„Wo stehen wir in fünf Jahren?“ – mit SWOTplus der Entwicklung die Richtung geben!
von Ralf Hasford
Wo stehen wir in fünf Jahren? … Als externer Moderator mit der richtigen Einstellung und den geeigneten Methoden die Zukunftsplanung und die Umsetzung begleiten heißt, die Herausforderungen und Chancen der Unternehmen und Organisationen erkennen und ausformen. Dafür ist im besonderen Maße die SWOTplus Methode geeignet, die der Berliner Moderator Ralf Hasford dafür zusammenstellte, denn sie beinhaltet Ist-Analyse, Definition von Zielen und Strategien sowie das Ableiten von operativen Aufgaben.
‚Wo stehen wir in fünf Jahren?‘ ist eine der häufigen Fragen. Im Vorgespräch schließt sich dann meist sehr schnell eine weitere an ‚Welche nächsten Schritte müssen wir dazu unternehmen?‘ So kenne ich es aus meiner Moderationspraxis. Sie, die Fragesteller, leiten Unternehmen oder Organisationen, haben sie häufig selbst gegründet oder sind in deren Nachfolge, Sie sind Risiken eingegangenen, haben Werte geschaffen, übernehmen Verantwortung für die Entwicklung und das Auskommen von Mitarbeiter:innen, haben viel Zeit ihrer eigenen Lebenszeit investiert und wollen den Erfolg sowie ihr Werk sichern und in die nächste Etappe führen.
Strategie, ‚Big Picture‘, Vision, Mission, Zielfindung, Purpose, Unternehmensentwicklung … wie auch immer es bei Ihnen heißen mag, Ihnen geht es um Klarheit in der Ausrichtung und eine konsequente Umsetzung? Mich erreichen genau diese Anfragen zur Moderation. Das Kennenlernen beginnt mit einem 90- bis 120-minütigen Arbeitsgespräch. Dabei kommen wir in einen ersten intensiven Austausch um die Situation kennen zu lernen und die Fragestellungen zu schärfen. Danach stehen die Grundannahmen fest und ich werde den Einstieg in die Klausur entwickeln, so dass wir gemeinsam schnell ins Arbeiten kommen. Ist es für Sie zu Beginn vielleicht noch gewöhnungsbedürftig, dass ich als eine fremde Person die Redeleitung übernimmt? Bisher waren allen begeistert und schwärmten, wie viel geschafft wird und wie konkret und belastbar die Ergebnisse sind. Aber: „Wo stehen wir in fünf Jahren?“
Ihnen geht es darum, dass die wichtigsten und Ihnen vertrauten Personen dabei sind, wenn die Entwicklungs-Richtung für die nächsten Jahre geprägt wird? Diese sind stark ins Unternehmen involvierten und mit vielen Dingen vertraut. Sie werden den gesamten Prozess mit erarbeiten und später dann ja auch aktiv umsetzen müssen. Das ist wichtig, denn genau diese Personen müssen die Beschlüsse mittragen. Sie gehen bei der Umsetzung den anderen voraus und werden ggf. auch gewisse Change-Prozesse leiten. Dazu müssen sie zu 100% dahinterstehen. Das Board, das Leitungsteam, die Gruppe der Führungskräfte ggf. der Betriebsrat – sie alle gehen mit Ihnen in Klausur. Denn Ihnen allen geht es um die Richtungsfindung, die Um- und Ausgestaltung des Prozesses, das Zusammenwachsen, die Zukunftssicherung, die Geschäftsfeld-Entwicklung ggf. sogar um eine zukunftsgewandte Neuausrichtung … wohin soll sich die Organisation, das Unternehmen entwickeln? Wie soll es kommuniziert werden? Häufig fallen dabei die unbequemen Worte ‚Verlassen der Komfortzone‘ und ‚in den Change gehen‘.
So oder ähnlich, heißt es zurzeit bei vielen Inhabergeführten Unternehmen, wie auch den Kleinen und Mittelgroßen Unternehmen (KMU). Eine typische Aufgabe für mich als Moderator, denn seit Jahren fokussiere ich meine Arbeit auf die Strategieentwicklung und deren aktuelle Herausforderungen: Klarheit finden und mit Konsequenz handeln. Es sind die Visionen, die entwickelt werden müssen, es sind die Erfolge, die erst noch erzielt werden wollen!
Was Sie erarbeiten müssen? Zunächst sind es erstmal nur die Antworten auf drei Fragen: Was hat sich verändert, wenn Sie das Ziel erreicht haben? Wo starten Sie heute? Was alles steht Ihnen zwischendurch im Weg? Je fundierter und belastbarer die Aussagen sind, um so eher werden Sie das Ziel erreichen, denn haben Sie sich in Ihrem Kreis erst einmal entschieden, werden viele andere mit Fragen kommen. Diese müssen Sie beantworten können. Dafür brauch es überzeugende Bilder, die Sie gemeinsam mitbringen beschreiben. Sie werden aussagefähig und können entsprechend mit Fragen und Beschlüssen in Führung gehen. Denn für die Finanzierung, die Technologie, die Lieferanten und den Verkauf gilt es eine gute Basis zu schaffen. Das alles ist sicher nicht an einem Nachmittag zu erstellen. Daher beginnt der Workshop mit einem Impuls, in dem einer der wichtigsten Aspekte thematisiert wird. Es ist die Zusammenarbeit mit ihrer Kommunikation, den Beschluss- und Berichtswege, der Struktur und dem Faktor Führung vs. Management zur Motivation.
Die Arbeitsmethode, Arbeitsweise und warum Sie keine SWOT Analyse brauchen
Für Sie zählen die Ergebnisse des gesamten Moderations-Prozesses, denn Sie müssen damit in Ihre nächste Arbeitsphase starten können. Nur das kann das Ziel der Klausur / des Workshops sein. Für mich bedeutet das, nach dem Workshop, der Klausur, dem Meeting sind verbindliche Zielbilder abgestimmt und konkrete abrechenbare Aufgaben definiert. Eine Moderations-Methode in den Fokus zu stellen ist also zu kurz gedacht? Die beste Methode ist hinfällig, wenn daraus nicht die richtigen Schlüsse gezogen werden können. Anderseits, eine gute systemische Methode garantiert meinen Kunden einen aktivierenden, kurzweiligen und entspannten Arbeitstag. Ich sorge damit für den durchgehenden Erhalt der Konzentrationsfähigkeit, schaffe körperlich, geistigen Ausgleich, bevor es zur Ermüdung kommt und sichere durch stringente Visualisierung die Verständlichkeit aller Schritte und der erarbeiteten Ergebnisse.
