Was CIOs jetzt in der Krise tun sollten

Die Bedeutung von Wissen in modernen Unternehmen und Organisationen nimmt explosionsartig zu. Wissen ist zum vierten Produktionsfaktor mutiert und für die Gesamtwertschöpfung vieler Unternehmen erfolgsentscheidend. An dokumentiertes Wissen heranzukommen, es für eine schnelle und richtige Abwicklung geschäftlicher Aufgaben wirksam einzusetzen, ist jedoch trotz vieler Digitalisierungsbemühungen nach wie vor ein äußerst mühsames Unterfangen. Gerade vor dem Hintergrund einer Krise mit steigender Bedeutung insbesondere eines mobilen Wissenszugangs ist es an der Zeit, den Quell unternehmerischen Knowhows, der in Bergen von Dokumenten verborgen ist – aufgabengerecht zu erschließen. Mit einer entsprechenden IT-Strategie können CIOs zwei Ziele mit einer Maßnahme erreichen, nämlich erhebliche Kosteneinsparungen sowie eine Beschleunigung wissensbasierter Prozesse.

Die Abarbeitung geschäftlicher Aufgaben erfordert heute in Unternehmen meist mehr oder weniger umfangreiche Recherchen. Das benötigte Wissen ist dabei typischer Weise nicht in einem einzigen - sondern weit verstreut in mehreren Dokumenten auf zahllosen Seiten zu finden. Es wird in einer rasant wachsenden Flut von Dokumenten in- und externer Herkunft vorgehalten und fortgeschrieben, wobei die Dokumente immer auch noch in unterschiedlichen Formaten in voneinander getrennten Trägersystemen verwaltet werden. Obwohl für viele Menschen im Unternehmen die Wissenssuche - ob es nun um Normen, Import Export Richtlinien, Sicherheitsbestimmungen, Guidelines, Produkthandbücher, Supportanfragen, Anleitungen oder was immer geht -  fester Bestandteil der täglichen Arbeit ist , gestalten sich das Suchen und Zusammenstellen benötigter Informationen trotz aller Digitalisierungsmaßnahmen und fortschrittlicher IT-Systeme immer noch äußerst zeit- und arbeitsaufwendig:

1. Anwender müssen in mehreren Systemen („Silos“) suchen.
2. Die dort gespeicherten Dokumente liegen in unterschiedlichen Formaten vor.
3. Als Ergebnis einer Suche erhält man mit allen Systemen dieser Welt immer nur lange Listen mit gefundenen Dokumenten. Diese Dokumente – im Einzelfall hunderte oder tausende Seiten umfassend - muss man jeweils in der passenden Anwendung öffnen und dann mühsam weiter nach relevanten Inhalten durchforsten. Wer nach Wissen sucht, sucht aber keine Dokumente – sondern Antworten auf seine Fragen.
4. Mobil – wie es heute und gerade jetzt (im Homeoffice oder unterwegs) immer wichtiger wird, ist dieses so bereitgestellte Wissen schon gar nicht. Das Laden unzähliger kompletter Dokumente aus den Ergebnislisten überfordert oft die vorhandenen Leitungskapazitäten. Und selbst dann ist die Handhabung von originären Dokumenten etwa auf Smartphones äußerst umständlich und unpraktikabel. Was innerhalb eines Unternehmens schon nicht gut funktioniert, wird in einer Krise, in der man verstärkt mobilen Zugang zu Wissen benötigt, zum kompletten Show Stopper.

Was ist also zur Bewältigung dieser so umrissenen Probleme nötig, was ist für eine nahtlose und wirksame Erschließung des im Unternehmen vorhandenen, dokumentierten Wissens erforderlich? Die Anforderungen an eine nachhaltige Lösung sind:

1. Single Point of Truth: Damit ist die Aufbereitung dokumentierten Wissen auf eine Art gemeint, die den Zugang über ein zentrales Portal auf einfache Art und Weise ermöglicht. Wissen muss für alle Endgeräte optimiert so verfügbar werden, dass ein Standard Browser für den Zugriff ausreicht, so einfach anwendbar wie ein „großer Kindle“, mit dem ich wie in einer digitalen Bibliothek alle wichtigen Inhalte sofort konsumierbar zur Verfügung habe. Keine Silos, kein Starten von Anwendungen, kein Wechsel von Userinterfaces und Anwendungslogiken.
2. Mobiles Wissen: Intelligenter Wissenszugang muss mobil möglich sein, Inhalte müssen so bereitgestellt werden, dass sie auch per Smarthone komfortabel und bei geringer Bandbreite gut konsumierbar sind. Im besten Falle sollten Inhalte sogar offline verfügbar sein.
3. Es ist Zeit für Antworten: Der wichtigste Punkt bei alledem ist, dass Suchanfragen im Zeitalter der Künstlichen Intelligenz nicht mehr mit stupiden Dokumenttrefferlisten beantwortet werden dürfen. Es ist Zeit für Antworten! Heute ist es mit modernster KI-Technik möglich, Recherchen mit einer kompletten Zusammenstellung aller wichtigen und relevanten Informationen zu beantworten. Moderne Systeme liefern zu jeder Recherche komplette sofort nutzbare und tief verlinkte Exzerpte mit allen Informationen aus beliebig vielen Dokumenten, die zur Erledigung etwa einer Aufgabe benötigt werden.
4. Wissensbewahrung: Und noch ein Punkt bedarf der Aufmerksamkeit, weil derzeit gerade die Baby Boomer Generation dabei ist, aus unseren Unternehmen auszuscheiden. Mit Software kann man in Köpfen vorhandenes Wissen nur erschließen, wenn es in irgendeiner Form dokumentiert und dann mit geeigneten Technologien erschlossen wird. Damit das aber in der Praxis geschieht, muss dieses „Beitragen des Wissens“ einfach und mühelos möglich sein. Etwa in dem ich meine lokalen oder wo immer im Laufe der Zeit gesammelten Unterlagen und Aufzeichnungen einfach für die Verarbeitung durch einen smarten „Chatbot-für-Dokumente“ per Klick freigebe.

