YAVEON, Gold Partner von Microsoft, launchte auf der diesjährigen DMS Expo / IT&Business in Stuttgart den Microsoft Dynamics Aktenplan. YAVEON Dynamics Aktenplan ist ein fertiges Template zur Unterstützung von Vertriebsprozessen, das aufbauend auf Microsoft SharePoint die Dokumente in einer Vertriebsakte in Microsoft Dynamics ERP zusammenführt. Die Lösung verarbeitet sowohl ausgehende als auch eingehende Dokumente. Dadurch stehen nicht nur die ERP-Belege innerhalb dieser Vertriebsakte auf Basis von SharePoint zur Verfügung, sondern auch alle weiteren prozessrelevanten Dokumente.
Die Konvergenz von strukturierten und unstrukturierten Daten ist nach wie vor eine der Hauptherausforderungen für das Enterprise Information Management. Mit dem Microsoft Dynamics Aktenplan bietet YAVEON eine Lösung, welche die Kommunikation mit Kunden auf eine neue Basis stellt und die Zeit für Ablage und Wiederfinden von prozessrelevanten Informationen verkürzt.
Die zentrale Kundenakte verwaltet ERP-Belege, E-Mails, Pdfs und sonstige Dokumente sortiert nach Kunden und Geschäftsvorgängen. Im ERP-System von Microsoft Dynamics werden erzeugte Belege automatisch als PDF/A mit den entsprechenden Metadaten in den passenden Ordner abgelegt.
Mittels einer in Dynamics ERP integrierten Dropzone können Dokumente aus anderen Anwendungen ebenfalls in Abhängigkeit der geöffneten ERP-Maske strukturiert per Drag&Drop abgelegt werden.
Es ist somit sichergestellt, dass sich alle vorgangsrelevanten Dokumente in derselben Akte befinden.
Desgleichen können in Microsoft Outlook, ohne die Anwendung verlassen zu müssen, E-Mails sofort der passenden Kunden- und Vorgangsakte angefügt werden.
In dem zentralen Dokumentenmanagementsystem auf der Basis von Microsoft SharePoint können alle Dokumente nach Vorgängen oder Kunden gesucht und aufgerufen werden. Eine revisionssichere Archivierung der Kundenakten ist dabei ebenfalls in Ergänzung möglich.
Eine Standardlösung für Microsoft Dynamics und SharePoint
Der Microsoft Dynamics Aktenplan kann im Zusammenspiel ab SharePoint 2010 bei allen Anwendern von Microsoft Dynamics NAV 2009 und 2013 oder AX 2012 sofort installiert und genutzt werden. Die vorgefertigte, gleichwohl anpassbare, Aktenstruktur ordnet von da an alle Dokumente in Vertriebsakten, Auftragsakten, Reklamationen oder allgemeine Kundenkorrespondenz. So wird z.B. eine Auftragsbestätigung oder ein Lieferschein beim Druck sofort in der Auftragsakte des jeweiligen Kunden abgelegt. Erhält ein Kollege eine E-Mail von dem Kunden mit einer Rückfrage zur Auftragsbestätigung, kann er direkt in Outlook den Beleg zum Vergleich aufrufen bzw. diese E-Mail in der entsprechenden Akte ablegen, sodass später im ERP-System diese Information wiedergefunden werden kann. Alle Dokumente sind sicher und versioniert im Microsoft SharePoint abgelegt.
Zusätzlich kann mittels Workflows der zuständige Bearbeiter auf neue Dateien oder Aufgaben hingewiesen werden.
Das durchgängige Berechtigungssystem sorgt schließlich dafür, dass nur Dokumente angezeigt und gefunden werden, die auch für den Benutzer freigegeben sind.
Der Dynamics Aktenplan verbessert den Informationsfluss und beseitigt aktuelle Medien- wie Kommunikationsbrüche für ein effektives und effizientes Arbeiten
Die Konvergenz von strukturierten und unstrukturierten Daten ist nach wie vor eine der Hauptherausforderungen für das Enterprise Information Management. Mit dem Microsoft Dynamics Aktenplan bietet YAVEON eine Lösung, welche die Kommunikation mit Kunden auf eine neue Basis stellt und die Zeit für Ablage und Wiederfinden von prozessrelevanten Informationen verkürzt.
Die zentrale Kundenakte verwaltet ERP-Belege, E-Mails, Pdfs und sonstige Dokumente sortiert nach Kunden und Geschäftsvorgängen. Im ERP-System von Microsoft Dynamics werden erzeugte Belege automatisch als PDF/A mit den entsprechenden Metadaten in den passenden Ordner abgelegt.
Mittels einer in Dynamics ERP integrierten Dropzone können Dokumente aus anderen Anwendungen ebenfalls in Abhängigkeit der geöffneten ERP-Maske strukturiert per Drag&Drop abgelegt werden.
Es ist somit sichergestellt, dass sich alle vorgangsrelevanten Dokumente in derselben Akte befinden.
Desgleichen können in Microsoft Outlook, ohne die Anwendung verlassen zu müssen, E-Mails sofort der passenden Kunden- und Vorgangsakte angefügt werden.
In dem zentralen Dokumentenmanagementsystem auf der Basis von Microsoft SharePoint können alle Dokumente nach Vorgängen oder Kunden gesucht und aufgerufen werden. Eine revisionssichere Archivierung der Kundenakten ist dabei ebenfalls in Ergänzung möglich.
Eine Standardlösung für Microsoft Dynamics und SharePoint
Der Microsoft Dynamics Aktenplan kann im Zusammenspiel ab SharePoint 2010 bei allen Anwendern von Microsoft Dynamics NAV 2009 und 2013 oder AX 2012 sofort installiert und genutzt werden. Die vorgefertigte, gleichwohl anpassbare, Aktenstruktur ordnet von da an alle Dokumente in Vertriebsakten, Auftragsakten, Reklamationen oder allgemeine Kundenkorrespondenz. So wird z.B. eine Auftragsbestätigung oder ein Lieferschein beim Druck sofort in der Auftragsakte des jeweiligen Kunden abgelegt. Erhält ein Kollege eine E-Mail von dem Kunden mit einer Rückfrage zur Auftragsbestätigung, kann er direkt in Outlook den Beleg zum Vergleich aufrufen bzw. diese E-Mail in der entsprechenden Akte ablegen, sodass später im ERP-System diese Information wiedergefunden werden kann. Alle Dokumente sind sicher und versioniert im Microsoft SharePoint abgelegt.
Zusätzlich kann mittels Workflows der zuständige Bearbeiter auf neue Dateien oder Aufgaben hingewiesen werden.
Das durchgängige Berechtigungssystem sorgt schließlich dafür, dass nur Dokumente angezeigt und gefunden werden, die auch für den Benutzer freigegeben sind.
Der Dynamics Aktenplan verbessert den Informationsfluss und beseitigt aktuelle Medien- wie Kommunikationsbrüche für ein effektives und effizientes Arbeiten
