ZyLAB, ein innovativer Entwickler von Lösungen für Datenzugriff, hat die sofortige Verfügbarkeit seiner neuen Vertragsmanagement-Lösung bekannt gegeben. Damit können Unternehmen sämtliche Verträge – basierend auf den Sarbanes-Oxley-Anforderungen (SOX) - gesetzeskonform vorhalten und verwalten. Die Vertragsmanagement-Lösung ist aus dem ZyIMAGE Records Management Application Modul hervorgegangen.
Die Vertragsverwaltung in Aktiengesellschaften ist dem Sarbanes-Oxley (SOX) Gesetz unterworfen. Dessen Einhaltung erfordert, dass Organisationen eine vollständige Kontrolle über ihre Verträge haben und die Integrität ihrer Informations- und Berichtsprozesse sicherstellen. Die neue Lösung von ZyLAB entspricht diesen Anforderungen. Darüber hinaus sorgen zusätzliche Funktionalitäten wie die Volltextsuche und treffergeführte Navigation für die komfortable Verwaltung der Verträge, die über die grundlegenden SOX-Anforderungen hinausgehen. Anwender profitieren von einem leistungsstarken, webbasierten Repository für elektronische Dokumente, dessen robuste eDiscovery-Funktionen und einfache Bedienung nicht nur der juristischen Abteilung, sondern auch Anwendern in der gesamten Organisation zugute kommt.
SOX-Anforderungen
Konkret können Organisationen mit der leistungsstarken Vertragsmanagement-Lösung den Anforderungen in Section 404 entsprechen, deren Zielgruppe unabhängige Revisoren sind und die sicherstellen soll, dass Mechanismen für die interne Kontrolle vorhanden sind. Weiterhin verlangt Section 409, dass eine Gesellschaft in Echtzeit über die Veränderungen ihrer Finanzsituation zu informieren hat. Umgesetzt wurde auch Section 802, in der festgestellt wird, dass die Veränderung oder Löschung von Dokumenten eine kriminelle Handlung darstellen kann. Organisationen müssen in der Lage sein zu zeigen, dass elektronische Informationen gut geschützt werden und dass alle Veränderungen im System im Fall einer Revision nachvollziehbar sind.
„Unser Ansatz, eine Lösung für das Vertragsmanagement basierend auf einem Records Management System zu entwickeln, bringt Unternehmen nicht nur Gesetzeskonformität, sondern auch eine höhere Produktivität und einen schnelleren Return on Investment (ROI) ein“, erklärt Henk Nobbe, Vertriebsleiter bei ZyLAB Deutschland. „Der Hauptstandard für Records Management Applikationen ist der DoD 5015.2 Standard. Er fordert die Unterstützung von Sicherheitsrichtlinien, nachvollziehbare Prozesse für Revisionen, die Erstellung von Berichten sowie die Möglichkeit, geschützte Informationen rasch zu finden und bereitzustellen. Unsere Lösung erfüllt alle diese Anforderungen, bietet darüber hinaus aber noch zusätzliche Funktionalität für die Nutzung unterschiedlicher Dokumenttypen und die automatisierte Versendung von Mahnungen, Erinnerungen oder ähnlichem. Damit steht den Anwendern ein bezahlbares Komplettsystem zur Verfügung.“
Die Vertragsverwaltung in Aktiengesellschaften ist dem Sarbanes-Oxley (SOX) Gesetz unterworfen. Dessen Einhaltung erfordert, dass Organisationen eine vollständige Kontrolle über ihre Verträge haben und die Integrität ihrer Informations- und Berichtsprozesse sicherstellen. Die neue Lösung von ZyLAB entspricht diesen Anforderungen. Darüber hinaus sorgen zusätzliche Funktionalitäten wie die Volltextsuche und treffergeführte Navigation für die komfortable Verwaltung der Verträge, die über die grundlegenden SOX-Anforderungen hinausgehen. Anwender profitieren von einem leistungsstarken, webbasierten Repository für elektronische Dokumente, dessen robuste eDiscovery-Funktionen und einfache Bedienung nicht nur der juristischen Abteilung, sondern auch Anwendern in der gesamten Organisation zugute kommt.
SOX-Anforderungen
Konkret können Organisationen mit der leistungsstarken Vertragsmanagement-Lösung den Anforderungen in Section 404 entsprechen, deren Zielgruppe unabhängige Revisoren sind und die sicherstellen soll, dass Mechanismen für die interne Kontrolle vorhanden sind. Weiterhin verlangt Section 409, dass eine Gesellschaft in Echtzeit über die Veränderungen ihrer Finanzsituation zu informieren hat. Umgesetzt wurde auch Section 802, in der festgestellt wird, dass die Veränderung oder Löschung von Dokumenten eine kriminelle Handlung darstellen kann. Organisationen müssen in der Lage sein zu zeigen, dass elektronische Informationen gut geschützt werden und dass alle Veränderungen im System im Fall einer Revision nachvollziehbar sind.
„Unser Ansatz, eine Lösung für das Vertragsmanagement basierend auf einem Records Management System zu entwickeln, bringt Unternehmen nicht nur Gesetzeskonformität, sondern auch eine höhere Produktivität und einen schnelleren Return on Investment (ROI) ein“, erklärt Henk Nobbe, Vertriebsleiter bei ZyLAB Deutschland. „Der Hauptstandard für Records Management Applikationen ist der DoD 5015.2 Standard. Er fordert die Unterstützung von Sicherheitsrichtlinien, nachvollziehbare Prozesse für Revisionen, die Erstellung von Berichten sowie die Möglichkeit, geschützte Informationen rasch zu finden und bereitzustellen. Unsere Lösung erfüllt alle diese Anforderungen, bietet darüber hinaus aber noch zusätzliche Funktionalität für die Nutzung unterschiedlicher Dokumenttypen und die automatisierte Versendung von Mahnungen, Erinnerungen oder ähnlichem. Damit steht den Anwendern ein bezahlbares Komplettsystem zur Verfügung.“