Wer mit Workshop-Kenntnissen kommt, vielleicht sogar universitären, verlangt schon mal eine SWOT oder eine Kraftfeldanalyse, die OKR Big Picture Methode oder fragt nach Dynamic Facilitation und Design Thinking, ‚weil man es schon einmal als positiv erfahren hat‘ oder es ein gewohntes Format ist. Lassen Sie sich überraschen! Ich durfte in meiner Ausbildung und einigen Weiterbildungen immer wieder neue und bewährte Methoden erlernen und mich mit den Vor- und Nachteilen beschäftigen. Dadurch habe ich neben dem Überblick auch das Gespür für das Mögliche entwickeln können und werde einzelne Elemente und Methoden nach Bedarf miteinander kombinieren. Denn je nach verfügbarer Zeit und den Gegebenheiten vor Ort, sind diese sehr unterschiedlich. Was kann man in 30 Minuten schaffen? Was in fünf Tagen? Es kommt auf die Methode und auch den Willen des Moderators und der Teilnehmenden an, ob ich zielführend ein Thema erarbeite oder spitzfindig gesagt, nur die Formulierung des Ziels thematisiere.
Was bringen Sie mit?
Natürlich die Fragestellung: „Wo stehen wir in fünf Jahren?“. Es gibt aber noch viel mehr, was Sie mitbringen und in sich tragen: Die Antwort auf Ihre Frage! Nur ist Sie in vielen kleinen Puzzleteilen vorhanden, die es auszusprechen und zu ordnen gilt. Sie vereinen Wissen und sensitive Wahrnehmung von Veränderungen, die Sie zu interpretieren verstehen, Sie haben visionäre Gedanken und viele persönliche Kenntnisse aber auch Annahmen und Befürchtungen. Es ist Ihnen möglich zu Interpolieren (gesetzmäßige Zusammenhänge zu berechnen) und auch zu Extrapolieren (Simulieren einer Entwicklung), Sie können Risiken wie Chancen im Vorfeld erkennen und als Risiko- und Erfolgsfaktoren einstufen, Sie wissen über die Auslastung und Belastbarkeit Ihres Unternehmens und der Bildungschancen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Bescheid. Damit ist es mir möglich, meinen freien und unverstellten Blick dafür einzusetzen, dass Sie aus den vielen kleinen Splittern über die Zeit das große Bild zusammenstellen, das Sie benötigen. Wie gut ist Ihre Buchhaltung? Ist es bereits ein Controlling und ist man dort in der Lage, Zukunftsprognosen zu erstellen, die auf Variable eingehen können oder ist man dort mit dem Alltag schon zu mehr als genug beschäftigt? Wer liefert bei Ihnen den Kontextbezug (Summe der äußeren Einflüsse mit Bezug auf Ihre Organisation / Ihr Unternehmen) und spricht über die technische Entwicklung, Wettbewerbslage und die Geschwindigkeit der Verknappung von Fachkräften und Ressourcen? Das besprechen Sie im Vorgespräch, dafür nehme ich mir sehr gerne die Zeit.
Womit also starten?
Was versetzt Sie in die Lage neue Visionen der Zukunft zu denken, zu planen und zu gestalten? Um Ziele fokussieren zu können, bedarf es diese Ziele als solche zu erkennen und zu benennen. Im Vorgespräch können die Fokusthemen bereits eingegrenzt werden. Mit einem Impulsvortrag zum Thema inkl. best practies und maßlosen Übertreibungen unterstütze ich zu Beginn das freie aber gut ausgerichtete Denken in genau dieser abgestimmten Richtung. Auch ermögliche ich Ihnen dadurch ganz unbewusst den eigenen Standpunkt zu finden und ihn ggf. schon während des Zuhörens zu hinterfragen. Entwicklung und vielleicht sogar Veränderungen wird nur jenseits der komfortablen Zone des Alltags stattfinden können. Doch da wollen Sie ja schließlich hin.
Erörtern Sie zunächst die genaue Fragestellung und finden Sie alle angrenzenden Themen. Wie lautet der Fokus Ihrer an die Zukunft gerichteten Fragen? … Erhalt des Status quo und Zukunftssicherung oder Veränderungen? Neue Strukturen und Gesellschaftsformen? Marktkonformes Wachstum oder neue Märkte erschließen? Neu- oder Ausgründung? Neubau oder Umwidmung? Austausch oder digitale Transformation? Verkauf oder Übernahme? Plattformaufbau oder Kooperation? Angebot überarbeiten oder disruptive Geschäftsmodelle für neue Produkte?
Gemeinsam schneller zum Punkt zu kommen.
Als systemischer Moderator setze ich SWOTplus als eine genau aufeinander abgestimmte Sammlung von Tools und Methoden ein. Die damit erzielte Ergebnis biete ich an, um damit die Grundlage der Geschäftsmodell- und Strategieentwicklung zu befeuern. Je nach Zeit und Ort gibt es Variabel, die hier individuell dazukommen oder bewusst ausgelassen werden müssen. Es sind beispielsweise das Erstellen von „Persona“, „Kunden-, Prozess- und Potentialanalyse“, „Reifegrad“, „Technologiekonzept“ oder die „Zukunftswerkstatt“, um eventuelle Risiken noch einmal zu erheben.
Doch jetzt soll’s erst einmal um den neuen Klassiker gehen – die SWOTplus Analyse. Die Ergebnisse ermöglichen es mir, mit Unternehmen, Organisation und Verband die Definition konkreter Zukunftsprojekte mit letztendlicher Festlegung von Zielen, Meilensteinen, Verantwortlichkeiten und Terminen zu definieren. Das ist ein deutliches PLUS gegenüber dem, was gemeinhin andere aus der einfachen Form von SWOT machen. Mit dem „plus“ habe ich der Technik einen entscheidenden Baustein hinzugefügt.
