In den letzten Monaten hatte Trovarit neben dem aktuellen Tagesgeschäft noch eine andere Herausforderung zu bewältigen: Das Projekt Minerva ist letzten Sommer gestartet und damit die Suche der Trovarit nach einer ERP-Lösung. Zum Jahresauftakt konnten wir hier die Schlussrunde einläuten: Nach intensiven Recherchen und Analysen, haben wir uns für zwei Lösungen entschieden, die unsere individuellen Anforderungen an Funktionalität, Branchenerfahrung des Anbieters und Preisstellung insgesamt am besten erfüllen: Mit itdesign GmbH / CAS Genesis World und scholz.msconsulting GmbH / Vemas.NET setzten sich ein CRM-Spezialist und ein ERP-Branchenspezialist gegen ein starkes Mitbewerber-Feld durch. Mit ihnen steigen wir nun in die Leistungsspezifikation ein, auf deren Grundlage dann mit einem der beiden Kandidaten ein Vertrag geschlossen wird. Weitere Informationen unter www.trovarit.com/minerva.
Der Weg der Kandiaten in die Endrunde
Nach unserer ersten Marktrecherche über den IT-Matchmaker mit anschließendem Request for Information (RFI) lagen uns 24 Anbieter-Bewerbungen mit qualifizierten Lösungsvorschlägen für unsere Aufgabenstellung vor. Gleichzeitig erhielt Trovarit von den Anbietern schon erste Kostenabschätzungen und Referenzen. Unser strukturiertes Vorgehen unter Einsatz der Werkzeugpalette des IT-Matchmaker versetzte Trovarit in die Lage, die Leistungsfähigkeit der Lösungen in Bezug auf die eigene individuelle Aufgabenstellung effizient miteinander zu vergleichen. So konnte aus den 24 Bewerbern schnell ein Kreis von sechs Kandidaten ermittelt werden, deren Kompetenz, Lösungsansatz und Preisstellung viel versprechend waren. Dabei handelte es sich um – in alphabetischer Reihenfolge:
• All4Cloud GmbH & Co. KG mit SAP Business ByDesign,
• Asseco Solutions AG mit APplus
• CSS AG mit eGecko ERP,
• itdesign GmbH mit CAS Genesis World,
• scholz.msconsulting GmbH mit Vemas.NET und
• Unidienst GmbH mit UniPRO/Software & Consulting – Microsoft Dynamics
CRM für IT-, Software- und Beratungsunternehmen
Durchführung der Systempräsentationen
Auch bei den Systempräsentationen haben wir wieder die Werkzeuge des IT-Matchmaker genutzt, um die Workshops effizient vorzubereiten, die Einschätzungen der Systeme durch die Trovarit-Mitarbeiter strukturiert abzufragen und schließlich zu analysieren.
Um die Vergleichbarkeit der Lösungen zu gewährleisten erhielten alle Anbieter im Vorfeld ein Skript, in dem einige typische Geschäftsfälle der Trovarit beschrieben waren. Die Anbieter wurden gebeten, im Rahmen eines jeweils eintägigen Workshops „live“ zu demonstrieren, wie ihre Software diese Abläufe aus verschiedenen Unternehmensbereichen (Marketing, Vertrieb, Projektmanagement, Personal- & Finanzwesen etc.) unterstützt.
Die am Workshop teilnehmenden Trovarit-Mitarbeiter konnten ihre Eindrücke und Kommentare zu den verschiedenen Lösungen im Bewertungsportal des IT-Matchmaker schnell und einfach dokumentieren und die Lösungen durch Punktevergabe bewerten. „Ich habe direkt während der Präsentationen meine Bewertungen und vor allem auch viele Notizen zu den gezeigten Lösungsvorschlägen in das Portal eingegeben. Da die Struktur des Bewertungsportals der des Skripts eins zu eins entsprach, ging das sehr einfach und schnell. Da sich die Präsentationen aufgrund einiger ungeplanter Terminverschiebungen über den Jahreswechsel gezogen haben, hat sich das Bewertungsportal doppelt bewährt: Durch die gute Dokumentation der Bewertungsergebnisse war die Vergleichbarkeit der Lösungen trotz des langen Zeitraums stets gewährleistet“, kommentiert Dr. Karsten Sontow, Vorstand der Trovarit AG, seine persönlichen Erfahrungen mit den eigenen Beratungswerkzeugen.
Von den Systempräsentationen zur Entscheidung
Das Projektteam hatte nun die Aufgabe, alle Bewertungen und Kommentare zu sichten und gemeinsam mit den Informationen aus dem RFI zu analysieren. Mit Hilfe der IT-Matchmaker Toolbox wurden die Bewertungsergebnisse übersichtlich aufbereitet und in einem Termin mit den Vorständen diskutiert.
„Wir haben sechs moderne und leistungsfähige Systeme gesehen, die unsere Anforderungen in einigen Bereichen besser als erwartet erfüllen können, in anderen wiederum auch Schwierigkeiten hatten, besonders die für das Unternehmen spezifische Geschäftslogik im Standard abzubilden“, fasst Peter Treutlein zusammen, der bei der Trovarit als Vorstand u.a. die Bereiche Consulting und Vertrieb verantwortet. „Die genaue Analyse aller Aspekte – von der Systemarchitektur über Technologie, Funktionalität und Passung zu unseren Geschäftsprozessen bis hin zur Erfahrung des Anbieters und den Kosten – hat am Ende doch deutlich gemacht, dass Vemas.NET von scholz.msconsulting und die CAS Genesis World-Lösung von itdesign besser als die anderen zu unserem Unternehmen passen. Wir werden nun in Workshops mit den beiden Kandidaten den Leistungsumfang unserer zukünftigen ERP-Lösung Punkt für Punkt spezifizieren. Auf dieser Basis werden wir die Implementierung beauftragen und gleichzeitig die fachliche Projektsteuerung etablieren.“
Weiterhin können Interessierte alle Neuigkeiten rund um unser ERP-Projekt in unserem Minerva-Blog unter www.trovarit.com/minerva nachlesen. Hier wird am Ende auch veröffentlicht, welche Lösung das Rennen gemacht hat.
