Internationale ERP Rollouts
Für global tätige Unternehmen stellt sich grundsätzlich die Frage eines einheitlichen ERP-Systems, um sich zentral zu entwickeln und künftige Wachstumschancen zu sichern. Mit einer standortübergreifenden Lösung werden außerdem einige Vorteile verknüpft, wie die Vereinheitlichung von Stammdaten und Geschäftsprozessen und die damit bessere internationale Steuerung, Kosteneinsparungen oder steigende Transparenz im Controlling.
Die Auswahl eines globalen ERP-Systems ist zwar komplex, aber stellt noch nicht die größte Herausforderung dar. Diese liegt im bevorstehenden globalen Roll-Out des ERP-Systems.
Vorgehen beim internationalen ERP Rollout
Bevor es zu dem eigentlichen ERP-Rollout kommen kann, gilt es eine Strategie aufzustellen und klassische Aufgaben der Vor- und Nachbereitung zu beachten. Für den Erfolg eines solchen Großprojektes ist es wichtig klar zu definieren, welche personellen und zeitlichen Kapazitäten notwendig sind. Welche Standorte miteinbezogen werden sollen und welche Gemeinsamkeiten oder Unterschiede vorliegen. Ziel ist es, je nach Unternehmen den kleinsten oder größten gemeinsamen Prozessnenner zu finden.
Der globale Erfolg eines Unternehmens hängt stark von den gemeinsam verfolgten Zielen und der übergreifenden strategischen Ausrichtung ab. Eine Abweichung zwischen den einzelnen Standorten kann die GAP-Analyse (eng. Gap = Lücke) verdeutlichen. Zudem bietet die Vorbereitung eine Möglichkeit, nicht nur die gemeinsamen Unternehmensprozesse zu betrachten und abzustimmen, sondern sich auch im Allgemeinen mit der IT-Landschaft und den Stammdaten zu beschäftigen. Wie bei einem einfachen / nationalen ERP-Rollout liegt der Erfolg eines internationalen Vorhabens in der Klarheit der Kernprozesse und Datenbasis.
Mit der Erstellung eines globalen Templates wird die nächste Phase des Projektes eingeleitet. Hierbei ist es wichtig auf diesen gemeinsamen Nenner zu kommen und die wesentlichen Geschäftsprozesse innerhalb des ERP-Systems abzubilden und global nutzbar zu machen. Hierbei können unsere Berater mithilfe eines CORE Ansatzes helfen, eine Vereinheitlichung und Transparenz aller grundlegenden Prozesse und Funktionen einer zentralen und zielgerichteten IT-Unternehmensstrategie im internationalen Umfeld zu schaffen.
Die Einführung eines globalen ERP-Systems kann auf unterschiedlichen Wegen umgesetzt werden und unterscheidet sich im Wesentlichen in den folgenden zwei Punkten:
Es findet ein Rollout an allen Standorten zur selben Zeit statt. Bei einer engen Unternehmenskultur und einer außerordentlich intensiven Planung lässt sich ein ERP-System so im Big Bang einführen. Dieses spart in der Regel Zeit und Kosten. Vorteilhaft ist dieser Rollout vor allem durch die gemeinsame zeitgleiche und strategische Bearbeitung. Jedoch ist diese Herangehensweise auch besonders anfällig für Probleme.
Es findet ein Rollout an einem ausgewählten Standort statt, der als Pilotprojekt dient. Man fängt folglich erst mit einer ausgewählten Betriebsstätte oder einem ausgewählten Land an und kann sich währenddessen weiterentwickeln. Da sich die Zielsetzung für das Projektteam nicht ändert, ist der Druck geringer und aufgetretene Fehler können nachfolgend vermieden werden. Es ist jedoch darauf zu achten, dass zwischen den einzelnen Rollouts keine zu große zeitliche Distanz und ein fließender Übergang entsteht.
War die erste Einführung, im Hinblick auf die zweite Option erfolgreich, kann das Template vertieft werden und dem internationalen ERP-Rollout steht theoretisch nichts mehr im Wege. Viele Unternehmen entscheiden sich für die zweite Variante.
Herausforderungen einer internationalen ERP-Einführung
Wie bei vielen anderen Projekten auch, gehen bei einem so umfangreichen Vorhaben wie einer internationalen ERP-Einführung, Herausforderungen und Risiken mit einher. Dabei kann es sich um schon bekannte Probleme, aber auch um latente Schwierigkeiten handeln.
Die technischen Anforderungen stellen offensichtliche Hürden dar. Für die (Neu-) Einführung eines ERP-Systems sollten vorab alle Rahmenbedingungen und Anforderungen an die IT-Landschaft festgelegt worden sein. Die Wunschsoftware und die Fähigkeiten der Mitarbeitenden aller Standorte müssen berücksichtigt werden und sollten aufeinander abgestimmt werden. Zudem sollten Kernprozesse und Stammdaten harmonisiert und bereinigt werden. Dabei sollte das Potential einer Veränderung nicht außer Acht gelassen werden und getreu dem Motto „Wenn nicht jetzt, wann dann?“ eine IT-Renovierung für die globale Erweiterung vorgenommen werden.
Auch die globalen Unterschiede können zu einer großen Herausforderung werden. So kann es beispielsweise zu demografischen und geographischen Unterschieden, wie Fremdsprachen oder unterschiedlichen Zeitzonen und damit verschiedenen Service- und Arbeitsleistungen kommen. Hinzu kommen politische Vorgaben, die sich stark unterscheiden können. Darüber hinaus sollten die kulturellen Dimensionen eines jeden Standortes berücksichtigt werden. Vor allem in ihrer Arbeitsweise, ihren Umgangsformen und der Art der Kommunikation und Verhandlung unterscheiden sich einzelne Länder und Regionen voneinander, was zu Missverständnissen und Problemen führen kann. Hinzu kommen kulturelle Regeln und Bräuche, die ebenfalls berücksichtigt werden sollten.
Fehlende Zuständigkeiten, Standards und Regeln sind ebenfalls dafür verantwortlich, ob ein internationaler ERP-Rollout erfolgreich wird oder nicht. Es muss vorab klar definiert werden, wer die Zugangsberechtigten sind, wer für die Einführung am Standort der Ansprechpartner ist und wie bzw. auf welchem Wege miteinander kommuniziert werden soll. Standards und vorab festgelegte Methodiken im Vorgehen sowie Regeln für den verbalen und nonverbalen Informationsaustausch werden häufig vernachlässigt, sind aber vor allem für den globalen Erfolg von großer Bedeutung.
Auch eine konsequente Unterstützung des Managements sollte es während dieses Vorgehens geben. Ein klares Bekenntnis des zentralen und regionalen Managements zum Projekt, der Rückhalt für das Team und eine Transparenz in der Entscheidungsfindung können die Motivation aufrechterhalten und den Rollout positiv beeinflussen.
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