Die richtigen Entscheidungen treffen
Ich bin Ralf Hasford und arbeite heute als Moderator und Coach. Ich moderiere und begleite mit dem Wissen und der Erfahrung aus meiner aktiven Zeit als Berater zur Prozessgestaltung (seit 2008 Selbstständig) und den Jahren die ich zuvor als Projektmanager und Produktioner angestellt tätig war. Meine Fokusthemen sind Strategieentwicklung, Entscheidungsfindung und Begleitung der Umsetzung.
Was entscheidet der nächste Schritt oder Wer hatte schon Corona auf dem Zettel?
SWOTplus Analyse dient der Zukunftssicherung – für welche Zeiten aber wird hier geplant oder zumindest eine Beschreibung abgegeben: Visionen sind auf zehn Jahre angelegt. Ziele tragen zwei bis fünf Jahre. Strategien sind durch die hohe Dynamik unserer Zeit für max. drei Jahren vorzusehen. Und immer gilt, nach einem halben Jahr ist eine Erfolgsbewertung und Anpassung von Nöten. Die Offenheit für sinnvolle Ergänzungen und ggf. Änderungen in der Planung sind dann dringend gefragt. Natürlich bin ich bei meinen Moderationen immer schon der Optimist und der Pessimist zu gleich gewesen und die Fragen lauten dann auch an geeigneter Stelle: Was passiert wenn …, nach der Wahl das freie Internet abgeschaltet wird, bei den nächsten Straßenbaumaßnahmen die Leitung vor ihrer Haustür abgehackt wird, ein Vulkanausbruch in Island oder Türkei oder eine Pandemie vom Kontinent A stammend sie nicht mehr zum Kunden reisen lässt, …? Meinen Sie, mit Stand Ihres heutigen Wissens, dass solche Bemerkungen sinnvoll sind? Und wie hätten Sie bis Dezember 2019 darauf reagiert oder doch nur müde gelächelt? Denn wer hat schon mit einer Fledermaussuppe im Weihnachts-Menü gerechnet?
Auf dem Weg zur strategischen Planung und dem Ableiten der nächsten Schritte ist die SWOT Analyse ein solides Werkzeug. Doch erst mit dem „plus“ wird sie zu einem verlässlichen Arbeitsmittel, das Sie auch durch den nächsten dringend notwendigen Schritt begleitet: Das Festlegen von Zielen, das Vereinbaren von Zielbildern (Big Picture) und darauf aufbauend die strategische Ausrichtung. Erst daran schließt sich das Definieren von konkreten nächsten Maßnahmen an. In welcher Form wollen Sie anschließend mit den Ergebnissen umgehen? Wird es eine Excel-Liste sein, nutzen Sie eine agile Pushbox-Anwendung oder haben Sie ein eigenes Werkzeug für Controlling und Führung aufgebaut?
Natürlich ist die SWOT Analyse als ein Standardelement der strategischen Analyse eine solide und gut bekannte Methode. Sie besteht aus vier unterschiedlichen Weisen etwas zu beurteilen. Im übertragenden Sinne kann man sie vergleichen mit
Teiletappe SWOT
Im besten Fall liefern SWOT zuzüglich der schriftlichen Auswertung genau diese erste Teiletappe. Wenn’s, gut gemacht wurde, ist alles visualisiert und verständlich dokumentiert und wird in eine digital bearbeitbare Form zur Nutzung frei gegeben. Zum einen dient dies der Qualitätssicherung und zum anderen der Nachvollziehbarkeit für spätere Auswertungen und Vergleiche. Aber selbst das ist bei den meisten nicht mehr Standard.
Ich halte fest: Zur Organisations- und Unternehmens-Entwicklung bietet die SWOT Analyse eine gute Ausgangsbasis für eine Standortbestimmung. Das Controlling liefert dazu Zahlen und die Unternehmensleitung sowie Produktmarketing und Vertrieb liefern Prognosen, die ggf. um rechtliche Aussagen und Änderungen sowie den Ergebnissen einer Wettbewerbsanalyse erweitert werden. Und nun startet das plus.
Was bedeutet SWOT?
Die Anfangsbuchstaben stehen für die englischsprachigen Begriffe:
Doch SWOT schafft noch keine Strategie und erst recht kein Geschäftsmodell. Die Stärke der Methode liegt in der genauen Bestimmung der gegenwärtigen Position sowie von übersehbaren Tendenzen. Durch den Einsatz der SWOT-Analyse schaffe ich einen optimalen Rundumblick und reflektiere die Stärken und Schwächen von Teams, Unternehmen und Organisationen. Für eine Strategieentwicklung von Unternehmen und anderen Organisationen werden Fakten gewonnen, Wege und Aufgaben sichtbar. Die SWOT-Analyse beschreibt momentane Zustände. Sie zeigt Entwicklungsmöglichkeiten, Ereignisse, die in Zukunft möglich sind, Schwächen oder Bedrohungen, Bewertung und Planung.
Teil Zwei und Drei – Unverzichtbar nach der Analyse
Im zweiten Teil des Meetings werden die zusammengetragenen Punkte bewertet. Den dritten Teil bildet dann die Strategieplanung. Dabei müssen Arbeitspakete gepackt und die Umsetzung sowie dazugehörige Verantwortungen fixiert werden. Den Abschluss von Teil drei bilden Termine und Verantwortlichkeiten der Kontrolle. Dann startet die Umsetzung und mit einem konsequenten Berichtsprozess führen Sie die Arbeit zum Erfolg. Ihre Führung ist eine Serviceaufgabe und schafft dabei das absichernde und zugleich wachstumsfördernde Umfeld.
Das können Sie aus diesem Text bisher entnehmen:
Zum einen, in meiner Arbeit als Moderator ist mir wichtig, dass eine Strategieentwicklung mit konkreten und verifizierbaren Ergebnissen abschließt. Zum anderen, dass es sehr wohl Standards in der Methodik gibt, auf die man sich zwar verlassen kann, aber die nicht immer zum gewünschten Ergebnis führen müssen.
