Immer mehr öffentliche Auftraggeber schreiben digitale Rechnungen nach dem Austauschstandard XRechnung vor. Mit einem neuen Modul von Weise Software können Planer mit HOAI-Pro und VvW-Control standardkonforme elektronische Rechnungen erstellen.
Bereits seit 2011 sind elektronische Rechnungen klassischen Papier-rechnungen gleichgestellt. Dennoch werden noch immer viele Rechnungen ausgedruckt und postalisch versandt. Das ist umständlich, zeitraubend und widerspricht den Grundsätzen der Digitalisierung. Außerdem werden E-Rechnungen immer häufiger Pflicht. So sind ab dem 27.11.2020 Auftragnehmer des Bundes im Rahmen öffentlicher Aufträge ab einem Nettoauftragswert über 1.000 Euro zur elektronischen Rechnungsstellung nach standardisierten Formatvorgaben (XRechnung) verpflichtet und auch immer mehr Bundesländer schreiben dies vor. Rechnungen in anderen Formaten können abgelehnt werden.
E-Rechnungen haben viele Vorteile
Elektronische Rechnungen sparen nicht nur Zeit und Material, weil Rechnungen nicht mehr ausgedruckt, gefaltet, in den Briefumschlag gesteckt und zum nächsten Briefkasten gebracht werden müssen. E-Rechnungen mit strukturierten Datensätzen sind zudem maschinenlesbar und ermöglichen so eine vollautomatische Rechnungsverarbeitung ohne Medienbrüche. XRechnungkonforme Dokumente lassen sich direkt in Buchhaltungsprogrammen digital buchen, prüfen und automatisiert freigeben. Das spart Zeit, Kosten, vermeidet Fehler und sorgt letztlich für schnellere Zahlungseingänge. Auch die Ablage und GoBD-konforme Archivierung der E-Rechnungen ist einfacher. Diese Vorteile können auch Anwender der Honorar-Software HOAI-Pro und der nach dem PeP-7-Standard zertifizierten Büro- und Projektmanagement-Software VvW-Control von Weise Software nutzen: Ab sofort steht für diese Programme das neue Modul "XRechnung" zur Verfügung. Damit können Planer ihre Rechnungen wie bisher erstellen – das Modul sorgt automatisch für Konformität mit dem aktuellen XRechnungsformat 2.1.1, das zum 1. Februar 2022 in Kraft getreten ist.
XRechnung-Modul voll integriert
Das Modul XRechnung fügt sich dabei nahtlos in die Funktionen von HOAI-Pro und VvW-Control ein. So kann der Anwender beispielsweise Rechnungsabzüge sowohl für reguläre Rechnungen als auch XRechnungen vornehmen, was einen Wechsel innerhalb eines Projekts jederzeit ermöglicht. Die XRechnung ist eine XML-Textdatei, die alle rechnungsrelevanten Daten enthält. In die XRechnung können zusätzlich rechnungsbegleitende oder -erläuternde Dokumente eingebettet werden. Das erste eingebettete Dokument ist dabei stets eine PDF-Datei mit der individuellen BüroLayoutvorlage. Ergänzend können weitere Unterlagen hinzugefügt werden, beispielsweise um die Rechnungsprüfung zu ermöglichen. Ist auf dem Rechner des Anwenders eine JAVA-Software installiert, die nicht Bestandteil des Moduls von Weise Software ist, wird die XRechnung einer zusätzlichen Konformitätsprüfung unterzogen. Diese ist allerdings nicht zwingend erforderlich, da eine entsprechende Prüfung ohnehin beim Empfänger oder beim Upload in das Portal des Empfängers erfolgt.
Weitere Informationen: Weise Software GmbH, Bamberger Straße 4-6, 01187 Dresden, Tel.: 0351 / 873215-00, Fax: 0351 / 873215-20, info@weise-software.de, www.weise-software.de
Bereits seit 2011 sind elektronische Rechnungen klassischen Papier-rechnungen gleichgestellt. Dennoch werden noch immer viele Rechnungen ausgedruckt und postalisch versandt. Das ist umständlich, zeitraubend und widerspricht den Grundsätzen der Digitalisierung. Außerdem werden E-Rechnungen immer häufiger Pflicht. So sind ab dem 27.11.2020 Auftragnehmer des Bundes im Rahmen öffentlicher Aufträge ab einem Nettoauftragswert über 1.000 Euro zur elektronischen Rechnungsstellung nach standardisierten Formatvorgaben (XRechnung) verpflichtet und auch immer mehr Bundesländer schreiben dies vor. Rechnungen in anderen Formaten können abgelehnt werden.
E-Rechnungen haben viele Vorteile
Elektronische Rechnungen sparen nicht nur Zeit und Material, weil Rechnungen nicht mehr ausgedruckt, gefaltet, in den Briefumschlag gesteckt und zum nächsten Briefkasten gebracht werden müssen. E-Rechnungen mit strukturierten Datensätzen sind zudem maschinenlesbar und ermöglichen so eine vollautomatische Rechnungsverarbeitung ohne Medienbrüche. XRechnungkonforme Dokumente lassen sich direkt in Buchhaltungsprogrammen digital buchen, prüfen und automatisiert freigeben. Das spart Zeit, Kosten, vermeidet Fehler und sorgt letztlich für schnellere Zahlungseingänge. Auch die Ablage und GoBD-konforme Archivierung der E-Rechnungen ist einfacher. Diese Vorteile können auch Anwender der Honorar-Software HOAI-Pro und der nach dem PeP-7-Standard zertifizierten Büro- und Projektmanagement-Software VvW-Control von Weise Software nutzen: Ab sofort steht für diese Programme das neue Modul "XRechnung" zur Verfügung. Damit können Planer ihre Rechnungen wie bisher erstellen – das Modul sorgt automatisch für Konformität mit dem aktuellen XRechnungsformat 2.1.1, das zum 1. Februar 2022 in Kraft getreten ist.
XRechnung-Modul voll integriert
Das Modul XRechnung fügt sich dabei nahtlos in die Funktionen von HOAI-Pro und VvW-Control ein. So kann der Anwender beispielsweise Rechnungsabzüge sowohl für reguläre Rechnungen als auch XRechnungen vornehmen, was einen Wechsel innerhalb eines Projekts jederzeit ermöglicht. Die XRechnung ist eine XML-Textdatei, die alle rechnungsrelevanten Daten enthält. In die XRechnung können zusätzlich rechnungsbegleitende oder -erläuternde Dokumente eingebettet werden. Das erste eingebettete Dokument ist dabei stets eine PDF-Datei mit der individuellen BüroLayoutvorlage. Ergänzend können weitere Unterlagen hinzugefügt werden, beispielsweise um die Rechnungsprüfung zu ermöglichen. Ist auf dem Rechner des Anwenders eine JAVA-Software installiert, die nicht Bestandteil des Moduls von Weise Software ist, wird die XRechnung einer zusätzlichen Konformitätsprüfung unterzogen. Diese ist allerdings nicht zwingend erforderlich, da eine entsprechende Prüfung ohnehin beim Empfänger oder beim Upload in das Portal des Empfängers erfolgt.
Weitere Informationen: Weise Software GmbH, Bamberger Straße 4-6, 01187 Dresden, Tel.: 0351 / 873215-00, Fax: 0351 / 873215-20, info@weise-software.de, www.weise-software.de
