Die SSA nutzt bereits seit dem Jahr 2000 eine Datenerfassungslösung von TIS, mit der Millionen Formulare erfasst und verarbeitet werden. Ende 2004 erwarb die SSA die eFLOW Unified Content Platform von TIS, um die Abwicklung von Zahlungsanträgen sowie der damit zusammenhängenden Formulare zu vereinfachen und zu automatisieren. Dazu klassifiziert eFLOW gescannte Dokumente nach deren Typ und erfasst die Inhalte. Anschließend werden die extrahierten elektronischen Inhalte an die Bearbeitungszentrale in Baltimore gesandt. Da die Antragsformulare somit digital vorliegen, hat die Behörde unmittelbaren und sicheren Online-Zugriff auf alle Informationen. Die Ausdrucke der Formulare müssen somit nicht mehr postalisch verschickt werden.
Für das erste Nutzungsjahr von eFLOW rechnet man damit, einen Rückstand von bis zu sechs Millionen Antragsformularen zu je acht Seiten aufholen zu können. Insgesamt handelt es sich um 48 Millionen Images. Im folgenden Jahr geht die SSA davon aus, mit dem System die laufenden Dokumente zu bearbeiten und dabei rund eine Million Formulare Durchsatz pro Jahr zu erreichen.
„Wir freuen uns, dass die erfolgreiche Nutzung unserer Input-Management-Lösungen die SSA dazu bewogen hat, sich erneut an TIS zu wenden, um die wachsenden Anforderungen in der Behörde zu unterstützen“, erklärt Ido Schechter, CEO bei Top Image Systems. „Bereits mit AFPSPro hat die SSA hervorragende Ergebnisse erzielt. Durch die eFLOW Lösung erhalten sie jetzt eine robuste, skalierbare Plattform, die ganz besonders für Großprojekte wie dieses geeignet ist und Arbeitlasten von Millionen an Dokumenten bestens handhaben kann. eFLOW bietet Unternehmen einen zentralen Zugriffs- und Kontrollpunkt, über den geschäftskritische Informationen an die Unternehmensanwendungen weitergeleitet werden – und das über eine einzige Plattform und unter einmaliger Vorhaltung der Geschäftsrichtlinien. Die Plattform lässt sich mit sämtlichen Informationssystemen in Unternehmen integrieren, einschließlich SSAs proprietärem internem Informationssystem.“
„Bei der SSA suchen wir ständig nach Möglichkeiten, unsere Arbeitsmethoden zu verbessern und geeignete innovative Technologien zu nutzen, um den Bürgern der USA optimalen Service zu bieten. Wir glauben an Innovationen und sehen uns daher großen Herausforderungen gegenüber, wenn wir mit der immensen Informationsflut, die uns täglich auf Papier erreicht, konfrontiert werden,“ stellt Mark Strickler, Branch Manager der WB IT, informationstechnologisches Center der SSA, fest. „Mit dem neu eingeführten eFLOW wird die SSA die Bearbeitungszeiten der Antragsformulare verkürzen, die Effizienz und Bearbeitungsgenauigkeit steigern sowie erhebliche Kosteneinsparungen erreichen.“
Die automatisierten Datenerfassungslösungen von TIS können Daten aus mehreren und unterschiedlichen Quellen wie beispielsweise Rechnungen, Lieferscheinen, Fracht- und Transportrechnungen oder Bestellungen in die Geschäftsprozesse von Unternehmen integrieren und diese damit optimieren. Dafür leiten sie die extrahierten Daten direkt an Unternehmensanwendungen wie Dokumenten- oder Content-Management-Systeme sowie ERP- und CRM-Anwendungen weiter.