Auch habe ich aufgezeigt, dass eine Moderation mehr leisten muss, als eine Methode zu beherrschen. Erst mit einem stringenten Ablauf und dem Einhalten von konzentrations- und arbeitsfördernden Rahmenbedingungen die zur Einstimmung, Aktivierung und dem Aufrechterhalten der Konzentration gut taugen, wird so eine Klausur, ein Workshop oder die Strategie-Moderation zu einer für Sie erfolgreichen Veranstaltung.
Dafür bringe ich viele unterschiedliche Arbeitsweisen mit. Diskussion im Plenum, Teilaspekte werden von Teilgruppen erarbeitet und präsentiert, Suchmaschinen werden befragt und die Menschen der Umgebung zu einem kurzen Interview mit herangezogen … Das Wichtigste dabei: Was auch immer Sie machen hat ein Ziel: Ihr Ziel zu erreichen! Denn die Fragestellung, auf die Sie Antworten brauchen steht im Raum: „Wo stehen wir in fünf Jahren?“
Never Change the Winning Team!
„Schneller auf den Punkt kommen und das Ziel erreichen.“, das ist mein Versprechen. Gerade jetzt nach dem Ende der nächsten Pandemie-Welle ist für Kleine und Mittelgroße Unternehmen (KMU) aber auch Organisationen und Verbände ein dreistufiger Workshop ideal. Dieser sollte bestehen aus „Ist Analyse und Ziele festlegen“ … „Strategie definieren“ … „Aufgaben ableiten und platzieren“.
Ein solcher Workshop könnte mit drei bis 15 Personen in idealerweise drei Tagen abgehalten werden. Es gliedert sich dann in 2 Stunden Vorgespräch und dem Verteilen von vorbereitenden Aufgaben (Zeit zur Recherche ohne Moderation), so dass dann belastbare Ergebnisse für die Bearbeitung vorliegen. Für den SWOT Workshop und dem Festlegen der Ziele sind drei mal vier Stunden zu planen, die Definition der strategischen Parameter wird dann ca. vier Stunden einnehmen. Den verbleibenden Tag werden Sie zur Teambildung wie auch zum Ableiten der konkreten Arbeitsaufgaben einsetzen, denn erst danach weiß jede:r der Teilnehmenden, warum, wie und vor allem was als nächste auf dem Plan steht.
Natürlich sind auch Kurzvarianten von zwei bis vier Stunden möglich. Sie dienen dem Schaffen eines Überblicks bzw. haben eine geringere Ergebnissdichte oder eine sehr grobe Auflösung. Es gibt aber auch bei mir die Variante, dass ich bis zum Abschluss der strategischen Themen begleite und die Unternehmen / Organisationen dann mit ihren Teams die nachgeordnete Ableitung selbst herbeiführen. Diese Variante ist immer dann sinnvoll, wenn agile Arbeitsweisen und New Work bereits keine Schlagworte mehr sind, sondern die Moderations- und Coaching-Erfahrungen schon von allen Teammitgliedern und Mitarbeiter:innen gelernt und umgesetzt sind. Daher folgt hier noch der kleine Hinweis: „Change a Running Team“, sofort wenn es sich nur noch um sich selbst dreht oder weit hinter dem Wettbewerb zurück hängt. Doch anders sieht es aus, wenn es das Winning Team ist!
Der im Original „Never Change the Winning Team!“ lautende Spruch, ist unbedingt zu beherzigen, denn bevor effiziente Systeme abzulösen sind, muss es einen guten Grund geben. Besonders dann, wenn es sich um die Bereiche handelt, die mit ihrer Umsatzstärke oder dem Generieren der Aufmerksamkeit für Sie enorm wichtig sind. Wie lange können Sie darauf verzichten? Wie lange darf es dauern, bis ein neuer „Star is Born!“?
Nicht vergessen! … Grundgedanken zum Thema Ziele und Strategie
Wo stehen wir in fünf Jahren? – ist aber nicht die einzige Fragestellung. Natürlich sind gelungene SWOTplus Klausuren, die mit einer Zielfindung und Strategieentwicklung einhergehen, auch immer verlockend, etwas oder ganz viel zu ändern. Ich mahne jedoch immer auch an: „Change is Pain“ – Veränderungen stören den Ablauf, Prozesse müssen neu definiert und belebt werden. In dieser Zeit ist kein Unternehmen und keine Organisation auch nur ansatzweise zur Leistungserbringung bereit. Achten Sie daher, bevor ein Change anläuft: Was haben Ihre wichtigsten Kunden gerade vor? Wann ist die Hauptsaison Ihres Marktes? Wann kommen von Mitgliedern die meisten Anfragen und wann ist der geeignete Moment, um wirklich Alles umzubauen? Bei KMUs zumindest sprechen Berater davon, dass zwischen Weihnachten und Neujahr die Zeit für Innovation und Change ist, denn den kompletten Rest des Jahres sind sie ja gefordert. Das mag für das Nachrüsten von Netzwerken und den Austausch eines Servers vielleicht noch stimmen, doch zeugt es eher davon, dass keine guten und vor allem plausible Gründe für die Änderung vorliegen. Ansonsten würde eine entsprechende Zeit eingeräumt werden können und müssen.
„Wo stehen wir in fünf Jahren?“ – Änderungen lassen sich nun mal am besten umsetzen, wenn die Rahmenbedingungen erkannt und Ziele definiert wurden sowie die Arbeitsaufgaben verstanden sind. Was bedeutet das aber für Ihre Kommunikation? Wie planen Sie die Erstinformation, wie das Erfassen und Beantworten der aufkommenden Fragen? Auch dafür lässt sich während des Strategiemeeting eine entsprechende Planung vornehmen. Brauch es noch mehr zum Motivieren? Wenn ja, dann sagen Sie bitte Bescheid, ob es sich dabei um Sie selbst handelt oder um Ihre Mitarbeiter:innen. Für beides gibt es geeignete Coaching-Formate!
von Ralf Hasford
Wo stehen wir in fünf Jahren? … Als externer Moderator mit der richtigen Einstellung und den geeigneten Methoden die Zukunftsplanung und die Umsetzung begleiten heißt, die Herausforderungen und Chancen der Unternehmen und Organisationen erkennen und ausformen. Dafür ist im besonderen Maße die SWOTplus Methode geeignet, die der Berliner Moderator Ralf Hasford dafür zusammenstellte, denn sie beinhaltet Ist-Analyse, Definition von Zielen und Strategien sowie das Ableiten von operativen Aufgaben.