Der Weg der Kandiaten in die Endrunde
Nach unserer ersten Marktrecherche über den IT-Matchmaker mit anschließendem Request for Information (RFI) lagen uns 24 Anbieter-Bewerbungen mit qualifizierten Lösungsvorschlägen für unsere Aufgabenstellung vor. Gleichzeitig erhielt Trovarit von den Anbietern schon erste Kostenabschätzungen und Referenzen. Unser strukturiertes Vorgehen unter Einsatz der Werkzeugpalette des IT-Matchmaker versetzte Trovarit in die Lage, die Leistungsfähigkeit der Lösungen in Bezug auf die eigene individuelle Aufgabenstellung effizient miteinander zu vergleichen. So konnte aus den 24 Bewerbern schnell ein Kreis von sechs Kandidaten ermittelt werden, deren Kompetenz, Lösungsansatz und Preisstellung viel versprechend waren. Dabei handelte es sich um – in alphabetischer Reihenfolge:
• All4Cloud GmbH & Co. KG mit SAP Business ByDesign,
• Asseco Solutions AG mit APplus
• CSS AG mit eGecko ERP,
• itdesign GmbH mit CAS Genesis World,
• scholz.msconsulting GmbH mit Vemas.NET und
• Unidienst GmbH mit UniPRO/Software & Consulting – Microsoft Dynamics
CRM für IT-, Software- und Beratungsunternehmen
Durchführung der Systempräsentationen
Auch bei den Systempräsentationen haben wir wieder die Werkzeuge des IT-Matchmaker genutzt, um die Workshops effizient vorzubereiten, die Einschätzungen der Systeme durch die Trovarit-Mitarbeiter strukturiert abzufragen und schließlich zu analysieren.
Um die Vergleichbarkeit der Lösungen zu gewährleisten erhielten alle Anbieter im Vorfeld ein Skript, in dem einige typische Geschäftsfälle der Trovarit beschrieben waren. Die Anbieter wurden gebeten, im Rahmen eines jeweils eintägigen Workshops „live“ zu demonstrieren, wie ihre Software diese Abläufe aus verschiedenen Unternehmensbereichen (Marketing, Vertrieb, Projektmanagement, Personal- & Finanzwesen etc.) unterstützt.
Die am Workshop teilnehmenden Trovarit-Mitarbeiter konnten ihre Eindrücke und Kommentare zu den verschiedenen Lösungen im Bewertungsportal des IT-Matchmaker schnell und einfach dokumentieren und die Lösungen durch Punktevergabe bewerten. „Ich habe direkt während der Präsentationen meine Bewertungen und vor allem auch viele Notizen zu den gezeigten Lösungsvorschlägen in das Portal eingegeben. Da die Struktur des Bewertungsportals der des Skripts eins zu eins entsprach, ging das sehr einfach und schnell. Da sich die Präsentationen aufgrund einiger ungeplanter Terminverschiebungen über den Jahreswechsel gezogen haben, hat sich das Bewertungsportal doppelt bewährt: Durch die gute Dokumentation der Bewertungsergebnisse war die Vergleichbarkeit der Lösungen trotz des langen Zeitraums stets gewährleistet“, kommentiert Dr. Karsten Sontow, Vorstand der Trovarit AG, seine persönlichen Erfahrungen mit den eigenen Beratungswerkzeugen.
Von den Systempräsentationen zur Entscheidung
Das Projektteam hatte nun die Aufgabe, alle Bewertungen und Kommentare zu sichten und gemeinsam mit den Informationen aus dem RFI zu analysieren. Mit Hilfe der IT-Matchmaker Toolbox wurden die Bewertungsergebnisse übersichtlich aufbereitet und in einem Termin mit den Vorständen diskutiert.
„Wir haben sechs moderne und leistungsfähige Systeme gesehen, die unsere Anforderungen in einigen Bereichen besser als erwartet erfüllen können, in anderen wiederum auch Schwierigkeiten hatten, besonders die für das Unternehmen spezifische Geschäftslogik im Standard abzubilden“, fasst Peter Treutlein zusammen, der bei der Trovarit als Vorstand u.a. die Bereiche Consulting und Vertrieb verantwortet. „Die genaue Analyse aller Aspekte – von der Systemarchitektur über Technologie, Funktionalität und Passung zu unseren Geschäftsprozessen bis hin zur Erfahrung des Anbieters und den Kosten – hat am Ende doch deutlich gemacht, dass Vemas.NET von scholz.msconsulting und die CAS Genesis World-Lösung von itdesign besser als die anderen zu unserem Unternehmen passen. Wir werden nun in Workshops mit den beiden Kandidaten den Leistungsumfang unserer zukünftigen ERP-Lösung Punkt für Punkt spezifizieren. Auf dieser Basis werden wir die Implementierung beauftragen und gleichzeitig die fachliche Projektsteuerung etablieren.“
Weiterhin können Interessierte alle Neuigkeiten rund um unser ERP-Projekt in unserem Minerva-Blog unter www.trovarit.com/minerva nachlesen. Hier wird am Ende auch veröffentlicht, welche Lösung das Rennen gemacht hat.