Eine Lösung mit diesen Merkmalen würde folgenden Nutzen bringen:

1. Massive Kosteneinsparungen: Der Aufwand für die Suche nach dokumentiertem Wissen geht um über 90% zurück, pro Anwender - pro Suche und tagtäglich wohlgemerkt. Das gibt aufs Jahr und fürs ganze Unternehmen hochgerechnet enorme Einsparungen in Form von Arbeitszeit, die dann für die eigentlichen Aufgaben besser genutzt werden kann.
2. Weniger Lizenzkosten: In machen Fällen können auch erhebliche Lizenzkosten eingespart werden. Denn nicht jeder Anwender benötigt Zugang zu allen DMS/CMS und nicht jeder Anwender benötigt komplexe Applikationen zum bloßen Lesen von Inhalten.
3. Weniger Fehler: Eine sofort nutzbare vollständige Zusammenstellung aller wichtigen Informationen zu einer Recherche hilft zudem dabei – teure Fehler zu vermeiden. Bei langen Dokumenttrefferlisten kann man leicht wichtige Informationen übersehen, weil man meist nicht die Zeit hat – alle Dokumente zu durchforsten.
4. Beschleunigung wissensbasierter Prozesse: Wenn Antworten zu Fragen immer schnell und komplett geliefert werden, beschleunigen sich damit betriebliche Abläufe. Der Kunde wird schneller bedient, das Lieferung kommt früher in den Versand, das Produkt wird in kürzerer Zeit fertig, der Service wird zügiger und zufriedenstellender geleistet. Mehr Output, schnellere Reaktionen, höhere Qualität … was will man mehr.
5. Lernende Organisation: Und wenn Menschen ihr eigenes Wissen einfach beitragen können, indem ein System einfach ihre gesammelten Dokumente auf Knopfdruck verarbeitet und dann daraus lernt und Wissensbanken aufbaut – dann ist auch gleich das Problem der in Rente gehenden Baby Boomer, der Fluktuation und auch der Erschließung des Wissens bestehender Mitarbeiter im Grundsatz gelöst.   

Eine entsprechende Technologie wurde in den letzten Jahren mit dem Produkt Theum geschaffen.

Theum® ist KI-basierte Software für einen einfachen Zugang zu dokumentiertem Unternehmenswissen. Theum liefert in Sekundenschnelle alles Wichtige zu jeder Recherche - präzise extrahiert und übersichtlich zusammengestellt in einer sofort nutzbaren Antwort.

Fazit

In der gegenwärtigen Krise wollen Unternehmen keine großen Transformationen vornehmen oder komplexe neue System einführen. Sie konzentrieren sich auf Kosteneinsparungen und den reibungslosen Betrieb von „mission critical“ Systemen. Unsere Wirtschaft muss aber nicht nur sparen – sie muss auch besser werden. Nach der Krise wird Nichts mehr sein wie vor der Krise.  Auch hier passt die oben beschriebene Lösung gut ins Bild:

1. Die Einführung dieser Lösung erfordert keine Änderung an bestehenden Systemen, Abläufen oder Anwendungen.
2. Das System muss nicht trainiert werden – man muss ihm lediglich einmal mitteilen – wo die zu verarbeitenden Inhalte zu definierten Themenbereichen liegen.
3. Anwender müssen nicht geschult werden. Erforderlich ist lediglich die Fähigkeit, einen Browser zu nutzen.
4. Das System kann „Thema für Thema“ eingeführt werden und dann evolutionär wachsen. Das reduziert Komplexität und Risiken.  
5. Das System lässt sich „in House“ im eigenen RZ oder in der unternehmens-eigenen Cloud installieren.
6. Und last not least hilft das System, fortwährend Kosten zu sparen und wissensbasierte Prozesse massiv zu beschleunigen.