‚Wo stehen wir in fünf Jahren?‘ ist eine der häufigen Fragen. Im Vorgespräch schließt sich dann meist sehr schnell eine weitere an ‚Welche nächsten Schritte müssen wir dazu unternehmen?‘ So kenne ich es aus meiner Moderationspraxis. Sie, die Fragesteller, leiten Unternehmen oder Organisationen, haben sie häufig selbst gegründet oder sind in deren Nachfolge, Sie sind Risiken eingegangenen, haben Werte geschaffen, übernehmen Verantwortung für die Entwicklung und das Auskommen von Mitarbeiter:innen, haben viel Zeit ihrer eigenen Lebenszeit investiert und wollen den Erfolg sowie ihr Werk sichern und in die nächste Etappe führen.
Strategie, ‚Big Picture‘, Vision, Mission, Zielfindung, Purpose, Unternehmensentwicklung … wie auch immer es bei Ihnen heißen mag, Ihnen geht es um Klarheit in der Ausrichtung und eine konsequente Umsetzung? Mich erreichen genau diese Anfragen zur Moderation. Das Kennenlernen beginnt mit einem 90- bis 120-minütigen Arbeitsgespräch. Dabei kommen wir in einen ersten intensiven Austausch um die Situation kennen zu lernen und die Fragestellungen zu schärfen. Danach stehen die Grundannahmen fest und ich werde den Einstieg in die Klausur entwickeln, so dass wir gemeinsam schnell ins Arbeiten kommen. Ist es für Sie zu Beginn vielleicht noch gewöhnungsbedürftig, dass ich als eine fremde Person die Redeleitung übernimmt? Bisher waren allen begeistert und schwärmten, wie viel geschafft wird und wie konkret und belastbar die Ergebnisse sind. Aber: „Wo stehen wir in fünf Jahren?“
Ihnen geht es darum, dass die wichtigsten und Ihnen vertrauten Personen dabei sind, wenn die Entwicklungs-Richtung für die nächsten Jahre geprägt wird? Diese sind stark ins Unternehmen involvierten und mit vielen Dingen vertraut. Sie werden den gesamten Prozess mit erarbeiten und später dann ja auch aktiv umsetzen müssen. Das ist wichtig, denn genau diese Personen müssen die Beschlüsse mittragen. Sie gehen bei der Umsetzung den anderen voraus und werden ggf. auch gewisse Change-Prozesse leiten. Dazu müssen sie zu 100% dahinterstehen. Das Board, das Leitungsteam, die Gruppe der Führungskräfte ggf. der Betriebsrat – sie alle gehen mit Ihnen in Klausur. Denn Ihnen allen geht es um die Richtungsfindung, die Um- und Ausgestaltung des Prozesses, das Zusammenwachsen, die Zukunftssicherung, die Geschäftsfeld-Entwicklung ggf. sogar um eine zukunftsgewandte Neuausrichtung … wohin soll sich die Organisation, das Unternehmen entwickeln? Wie soll es kommuniziert werden? Häufig fallen dabei die unbequemen Worte ‚Verlassen der Komfortzone‘ und ‚in den Change gehen‘.
So oder ähnlich, heißt es zurzeit bei vielen Inhabergeführten Unternehmen, wie auch den Kleinen und Mittelgroßen Unternehmen (KMU). Eine typische Aufgabe für mich als Moderator, denn seit Jahren fokussiere ich meine Arbeit auf die Strategieentwicklung und deren aktuelle Herausforderungen: Klarheit finden und mit Konsequenz handeln. Es sind die Visionen, die entwickelt werden müssen, es sind die Erfolge, die erst noch erzielt werden wollen!
Was Sie erarbeiten müssen? Zunächst sind es erstmal nur die Antworten auf drei Fragen: Was hat sich verändert, wenn Sie das Ziel erreicht haben? Wo starten Sie heute? Was alles steht Ihnen zwischendurch im Weg? Je fundierter und belastbarer die Aussagen sind, um so eher werden Sie das Ziel erreichen, denn haben Sie sich in Ihrem Kreis erst einmal entschieden, werden viele andere mit Fragen kommen. Diese müssen Sie beantworten können. Dafür brauch es überzeugende Bilder, die Sie gemeinsam mitbringen beschreiben. Sie werden aussagefähig und können entsprechend mit Fragen und Beschlüssen in Führung gehen. Denn für die Finanzierung, die Technologie, die Lieferanten und den Verkauf gilt es eine gute Basis zu schaffen. Das alles ist sicher nicht an einem Nachmittag zu erstellen. Daher beginnt der Workshop mit einem Impuls, in dem einer der wichtigsten Aspekte thematisiert wird. Es ist die Zusammenarbeit mit ihrer Kommunikation, den Beschluss- und Berichtswege, der Struktur und dem Faktor Führung vs. Management zur Motivation.
Die Arbeitsmethode, Arbeitsweise und warum Sie keine SWOT Analyse brauchen
Für Sie zählen die Ergebnisse des gesamten Moderations-Prozesses, denn Sie müssen damit in Ihre nächste Arbeitsphase starten können. Nur das kann das Ziel der Klausur / des Workshops sein. Für mich bedeutet das, nach dem Workshop, der Klausur, dem Meeting sind verbindliche Zielbilder abgestimmt und konkrete abrechenbare Aufgaben definiert. Eine Moderations-Methode in den Fokus zu stellen ist also zu kurz gedacht? Die beste Methode ist hinfällig, wenn daraus nicht die richtigen Schlüsse gezogen werden können. Anderseits, eine gute systemische Methode garantiert meinen Kunden einen aktivierenden, kurzweiligen und entspannten Arbeitstag. Ich sorge damit für den durchgehenden Erhalt der Konzentrationsfähigkeit, schaffe körperlich, geistigen Ausgleich, bevor es zur Ermüdung kommt und sichere durch stringente Visualisierung die Verständlichkeit aller Schritte und der erarbeiteten Ergebnisse.
