um diese Frage beantworten zu können, ist es wichtig, die gesamten HR-Prozesse zu betrachen: Sind die Anfragen und Prozesse standardisierbar? Wie viele Anfragen werden täglich gestellt? Wie groß ist der bisherige Aufwand, d.h. wie lange brauchen wie viele Personen, um die Anfragen zu beantworten? Werden die Anfragen in unterschiedlichen Sprachen gestellt und wie stark erhöht das den Aufwand? Oder wie effizient lassen sich die Fragen per Chatbot beantworten im Vergleich zu einem HR-Mitarbeitenden?
Ist der Einsatz eines Chatbots für das Unternehmen sinnvoll, wird mit kleineren Use Cases im Unternehmen gestartet. Zur Identifizierung eines Use Cases dienen Leitfragen, die verschiedene Aspekte umfassen wie die Standardisierbarkeit von Anfragen und Prozessen, die Verantwortungsbereiche des Chatbot-Managements oder die Ziele der Chatbot-Einführung.
Trifft das HR-Management die passende Auswahl an KI-Instrumenten, die zu den spezifischen Anforderungen und den gesetzten Zielen des Unternehmens passen, gelingt es den Personalverantwortlichen, den Herausforderungen der Personalbeschaffung auch in Zukunft erfolgreich zu begegnen.
Quelle:
ChatGPT, Chatbots und mehr – wie wird Künstliche Intelligenz in den HR-Abteilungen von Unternehmen genutzt? (3. Quartal 2023) | Fakten | ifo Institut
Chatbots in der Personalbeschaffung
So unterstützt beispielsweise ein Recruiting-Chatbot die Personalabteilung, indem er über offene Stellen informiert und Bewerber vorbewertet. KI-basierte Chatbots können Gespräche mit Bewerbern führen und nutzen maschinelles Lernen, um aus der Kommunikation mit den Nutzern die Antworten kontinuierlich weiterzuentwickeln. So ist ein Dialog möglich und der Chatbot kann den Bewerbungsprozess unterstützen. Bei sehr individuellen Fragen oder spezifischen Themen, kann der Chatbot an einen entsprechenden HR-Experten verweisen. Sprachbasierte Bots sind darüber hinaus in der Lage, automatisch die Sprache zu erkennen und in der entsprechenden Sprache zu kommunizieren.
Doch Chatbots führen nicht nur die Gespräche in den unterschiedlichen Sprachen; sie planen auch Vorstellungsgespräche, verfassen Stellenanzeigen oder geben Feedbacks – um ein paar Beispiele zu nennen. Sie übernehmen damit wichtige HR-Prozesse und entlasten HR-Mitarbeitende spürbar von administrativen Tätigkeiten und Routineaufgaben. Potenzielle Kandidaten erhalten Antworten in Echtzeit und schnelle Rückmeldungen, was das Bewerbererlebnis positiv beeinflusst und das Image des Unternehmens als attraktiven Arbeitgeber stärkt. Sind neue Mitarbeitende im Unternehmen, beantwortet ein Onboarding-Chatbot die Fragen.
Als intelligente Softwarelösungen sind Chatbots in der Lage, die Absicht des Nutzers zu erkennen und Fragen umgehend zu beantworten. Sie stehen den Nutzern 24/7 und in vielen verschiedenen Sprachen zur Verfügung. Ob Bewerbungs-, Self-Service- oder FAQ-Chatbot: Für spezifische Anwendungen und unterschiedliche Einsatzbereiche gibt es ganz verschiedene Chatbots. Sie beantworten zuverlässig alle Fragen und helfen durch den niederschwelligen 24/7-Zugang zu allen relevanten Informationen im Ökosystems des Unternehmens, Compliance-Richtlinien einzuhalten.
Auch bei individuellen Lern- und Karrierepfaden der Mitarbeitenden übernehmen sie zunehmend wichtige Aufgaben und stellen sicher, dass Mitarbeitende nur noch gezielt das lernen, was für ihre Stelle relevant ist. Entwicklungspfade lassen sich dank Chatbots transparenter gestalten und stärker individualisieren.
Mögliche Einsatzfelder von Chatbots im HR-Bereich:
- Recruiting & Onboarding: Chatbots können im gesamten Bewerbungsprozess effizient unterstützen – sei es bei der Auswahl geeigneter Bewerbungen, bei der Terminvergabe für Vorstellungsgespräche oder beim Beantworten der Fragen in der Onboarding-Zeit.
- HR-Services: Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnungen, Krankmeldungen – alle Mitarbeitende können sich jederzeit mit Fragen zu Abläufen und Prozessen im Unternehmen an den Chatbot wenden und umgehend Antworten erhalten.
- Entwicklungspfade: Chatbots können ein individuelles Weiterbildungsmanagement übernehmen, beispielsweise indem passende Seminarangebote vorgeschlagen werden oder der Chatbot selbst als Lernassistent fungiert. Auch bei der Erreichung von Karrierezielen kann der Chatbot eine aktive Rolle einnehmen, indem er mögliche Karrierepfade im Unternehmen aufzeigt oder passende Stellenanzeigen im Unternehmen vorschlägt. Das hilft, Potenziale gezielt auszuschöpfen, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen und die Mitarbeiterbindung im Betrieb zu stärken.
Sind HR-Chatbots im eigenen Unternehmen sinnvoll?
Lohnt sich ein Chatbot für die eigene Personalabteilung? Um diese Frage beantworten zu können, ist es wichtig, die gesamten HR-Prozesse zu betrachen: Sind die Anfragen und Prozesse standardisierbar? Wie viele Anfragen werden täglich gestellt? Wie groß ist der bisherige Aufwand, d.h. wie lange brauchen wie viele Personen, um die Anfragen zu beantworten? Werden die Anfragen in unterschiedlichen Sprachen gestellt und wie stark erhöht das den Aufwand? Oder wie effizient lassen sich die Fragen per Chatbot beantworten im Vergleich zu einem HR-Mitarbeitenden?
Ist der Einsatz eines Chatbots für das Unternehmen sinnvoll, wird mit kleineren Use Cases im Unternehmen gestartet. Zur Identifizierung eines Use Cases dienen Leitfragen, die verschiedene Aspekte umfassen wie die Standardisierbarkeit von Anfragen und Prozessen, die Verantwortungsbereiche des Chatbot-Managements oder die Ziele der Chatbot-Einführung.
Trifft das HR-Management die passende Auswahl an KI-Instrumenten, die zu den spezifischen Anforderungen und den gesetzten Zielen des Unternehmens passen, gelingt es den Personalverantwortlichen, den Herausforderungen der Personalbeschaffung auch in Zukunft erfolgreich zu begegnen.
Quelle:
ChatGPT, Chatbots und mehr – wie wird Künstliche Intelligenz in den HR-Abteilungen von Unternehmen genutzt? (3. Quartal 2023) | Fakten | ifo Institut