Wer mit Workshop-Kenntnissen kommt, vielleicht sogar universitären, verlangt schon mal eine SWOT oder eine Kraftfeldanalyse, die OKR Big Picture Methode oder fragt nach Dynamic Facilitation und Design Thinking, ‚weil man es schon einmal als positiv erfahren hat‘ oder es ein gewohntes Format ist. Lassen Sie sich überraschen! Ich durfte in meiner Ausbildung und einigen Weiterbildungen immer wieder neue und bewährte Methoden erlernen und mich mit den Vor- und Nachteilen beschäftigen. Dadurch habe ich neben dem Überblick auch das Gespür für das Mögliche entwickeln können und werde einzelne Elemente und Methoden nach Bedarf miteinander kombinieren. Denn je nach verfügbarer Zeit und den Gegebenheiten vor Ort, sind diese sehr unterschiedlich. Was kann man in 30 Minuten schaffen? Was in fünf Tagen? Es kommt auf die Methode und auch den Willen des Moderators und der Teilnehmenden an, ob ich zielführend ein Thema erarbeite oder spitzfindig gesagt, nur die Formulierung des Ziels thematisiere.
Was bringen Sie mit?
Natürlich die Fragestellung: „Wo stehen wir in fünf Jahren?“. Es gibt aber noch viel mehr, was Sie mitbringen und in sich tragen: Die Antwort auf Ihre Frage! Nur ist Sie in vielen kleinen Puzzleteilen vorhanden, die es auszusprechen und zu ordnen gilt. Sie vereinen Wissen und sensitive Wahrnehmung von Veränderungen, die Sie zu interpretieren verstehen, Sie haben visionäre Gedanken und viele persönliche Kenntnisse aber auch Annahmen und Befürchtungen. Es ist Ihnen möglich zu Interpolieren (gesetzmäßige Zusammenhänge zu berechnen) und auch zu Extrapolieren (Simulieren einer Entwicklung), Sie können Risiken wie Chancen im Vorfeld erkennen und als Risiko- und Erfolgsfaktoren einstufen, Sie wissen über die Auslastung und Belastbarkeit Ihres Unternehmens und der Bildungschancen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Bescheid. Damit ist es mir möglich, meinen freien und unverstellten Blick dafür einzusetzen, dass Sie aus den vielen kleinen Splittern über die Zeit das große Bild zusammenstellen, das Sie benötigen. Wie gut ist Ihre Buchhaltung? Ist es bereits ein Controlling und ist man dort in der Lage, Zukunftsprognosen zu erstellen, die auf Variable eingehen können oder ist man dort mit dem Alltag schon zu mehr als genug beschäftigt? Wer liefert bei Ihnen den Kontextbezug (Summe der äußeren Einflüsse mit Bezug auf Ihre Organisation / Ihr Unternehmen) und spricht über die technische Entwicklung, Wettbewerbslage und die Geschwindigkeit der Verknappung von Fachkräften und Ressourcen? Das besprechen Sie im Vorgespräch, dafür nehme ich mir sehr gerne die Zeit.
Womit also starten?
Was versetzt Sie in die Lage neue Visionen der Zukunft zu denken, zu planen und zu gestalten? Um Ziele fokussieren zu können, bedarf es diese Ziele als solche zu erkennen und zu benennen. Im Vorgespräch können die Fokusthemen bereits eingegrenzt werden. Mit einem Impulsvortrag zum Thema inkl. best practies und maßlosen Übertreibungen unterstütze ich zu Beginn das freie aber gut ausgerichtete Denken in genau dieser abgestimmten Richtung. Auch ermögliche ich Ihnen dadurch ganz unbewusst den eigenen Standpunkt zu finden und ihn ggf. schon während des Zuhörens zu hinterfragen. Entwicklung und vielleicht sogar Veränderungen wird nur jenseits der komfortablen Zone des Alltags stattfinden können. Doch da wollen Sie ja schließlich hin.
Erörtern Sie zunächst die genaue Fragestellung und finden Sie alle angrenzenden Themen. Wie lautet der Fokus Ihrer an die Zukunft gerichteten Fragen? … Erhalt des Status quo und Zukunftssicherung oder Veränderungen? Neue Strukturen und Gesellschaftsformen? Marktkonformes Wachstum oder neue Märkte erschließen? Neu- oder Ausgründung? Neubau oder Umwidmung? Austausch oder digitale Transformation? Verkauf oder Übernahme? Plattformaufbau oder Kooperation? Angebot überarbeiten oder disruptive Geschäftsmodelle für neue Produkte?
Gemeinsam schneller zum Punkt zu kommen.
Als systemischer Moderator setze ich SWOTplus als eine genau aufeinander abgestimmte Sammlung von Tools und Methoden ein. Die damit erzielte Ergebnis biete ich an, um damit die Grundlage der Geschäftsmodell- und Strategieentwicklung zu befeuern. Je nach Zeit und Ort gibt es Variabel, die hier individuell dazukommen oder bewusst ausgelassen werden müssen. Es sind beispielsweise das Erstellen von „Persona“, „Kunden-, Prozess- und Potentialanalyse“, „Reifegrad“, „Technologiekonzept“ oder die „Zukunftswerkstatt“, um eventuelle Risiken noch einmal zu erheben.
Doch jetzt soll’s erst einmal um den neuen Klassiker gehen – die SWOTplus Analyse. Die Ergebnisse ermöglichen es mir, mit Unternehmen, Organisation und Verband die Definition konkreter Zukunftsprojekte mit letztendlicher Festlegung von Zielen, Meilensteinen, Verantwortlichkeiten und Terminen zu definieren. Das ist ein deutliches PLUS gegenüber dem, was gemeinhin andere aus der einfachen Form von SWOT machen. Mit dem „plus“ habe ich der Technik einen entscheidenden Baustein hinzugefügt.
Die richtigen Entscheidungen treffen
Ich bin Ralf Hasford und arbeite heute als Moderator und Coach. Ich moderiere und begleite mit dem Wissen und der Erfahrung aus meiner aktiven Zeit als Berater zur Prozessgestaltung (seit 2008 Selbstständig) und den Jahren die ich zuvor als Projektmanager und Produktioner angestellt tätig war. Meine Fokusthemen sind Strategieentwicklung, Entscheidungsfindung und Begleitung der Umsetzung.
Was entscheidet der nächste Schritt oder Wer hatte schon Corona auf dem Zettel?
SWOTplus Analyse dient der Zukunftssicherung – für welche Zeiten aber wird hier geplant oder zumindest eine Beschreibung abgegeben: Visionen sind auf zehn Jahre angelegt. Ziele tragen zwei bis fünf Jahre. Strategien sind durch die hohe Dynamik unserer Zeit für max. drei Jahren vorzusehen. Und immer gilt, nach einem halben Jahr ist eine Erfolgsbewertung und Anpassung von Nöten. Die Offenheit für sinnvolle Ergänzungen und ggf. Änderungen in der Planung sind dann dringend gefragt. Natürlich bin ich bei meinen Moderationen immer schon der Optimist und der Pessimist zu gleich gewesen und die Fragen lauten dann auch an geeigneter Stelle: Was passiert wenn …, nach der Wahl das freie Internet abgeschaltet wird, bei den nächsten Straßenbaumaßnahmen die Leitung vor ihrer Haustür abgehackt wird, ein Vulkanausbruch in Island oder Türkei oder eine Pandemie vom Kontinent A stammend sie nicht mehr zum Kunden reisen lässt, …? Meinen Sie, mit Stand Ihres heutigen Wissens, dass solche Bemerkungen sinnvoll sind? Und wie hätten Sie bis Dezember 2019 darauf reagiert oder doch nur müde gelächelt? Denn wer hat schon mit einer Fledermaussuppe im Weihnachts-Menü gerechnet?
Auf dem Weg zur strategischen Planung und dem Ableiten der nächsten Schritte ist die SWOT Analyse ein solides Werkzeug. Doch erst mit dem „plus“ wird sie zu einem verlässlichen Arbeitsmittel, das Sie auch durch den nächsten dringend notwendigen Schritt begleitet: Das Festlegen von Zielen, das Vereinbaren von Zielbildern (Big Picture) und darauf aufbauend die strategische Ausrichtung. Erst daran schließt sich das Definieren von konkreten nächsten Maßnahmen an. In welcher Form wollen Sie anschließend mit den Ergebnissen umgehen? Wird es eine Excel-Liste sein, nutzen Sie eine agile Pushbox-Anwendung oder haben Sie ein eigenes Werkzeug für Controlling und Führung aufgebaut?
Natürlich ist die SWOT Analyse als ein Standardelement der strategischen Analyse eine solide und gut bekannte Methode. Sie besteht aus vier unterschiedlichen Weisen etwas zu beurteilen. Im übertragenden Sinne kann man sie vergleichen mit
- a) dem kritischen Blick in den Spiegel – bei dem Stärken und Schwächen erkannt werden
- b) mit dem Blick aus allen Fenstern eines hohen Turms – bei den Chancen und Bedrohungen ausgemacht werden.
- c) Ist es die Auswertung von allen Parlaments- und Bundesversammlungen, die über die nächsten Gesetze und Verordnungen sprechen und
- d) der Gang durch das eigene Unternehmen / die eigene Organisation, bei der viele Hände geschüttelt werden und Mai hier, mal da, zwei Minuten Zeit für den informellen Austausch blieb.
Teiletappe SWOT
Im besten Fall liefern SWOT zuzüglich der schriftlichen Auswertung genau diese erste Teiletappe. Wenn’s, gut gemacht wurde, ist alles visualisiert und verständlich dokumentiert und wird in eine digital bearbeitbare Form zur Nutzung frei gegeben. Zum einen dient dies der Qualitätssicherung und zum anderen der Nachvollziehbarkeit für spätere Auswertungen und Vergleiche. Aber selbst das ist bei den meisten nicht mehr Standard.
Ich halte fest: Zur Organisations- und Unternehmens-Entwicklung bietet die SWOT Analyse eine gute Ausgangsbasis für eine Standortbestimmung. Das Controlling liefert dazu Zahlen und die Unternehmensleitung sowie Produktmarketing und Vertrieb liefern Prognosen, die ggf. um rechtliche Aussagen und Änderungen sowie den Ergebnissen einer Wettbewerbsanalyse erweitert werden. Und nun startet das plus.
Was bedeutet SWOT?
Die Anfangsbuchstaben stehen für die englischsprachigen Begriffe:
- Strengt (Stärken)
- Weaknesses (Schwächen)
- Opportunities (Chancen)
- Threats (Gefahren)
Doch SWOT schafft noch keine Strategie und erst recht kein Geschäftsmodell. Die Stärke der Methode liegt in der genauen Bestimmung der gegenwärtigen Position sowie von übersehbaren Tendenzen. Durch den Einsatz der SWOT-Analyse schaffe ich einen optimalen Rundumblick und reflektiere die Stärken und Schwächen von Teams, Unternehmen und Organisationen. Für eine Strategieentwicklung von Unternehmen und anderen Organisationen werden Fakten gewonnen, Wege und Aufgaben sichtbar. Die SWOT-Analyse beschreibt momentane Zustände. Sie zeigt Entwicklungsmöglichkeiten, Ereignisse, die in Zukunft möglich sind, Schwächen oder Bedrohungen, Bewertung und Planung.
Teil Zwei und Drei – Unverzichtbar nach der Analyse
Im zweiten Teil des Meetings werden die zusammengetragenen Punkte bewertet. Den dritten Teil bildet dann die Strategieplanung. Dabei müssen Arbeitspakete gepackt und die Umsetzung sowie dazugehörige Verantwortungen fixiert werden. Den Abschluss von Teil drei bilden Termine und Verantwortlichkeiten der Kontrolle. Dann startet die Umsetzung und mit einem konsequenten Berichtsprozess führen Sie die Arbeit zum Erfolg. Ihre Führung ist eine Serviceaufgabe und schafft dabei das absichernde und zugleich wachstumsfördernde Umfeld.
Das können Sie aus diesem Text bisher entnehmen:
Zum einen, in meiner Arbeit als Moderator ist mir wichtig, dass eine Strategieentwicklung mit konkreten und verifizierbaren Ergebnissen abschließt. Zum anderen, dass es sehr wohl Standards in der Methodik gibt, auf die man sich zwar verlassen kann, aber die nicht immer zum gewünschten Ergebnis führen müssen.
Auch habe ich aufgezeigt, dass eine Moderation mehr leisten muss, als eine Methode zu beherrschen. Erst mit einem stringenten Ablauf und dem Einhalten von konzentrations- und arbeitsfördernden Rahmenbedingungen die zur Einstimmung, Aktivierung und dem Aufrechterhalten der Konzentration gut taugen, wird so eine Klausur, ein Workshop oder die Strategie-Moderation zu einer für Sie erfolgreichen Veranstaltung.
Dafür bringe ich viele unterschiedliche Arbeitsweisen mit. Diskussion im Plenum, Teilaspekte werden von Teilgruppen erarbeitet und präsentiert, Suchmaschinen werden befragt und die Menschen der Umgebung zu einem kurzen Interview mit herangezogen … Das Wichtigste dabei: Was auch immer Sie machen hat ein Ziel: Ihr Ziel zu erreichen! Denn die Fragestellung, auf die Sie Antworten brauchen steht im Raum: „Wo stehen wir in fünf Jahren?“
Never Change the Winning Team!
„Schneller auf den Punkt kommen und das Ziel erreichen.“, das ist mein Versprechen. Gerade jetzt nach dem Ende der nächsten Pandemie-Welle ist für Kleine und Mittelgroße Unternehmen (KMU) aber auch Organisationen und Verbände ein dreistufiger Workshop ideal. Dieser sollte bestehen aus „Ist Analyse und Ziele festlegen“ … „Strategie definieren“ … „Aufgaben ableiten und platzieren“.
Ein solcher Workshop könnte mit drei bis 15 Personen in idealerweise drei Tagen abgehalten werden. Es gliedert sich dann in 2 Stunden Vorgespräch und dem Verteilen von vorbereitenden Aufgaben (Zeit zur Recherche ohne Moderation), so dass dann belastbare Ergebnisse für die Bearbeitung vorliegen. Für den SWOT Workshop und dem Festlegen der Ziele sind drei mal vier Stunden zu planen, die Definition der strategischen Parameter wird dann ca. vier Stunden einnehmen. Den verbleibenden Tag werden Sie zur Teambildung wie auch zum Ableiten der konkreten Arbeitsaufgaben einsetzen, denn erst danach weiß jede:r der Teilnehmenden, warum, wie und vor allem was als nächste auf dem Plan steht.
Natürlich sind auch Kurzvarianten von zwei bis vier Stunden möglich. Sie dienen dem Schaffen eines Überblicks bzw. haben eine geringere Ergebnissdichte oder eine sehr grobe Auflösung. Es gibt aber auch bei mir die Variante, dass ich bis zum Abschluss der strategischen Themen begleite und die Unternehmen / Organisationen dann mit ihren Teams die nachgeordnete Ableitung selbst herbeiführen. Diese Variante ist immer dann sinnvoll, wenn agile Arbeitsweisen und New Work bereits keine Schlagworte mehr sind, sondern die Moderations- und Coaching-Erfahrungen schon von allen Teammitgliedern und Mitarbeiter:innen gelernt und umgesetzt sind. Daher folgt hier noch der kleine Hinweis: „Change a Running Team“, sofort wenn es sich nur noch um sich selbst dreht oder weit hinter dem Wettbewerb zurück hängt. Doch anders sieht es aus, wenn es das Winning Team ist!
Der im Original „Never Change the Winning Team!“ lautende Spruch, ist unbedingt zu beherzigen, denn bevor effiziente Systeme abzulösen sind, muss es einen guten Grund geben. Besonders dann, wenn es sich um die Bereiche handelt, die mit ihrer Umsatzstärke oder dem Generieren der Aufmerksamkeit für Sie enorm wichtig sind. Wie lange können Sie darauf verzichten? Wie lange darf es dauern, bis ein neuer „Star is Born!“?
Nicht vergessen! … Grundgedanken zum Thema Ziele und Strategie
Wo stehen wir in fünf Jahren? – ist aber nicht die einzige Fragestellung. Natürlich sind gelungene SWOTplus Klausuren, die mit einer Zielfindung und Strategieentwicklung einhergehen, auch immer verlockend, etwas oder ganz viel zu ändern. Ich mahne jedoch immer auch an: „Change is Pain“ – Veränderungen stören den Ablauf, Prozesse müssen neu definiert und belebt werden. In dieser Zeit ist kein Unternehmen und keine Organisation auch nur ansatzweise zur Leistungserbringung bereit. Achten Sie daher, bevor ein Change anläuft: Was haben Ihre wichtigsten Kunden gerade vor? Wann ist die Hauptsaison Ihres Marktes? Wann kommen von Mitgliedern die meisten Anfragen und wann ist der geeignete Moment, um wirklich Alles umzubauen? Bei KMUs zumindest sprechen Berater davon, dass zwischen Weihnachten und Neujahr die Zeit für Innovation und Change ist, denn den kompletten Rest des Jahres sind sie ja gefordert. Das mag für das Nachrüsten von Netzwerken und den Austausch eines Servers vielleicht noch stimmen, doch zeugt es eher davon, dass keine guten und vor allem plausible Gründe für die Änderung vorliegen. Ansonsten würde eine entsprechende Zeit eingeräumt werden können und müssen.
„Wo stehen wir in fünf Jahren?“ – Änderungen lassen sich nun mal am besten umsetzen, wenn die Rahmenbedingungen erkannt und Ziele definiert wurden sowie die Arbeitsaufgaben verstanden sind. Was bedeutet das aber für Ihre Kommunikation? Wie planen Sie die Erstinformation, wie das Erfassen und Beantworten der aufkommenden Fragen? Auch dafür lässt sich während des Strategiemeeting eine entsprechende Planung vornehmen. Brauch es noch mehr zum Motivieren? Wenn ja, dann sagen Sie bitte Bescheid, ob es sich dabei um Sie selbst handelt oder um Ihre Mitarbeiter:innen. Für beides gibt es geeignete Coaching-Formate!
